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はい、皆様おはようございます。研修講師の浪越あゆみです。私は研修講師歴12年、これまで約4万人の方へお伝えしてきた経験を生かして、感情のコントロールや笑顔を上手に活用し、良好な人間関係を築く方法をお伝
えしています。
はい、皆様改めましておはようございます。 今日は皆様に
メールのやり取りで私が感じていることについて配信をしていきたいと思います。 皆様は仕事柄、何かメールのやり取りなどはよくされますか?
私は研修のご依頼ですとか、テキストのやり取りなどで、よくですね、メールっていうのは使っています。 よく使っている分、いろいろとですね、メールのやり取りに関して感じることっていうのも日々ですね、結構ある
んですよね。
最近のメールのやり取りの中でちょっと感じたこと、そして同時に自分も気をつけないといけないなぁと思ったことがあったので、それについてお話をしていきたいと思います。
先日、ちょっと前なんですけども、その時の新規のお客様ですね、研修先のお客様とのやり取りだったんですけれども、
検証するにあたって、いろいろですね、確認事項というのがやはりどうしても出てくるんですね。 その時にメールの中で確認事項なんですが、
一つの質問が届きます。それに対して答える。 そしたらまた翌日にまた新たな質問が送られてくる。
またそれに対して答える。 そしたら今度2日後ぐらいにまた新たな質問が来るっていう感じのやり取りが結構ですね、数回に渡ってやり取りが続いたということがありました。
内容は車のことですとか、あとはテキストのこと、あとはパワーポイントのこと、それからお昼ご飯のことなど結構様々だったんですけれども、
例えばパワーポイントはご使用になりますか?っていう質問に対して、私はパワーポイントを使用いたします。
自身のパソコンを持参いたしますので、スクリーンなど、あとマイクなどはお借りすることはできますか?っていう感じのやり取りをしました。
それに対してはOKだったんですね。また次、また新たな質問が当日は車でお越しになりますか?っていう質問に対して、はい、当日は自分自身の車で参ります。
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そうするとまた次にお車のナンバーと車種、色を教えくださいっていうのが2日後ぐらいにまた届いた。
それに対して答えます。そうするとまた何日か後に、今度は当日お昼ご飯の用意ができますがいかがいたしましょうか?っていう質問が来たんですね。確認事項が来ました。
それに対して私は、お昼は済ませていきますので大丈夫です。お気遣いありがとうございますっていう返事をしたんですね。
はい、っていう感じの他にもいくつか何点かやり取りがあったんですが、こういう感じで確認事項、質問とか確認事項を一度に確認するのではなくて何回かに渡って、しかも数日間に渡って確認をするっていうことがあり
ました。
それを別に答えるのは特に問題はないんですけども、やはりそのやり取りが続くことによってメールにかかる時間っていうのも結構負担になりますし、
できれば私がそれをメールをいただいて感じたのは、できるだけ確認事項っていうのはある程度まとめておいて、一度にメールで質問が確認事項が5点あります。
ということで、①お昼ごはんの件、②車の件、③パワーポイントの件っていう感じでできるだけ一度に確認事項をお送りする方が先方に負担をかけることが少ないのではないかなということを感じました。
ですので、私自身も誰かにメールをしたりとか確認事項をしないといけない時には、できるだけメールのやり取りの回数を少なくするにはどうしたらいいかなということで、
ある程度質問事項をまとめておくとか、これは確認しないといけないなという項目を改めて先に確認して、それを一度にメールで送るということを心がけないといけないなということを感じました。
はい、今日はですね、皆様に私が最近メールのやり取りをしていて感じたこと、そして同時に私も気をつけないといけないなと思ったことをお話ししてみました。
はい、皆様はどうでしょうか、普段のメールのやり取りの中で何か感じることとかありますか?
はい、ぜひですね、今日の配信を聞いてもらって、もしですね、何か確認事項とか質問などをしないといけないケースがある場合には、できるだけ回数を少なく一度に確認事項を送るということをやってみてください。
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はい、今日の配信は以上になります。
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どうぞよろしくお願いいたします。
はい、ではまた明日お会いしましょう。さようなら。