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アシカガキャスト。
私はタスク管理ツールをよく乗り換えています。
そういう人は多いんじゃないかとも思います。
不満があって乗り換えるというよりは、
そのツールに対する新鮮味がなくなって、
刺激が少なくなっているところで、
このツールが良さそうだという、
別なタスク管理ツールに出会ってしまうことで、
乗り換えてみる気になってしまうことが多いです。
タスク管理ツールを乗り換えたすぐに、
効率が上がることが多いので、
それに期待している部分もあります。
今回は、やっているタスク管理の方法が、
マンネリ化していることを感じて、
ちょっと看板方式をやってみようかなと思ったんですね。
タスク管理ツールにおける看板方式というのは、
トヨタの看板方式すべてをやるという話ではなくて、
タスク管理の表示方法としての看板ボード、
看板というビューの設定の話です。
タスクを準備中、進行中、評価待ち、完了みたいな段階に分けて、
それぞれのタスクが今どの状況にあるのか、
大きな枠が段階ごとに横に並んでいて、
タスクが今どの段階にいるのかが一覧で見られる表示の方法ですね。
これトヨタの看板方式が元になっていて、
海外のツールでもアルファベットで看板という名前で表示の設定にあったりします。
それまでタスク管理に使っていたツールでも看板方式にはできたんですが、
これを機にクリックアップをタスク管理ツールとして使ってみようと考えました。
クリックアップはタスク管理ツールなんですが、
私はドキュメントを作って共有するツールとして主に使っていたんですね。
ただ、クリックアップについて色々調べている中で、
それほど日本ではまだ使っている人少ないと思うんですが、
使っている人はみんなかなり褒めているので、
タスク管理ツールとしても使ってみようかなとずっと頭の片隅にあったんですね。
で、実際に使ってみていい感じだなと思っているので、
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こうやって話をしているということです。
クリックアップでのタスクの表示としては、
リスト表示、看板表示の他にもカレンダー表示、タイムライン表示、ガント表示、ガントチャードですね、もあります。
タスクには終了日、締め切り以外に開始日も入れられるので、
開始日と終了日を入れると、タイムライン表示にした時にこのタスクはいつからいつまでというのがわかりやすく見れるんですね。
タイムライン表示とは別にガントチャードの表示があって、
ガントチャードとしての必要な機能があったりするそうです。
今回タスク管理のツールを変えるとともに新しい試みをしています。
タスクとSNS投稿などのネタと、ポッドキャストのネタもそうですが、
ネタと思いついたアイディア等を全部クリックアップのタスクとして突っ込んでいます。
思いついたことをまずは何でもクリックアップに入れるという試みです。
そしてそれらを区別するためにカスタムフィールドというのを使って、
簡単にそのタスクの種類が何かを割り振れるようにしています。
項目としては、to do、work、neta、research、ideaと分けました。
これは以前からそうなんですが、仕事とプライベートとは区別していません。
で、このカスタムフィールドなんですが、使っているときにあるとき、
カスタムフィールドの100個の制限に行き着いたので、
今後もカスタムフィールドを使うんだったら有料プランにするようにメッセージが出てきました。
これは、いらなくなったタスクを消したり、既存のタスクのカスタムフィールドを空にしたりしてもダメで、
とにかく100回カスタムフィールドを使ったら、その後は有料ということでした。
まあこれはしょうがないということで有料プランにしました。
年間プランだと月額にすると5ドル。
月間プランだと月9ドルなので、結構価格差があるので年間プランにしました。
なお、先ほど話をしたガントチャートの機能も100個制限がある有料プラン向けの機能ということです。
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ガントチャートを使いたいというニーズは結構あると思うので、
ガントチャートを使うにはゆくゆくは有料プランが必要ですと知っておいたほうがいいと思います。
あともう一つの新たな試みですが、スペースというのを分けられるので日々行うようなルーティンワークは別のスペースに入れました。
スペースごとにタスクのステータスを変えることができるんですね。
なので通常のタスクは看板方式を使うためにタスクの初期状態から進行中、レビュー、完了の4段階のステータスがあるようにして
ルーティンワークの方は通常の状態と完了の2種類だけのステータスにしました。
便利だなと思った機能としてプライオリティという機能があります。
タスクに優先順位をつけるんですが、これはカスタムフィールドでも作れるとは思うんですが、標準のプライオリティの機能を使うと旗のアイコンで色でプライオリティを分けられるんですね。
フラッグの旗ですね。旗のアイコンだとスペースもあまり取らないですし、赤い旗が急ぎのタスク、黄色の旗がその次に優先順位の高いタスクと見た目もスマートでわかりやすいんですね。
色は赤、黄色、水色、グレーの順になっていて、その優先順位ごとにタスクを並べることができます。通常私は優先順位ごとに並んだ状態の表示にしています。
以前、アサナというかなり高機能なタスク管理ツールを使っていたことがあります。多分アサナでも機能的にはクリックアップでできるようなことは大体できるんじゃないかなとも思いますが、アサナよりもクリックアップの方が私には合っているように感じます。
アサナはやっぱりチームで使うツールなので、グループワーク向けな機能が目立っている印象だったんですね。例えば作ったタスクに関して、このタスクが誰に割り当てられているかは一人でタスク管理する場合にはいらないですよね。
クリックアップもチームで使えるツールではあるので、タスクを作ると割り当てが自分と自分のアイコンが表示されたりするんですが、それを簡単に非表示にできたんですね。アサナでもできたのかもしれないですが、使っている時にはそこに行き着けなかったので、クリックアップの方が使い勝手がいいと言えるんじゃないかなと思います。
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あとアサナでは有料プランじゃないとできないことが結構あって、そこにある機能を使おうとしたら有料プランじゃないと使えないよと言われて、リミッターかけられているような印象だったんですね。自分はこのツールの機能をフルに使えてないんだなと、ちょっと残念な気持ちになってしまうんですね。
それに対してクリックアップの有料プランの機能を100回まで試せるというのはよく考えられているなと思います。ということでまたタスク管理ツールを乗り換えましたという話でした。有料の年間プランにしたのでしばらくは使い続けると思います。
今回は以上です。
