テキストコミュニケーションの重要性
こんにちは、フリーランスの学校で在宅ワーク講座の講師をしているゆりえもんです。
毎週日曜日は在宅ワークやオンライン種の始め方に関するヒントをお届けしています。
今日は、知らないと損するテキストコミュニケーションの基本というテーマでお話をさせていただきます。
これを聞いている皆さんは、テキストコミュニケーションうまくできている自信ありますか?
今の時代は、仕事の場面においてテキストで相手とやりとりをする機会がとっても増えています。
リモートワークもかなり普及しているので、普段会社の中でもビジネスメール以外にスラックとかチャットワークのようなチャットツールをよく使っている人もいるかもしれません。
特にフリーランスや副業で仕事をしている人は、基本的に仕事相手とのやりとりがこういったチャットツールメインになってくるので、日々テキストコミュニケーションを行う機会がものすごくたくさんあるかと思います。
実際、私の周りで在宅ワークをしている人からも、このテキストコミュニケーションに苦手意識がありますとか、なかなか自分の考えをうまく文章にまとめられませんみたいなね、そういったお悩みの声もよく聞くんですよね。
今日は、そんな人に向けてテキストコミュニケーションの基本を3つのポイントに分けて紹介していきたいなと思います。
コミュニケーションのポイント
まず1つ目のポイント、絵文字やびっくりマークを使う。
会社員としてのビジネスメールの経験しかないよっていう人は、最初結構びっくりするかもしれないんですが、オンラインで仕事をしている人にとっては、チャットに絵文字やびっくりマークを使うのが当たり前なんです。
クライアントさんに絵文字使ったら失礼なんじゃないのって思う人もいるかもしれませんが、逆にこのフリーランス界隈で、
お世話になっております。〇。ご確認よろしくお願い申し上げます。〇。みたいな、点と丸しかない文章を相手に送ってしまうと、なんだか冷たい印象を与えてしまうんですよね。
私がこの点と丸しかない文章を受け取る側だったとしたら、結構ショックを受けます。
え、この人、私のこと嫌いなのかな?ぐらいな気持ちになってしまうんですよね。
そのぐらいのレベルで、チャットにおける絵文字ってめちゃくちゃ重要なんです。
なので、チャット上でのテキストコミュニケーションの場合は、テキストにちょっと自分の感情を乗せて温度感を出すようなイメージで、文章の後に笑顔のマークをつけたりとか、
相手に何かお願い事をするときは、手を合わせるようなお願いみたいな絵文字を使ってみるとか、そんな感じで感情表現をしてみるといいんじゃないかなと思います。
もし初めて一緒に仕事をする相手で、まだ相手の人柄もわからないし、流石に最初から絵文字を使うのはちょっと怖いですっていう場合は、
とりあえず文章の最後にびっくりマークをつけておけばOKです。
びっくりマークだったら、どんな相手でも基本的に失礼になることはありません。
いつもチャットでお固い文章を送っちゃってたっていう人は、よかったら試してみてください。
ポイント2つ目。簡潔でわかりやすい文章にする。これも大事ですね。
特に忙しい人を相手にチャットの文章を送る場合は、だらだらと長い文章を送ってしまうと、相手に読んでもらえない可能性が高いです。
じゃあ具体的にどうやって簡潔でわかりやすい文章にすればいいのかっていうと、
過剰書きを使って要点をまとめるのがおすすめです。
確認してほしいポイントはいかです?
点、ほにゃらら、点、ほにゃらら、みたいな感じで過剰書きで要点だけを書いて送るようにするとか、
あと相手にいくつか質問を送る場合なんかは、①②③みたいに番号を振って送ってあげるのもいいかと思います。
そうすると相手は、1の回答はこれです、みたいな感じで質問に答えやすくなるんですよね。
あと意外と初心者さんでよくやってしまうのが、開業をほとんど入れずにずらずらずらーっと小説みたいな文章を送ってしまう人もいるんですよね。
そうするとチャットを開いた瞬間画面一面真っ黒みたいになってしまうので、それだけで相手は読む気を失ってしまいます。
なので適宜開業を入れて読みやすく余白を作るのを意識してみるといいんじゃないかなと思います。
最後、ポイント3つ目。日程調整は自分から候補日を提示する。
よくチャット上でZoomの打ち合わせの日を決めましょうみたいなやりとりをすることってありますよね。
この時日程は相手に聞くんじゃなくて、自分からいくつか候補日を提示して相手に選んでもらうようにするのがおすすめです。
これ意外と逆パターンをやってしまっている人が多いんですよね。
特に忙しい人との打ち合わせをする時なんかは、自分はいつでも予定空いてるけど、お相手の何々さんはとっても忙しそうだから、何々さんの予定に合わせようっていう風に相手にいつがよろしいですかっていう風に聞いちゃう人が結構いるんですよね。
でもこれだと聞かれた側は、まずカレンダーを開いて、空いてる日はどこかな、こことここが空いてるわっていうのを探して、それをテキストで打って相手に返信するっていう手間がかかってしまうんですよね。
それよりも自分から候補日を例えば3つとか提示して、その中から選んでくださいっていう風にすれば、相手はその中から何日でお願いしますっていう風に選ぶだけで済むんですよね。
これだったらたったの1往復でやりとりが完結します。
もしどうしても予定がそれでも合わないっていう場合は、その時は相手の希望文を聞けばいいだけなので、もし相手に予定聞いちゃってたっていう人は次回からぜひ相手に予定を選んでもらうために自分から提示するっていうのをやってみてください。
あと最近はタイムレックスとか色々便利なオンライン上の日程調整ツールも色々ありますので、打ち合わせの機会が結構たくさんあるよっていう人はそういったツールを使ってみるのもいいんじゃないかなと思います。
ということで今日は、知らないと損するテキストコミュニケーションの基本についてお話をさせていただきました。
3つのポイントをおさらいします。
1つ目、絵文字やびっくりマークを使う。
2つ目、簡潔でわかりやすい文章にする。
3つ目、日程調整は自分から候補日を提示する。
日程調整のすすめ
ぜひこれらのポイントを意識してテキストコミュニケーション上手な人になっていただけたら嬉しいです。
では最後に1つお知らせをさせてください。
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本日のお相手はゆる絵文でした。また来週お会いしましょう。
