Excelマクロによる請求書の一括発行
今回は、Excelマクロが明確にAIに置き換わってしまった話と、自体験に基づき、 つまり、請求書の作成はこれに該当すると思うという話をしたいと思います。
おはようございます。たてばやし淳です。 引き続き、娘の英語クラスを待っている間に車の中で収録しています。
先日、ある企業さんとのタイアップでの撮影がありまして、 また機会が近くなったらですね、告知できればと思うんですけども、
前はExcelのマクロとかを使ってやっていたんだけども、 今は完全にAIに置き換わってしまったという作業についてですね、話のテーマとしてあったので、
一つ取り上げたのが請求書の作成でした。 私自身ね、Excel2さんという名前で10年以上かな、
ウェブでの発信もしてますし、UDEMYなんかでもオンライン講座を出させてもらっていて、 そのキャリアの多くがですね、Excelマクロ、VBAでExcel自動化しましょうっていう作業自動化の
ティップスなどを解説しているというとこがあって、 本も何冊か書かせていただいてます。
それっていうのは、生成AIがここまで普及する前の話でした。
当時はやっぱり事務職とかですね、事務仕事、パソコン仕事の効率化という文脈では、 かなりExcelマクロは強い。
このスキル持っておくとすごく業務効率化できますよっていう、 結構スター性のあるスキルとしてもね、注目されてたと思います。
請求書の作成を例に挙げますと、 請求書ですね、1個1個を自分で手打ちで発行するよりは、
あらかじめ請求書データというかですね、 何を請求書に入れなきゃいけないのかということをデータ一覧のシートにしておいて、
マクロをボタンポチって押すだけで、 一気に差し込み印刷みたいにデータがひな形に差し込まれてですね、
PDFとかを連続で発行したりすることもできますよと。 そういう請求書作成マクロみたいなね。
私自身も使っていたし、その作り方の講座なんかもさせていただいてました。
AIエージェントが担う請求前の調査と判断
今それが私の場合だったら、日々AIエージェントで置き換えてしまっている。
具体的にはチャットGPTワークとか、 クロードコードなどで置き換えてしまっています。
何がどうAIエージェントで置き換えられたのかということですけども、 請求書の発行をする以前の前段階が結構あるんですよね。
そこの部分をマクロだとなかなか自動化できていなかった。
例えば請求書って作る時に、私も日々あるんですけども、 月ごとに取引先に1ヶ月分の案件分をまとめて請求するなんてあるんですよね。
その時に、あれこれ先月は請求した分ってどこまでだったっけと。
今月の請求分ってどこだっていう、その締めがわからなくなって。
一応管理表とかも作ったりもしてるんですけども。
じゃあメールでのやり取りをしてるから、メールを読み返してですね。
先方とのやり取りを読み返して、ここまでが今月の請求分だなと。
でも今月はね、請求日をちょっと超えてから納品した分がウェブで公開されるみたいな、私の場合そういうことがあるんで。
ここまでは請求に入れるのか入れないのかみたいな判断が生じるんですよ。
ここのまず調査して、請求分に入れるかという判断するっていうところがありますよね。
そこの部分、人間がやってたわけですけど。
今のAIエージェントだと、メールの文脈まで調査して、納品したものに対する一覧表みたいなものを付けてくれて、
一個一個が今月の請求に当たるのかみたいな判定もできるわけですね。
もちろん人間もダブルチェックするわけですけど、この前段階の情報の取得と整理までやってくれて、準備をしてくれるということですね。
発注書・請求期限に合わせた個別対応
実際に請求書にする段階では、これ被目は何なんだっていうのを自分で考えなきゃいけないじゃないですか。
例えば私だったら、何とかという動画についての納品とかですね、何とかという講義の登壇に対するですね、講演費とかそういう感じのことを書いていったりするんですけども、
その被目ごとですね、自分で考えて入力するっていうことがやっぱりマクロ自体は必要でした。
これもAIエージェントが基本的に文脈から全部分かるわけですね。
関連するドキュメントとかある場合、例えば発注書とか向こうからもらっていて、発注書に基づいた請求書にしなきゃいけないってなると、
これまたマクロ自体だったら自分で発注書を読んで、それに合わせた文言で請求書を発行するみたいなのがあったんですけども、
AIエージェントだとその発注書までちゃんと読み込んだ上で、それに合わせた被目を書いてくれるわけですね。
あと請求日がいつまでなのか、会社によって相手の指定なんかもあるわけなので、請求日と期限ですね。
これも会社ごとにパーソナライズして、エージェントが考えた上で最後に請求書発行まで行ってくれるわけじゃないですか。
この単純に請求書をマクロでポンと押す以外の周辺業務までエージェントならやってくれるから、最終チェック、ちょっとした何かの手直しが必要ならその人間がやるだけっていうところまで行ってくれます。
でもちょっと前まではそこまでAIって役に立たなかったと思うんですよね。
最近になってその能力が極まってきたというか、ちょうどGPT-6アストラとかクロードのオーパス5.5とかが出てきたあたりで、ようやくコスパに見合うこういう業務を丸々代行してくれて、本当に即戦力になって
くるようなAIの能力になってきたなと思います。
マクロがいらなくなったわけじゃないんですけども、マクロを使わないとできないシーンというのがだんだん局所的になってきたというのはあります。
従来のマクロとなかなか自動化しにくかったところをAIエージェントが外掘りを埋めてくれるというようなことも日々使いながら実感しているところですね。
請求業務をワークフロー化する方法
本当に私の公私業とか、最近ではPR案件を受けたまわって、YouTubeとかでPR動画なんかを出すなんて仕事も結構あるんですけども、こういう業態だと個別の取引先様に請求書を発行するというのはものすごく
あるんですよね。
この請求業務が結構煩雑だったり、取引先に個別の対応が必要なんで事務的な負荷がかかるところだったんですけども、今本当に最近はね、AIエージェントに自分の仕事を覚え込ませて請求業務。
うちの雛形での請求書を発行するだけじゃなくて、請求書管理までやってもらうと。周辺のリサーチ、個別対応までやってもらう。ここまでやってくれると本当に助かるなと思っている日々のところですね。
こういったことを実現しているのは単純に素のままのAIを使っているわけじゃなくて、自分の請求書を作るフロー、作業手順というものをプロンプトでワークフロー化しているというか、定型フォーマットにしてあるし、
自分の請求書の雛形もAIが再現できるようにしてある。
会社の印鑑とかね、そのまま差し込めるようになっていると。そういう定型のワークフローを作り込んであるから、日々じゃあ請求書を発行しなきゃいけないときに、いつものあれでやってみたいな簡単な指示で同じ一定
の水準の業務ができるようになっているというところはあります。
このあたりですね、日々発生している業務手順をAIエージェントに覚え込ませて、個別対応が必要なタスクに毎日落とし込んでいくというような方法についてですね、また機会があれば解説したいと思います。
今回は以上です。ご静聴いただきありがとうございました。