00:01
またまた、Dropbox Paperの話をしたいと思います。
今、何回かのシリーズで勉強会をやっていて、参加者とドキュメントを共有するために使うツールとして、
Notionを使うか、Dropbox Paperを使うか、迷った結果、Dropbox Paperを使うことにしました。
勉強会の中では、いずれNotionをすごくいいツールだと、今人気のツールですよと紹介する内容はあるんですが、
それでも、ドキュメント共有にはDropbox Paperを使うことにしました。
理由としては、プレゼンテーションモードがあるからというのが大きかったです。
Dropbox Paperにはプレゼンテーションモードというのがあって、
ドキュメントをプレゼン資料みたいな感じにスライドのような見せ方ができるんですね。
背景を黒にして白文字にすることもできます。
私は勉強会やセミナーなどの時に、プレゼンスライドを作らずに、
共有ドキュメントで見せることが多いんですね。
なので、ドキュメントでありながら、スライドのようにも見せられる
Dropbox Paperのプレゼンテーションモードが気に入っています。
Notionでもブラウザの拡張機能、Notion Slidesというのがあって、
Notionのドキュメントをプレゼンスライドのように表示することができます。
ただ、張り込んでいる画像が小さくしか表示されなかったり、
ざっと使ってみた感じ、あまりいい感じの表示じゃなかったので、
こちらは使いませんでした。
もしかしたら、私が使いこなせていなかっただけかもしれません。
最近、Notionが人気のツールだとか、
Evernoteの乗り換え先だとかで話題に昇ることが多いですが、
競合するツール、似たようなツールとして、
Dropbox Paperの名前が上がることって少ないですよね。
Evernoteのように何でもかんでもメモを突っ込んでおくようなツールではないと思うんですが、
私の中ではNotionも何でもかんでもメモを突っ込んでおくようなツールではないと思っているので、
非常に近いツールだと思うんですが、
今一つ認知度が低い気がするので、もっとみんなに知ってほしいと思っています。
ドキュメントを作って共有するという意味では、
03:01
Googleドキュメントが大先輩のツールということになると思いますが、
画像を貼り込んだり動画を貼り込んだりもできるドキュメントを作って、
それを人に見てもらうように共有できるという意味では、
GoogleドキュメントもNotionもDropbox Paperもだいたい同じような感じです。
共有のされ方がという意味ですね。
リンクを使ってブラウザ上で誰でも見られるように
webページとして公開することができますし、
特定の人だけに共有することもできます。
特定の人と共有する場合には、
共有する相手がそのサービスのアカウントを持っている必要があります。
そういう意味では、Googleのアカウントはほとんどの人が持っているので、
Googleドキュメントが一番特定の人にしか見られない形で
共有したい場合にはいいということになりますね。
ただ、Dropboxのアカウントは意外と持っている人が多いです。
これはNotionのアカウントを持っている人より圧倒的に多いと思います。
あと、URLを知っている人なら誰でも見られる共有の仕方でも
そのURLは推測できるようなものではない長いURLなので
偶然見られるという心配はまずないと思います。
だから共有した相手がさらに他の人に教えて
いろいろな人から見られるリスクをどう考えるかだと思います。
なので、私はURLが分かれば誰でも見られるリンクで
ドキュメントを共有することが多いです。
相手はそのサービスにログインしたりする必要がないので
その利便性の方をセキュリティ的なことよりも優先しているということです。
なお、Dropboxペーパーの場合、共有したドキュメントを
相手が編集できるかできないかは選べるんですが
コメントするというのと共有を受けた相手がさらに
別の人に共有するというのはオフにすることはできないようになっています。
編集したりコメントするにはログインが必ず必要です。
なので、特に何も言わずに
例えば仕事で書いた原稿をDropboxペーパーでクライアントに共有すると
相手によってはDropboxペーパー上のコメントで
修正点とかを指摘してくれるケースもあるんですね。
こういうツールを無理やり使ってくれと相手に強制しても
06:05
あまりうまくいかないということが経験上わかっているので
Dropboxペーパーのコメント機能でやり取りしましょうと言わずに
ただリンクで共有しておいて
コメント機能でのやり取りが始まったらラッキーくらいな感じで
私は考えています。
このやり方ができるのもDropboxペーパーのメリットだと考えています。
Notionの場合はウェブ公開をするのか
特定のユーザーに対して共有するのかで
共有の仕方が分かれているので
こういう運用はできないんだと思います。
逆にNotionのメリットとしてはやっぱりデータベース機能でしょうね。
Dropboxペーパーにはデータベース機能はないですが
表組は作れます。
表組は結構編集はしやすい
いいユーザーインターフェースだと思います。
あとカレンダー機能やタイムライン機能というのがあります。
カレンダー機能はカレンダーを表示できる機能なんですが
カレンダーの中にテキストを書き込めます。
タスク管理機能もあるので
カレンダーの中にタスクを書き込むみたいなこともできますね。
タスク管理機能はただチェックボックスが作られるだけじゃなくて
ユーザーを、人を割り当てたり
日付を設定することができます。
ただ日付は一つだけですね。
終了日、締め切りの日を設定するんですね。
あとタイムライン機能は横に長く日付が表示されて
ガントチャートが作れるんですね。
いつスタートしていつ終了するタスクですよというのを作って
人を割り当てることもできます。
あとドロップボックスペーパーの良さは
ドロップボックスと連携して
ドロップボックス上のファイルを簡単に埋め込めることですね。
ドロップボックスのファイルのリンクをコピペするだけで
そのファイルを埋め込めますし
プレビュー機能が強力なんですね。
Adobe IllustratorのAIファイルとか
PhotoshopのPSDファイルも
そのままドロップボックスのリンクで貼り付ければ
ちゃんとプレビュー表示されます。
ドロップボックスそのものがブラウザ上で見たときに
いろんな形式のファイルをプレビューして見れるというのが
このサービスの利便性として大きいので
09:02
力を入れてるはずなんですね。
YouTubeの動画ももちろん埋め込めますけど
ドロップボックス上にあるmp4などの動画ファイルの
リンクを貼れば動画が表示されて
再生できるのも便利ですね。
あと履歴機能もちゃんとあります。
最後にちょっと別な話なんですが
ビデオ会議をしながらドキュメントを共有する場合には
Zoomのノート機能がなかなか良さそうだと思います。
もちろんZoomで会議をしているときということになるんですが
会議中に参加メンバー全員にノートを共有できるんですね。
そうするとメンバー全員に共有されましたみたいな
ポップアップのウィンドウが表示されるので
そこのボタンを押すとサイドバー的な表示で
ノートが表示されます。
ノートを共有する人が全員が編集できるような権限にしておけば
参加者みんながそのノートを共同で編集できるんですね。
別なツールを使うことなくZoomだけで完結するので
分かりやすくて便利ですね。
ちなみにホワイトボード機能もZoomは今持っていて
ノート機能と同じような感じで使えるので便利ですね。
今回は以上です。
アシカガコウジがお届けしました。
キャットアシカガー
