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大事なメール以外のメールをあまりチェックしないし、メールをチェックする頻度も減ってたんですが、
ちょっとしたきっかけから、もう少しメールをちゃんと読むようにしようと思って実践しているという話です。
メールはすべてGmailで受信するようにしていて、メールアプリなどは使わずにブラウザで見ています。
Gmailが来たメールを自動でタブに割り振って、大事なメールだけをメインというタブに入れてくれるんですが、
その自動割り振りの機能がついたことで、そのメインのタブのメールしか見なくなってしまっていたんですね。
ただ時々他のタブに大事なメールが紛れていることがあって、ファイル転送サービスからの誰々さんがあなたにファイルを送りましたというメールであったり、
そういうウェブのサービスなどから送られてくるメールとかですね。
もちろんメイン以外のタブのメールも全く見ないわけではないんですが、見る頻度は低くなっていました。
先日たまたまiPadでGmailを、アプリを開いたんですね。
私は仕事中にメインのMacBookの左横にiPadをラップトップパソコンのように置いてるんですが、
Appleのユニバーサルコントロールという機能のおかげで、Macで使っているマウスでiPadも操作できるようになっています。
で、iPadのGmailアプリをマウスで操作してメールを読むのがとても快適だということに気づいたんですね。
で、これからはiPadのGmailアプリでメールを読もうと思ったんですが、
じゃあなんでiPadだと読みやすいのかなと考えたんですね。
そこでわかったのが、メールの一覧とメール本文との表示が一画面に収まってるから。
左側にメールの一覧があって、右側にメールの本文が表示される。
NotionとかEvernoteとかメモアプリとかと同じようなユーザーインターフェースだったからだとわかったんですね。
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パソコンのブラウザでGmailを見るときに、まずメールの一覧だけの表示があって、
このメールをチェックしようとクリックしたら、メール一覧だったエリアにメール本文が表示されると。
そういう見方でGmailを使ってたんですね。
なので一覧のときもメール本文を読むときも画面を最大限に広く使うことはできるんですが、
一覧とメール本文の画面を行き来しないといけないので、次々とメールを読んでいくやり方には向かないんですね。
大事なメールを読むときはいいんですが、ツイッターが送ってくるおすすめのツイートとかメルマガ的なものとか、
いろんなサービスが送ってくる通知とか新機能の紹介とか、
そういうメールは次々と表示させて斜め読みしていけばいいのに、ユーザーインターフェースのせいでそれができてなかったんですね。
今更ながらその事実に気がついて、Gmailの設定を変えて、ブラウザでも垂直分割という設定で表示して、
左側にメールの一覧、右側に本文が表示されるようにしました。
iPadのGmailアプリと違って、左側に必ず別なメニューが受信トレイとかスター付きとかスヌーズ中みたいなメニューが表示されるので、
横幅を結構取ってしまうんですが、それなりに快適に使えています。
なお、最近GoogleのSpaceというチャットグループのようなものを使い始めてやり取りしているところが2箇所あるんですが、
このSpaceはブラウザ上のGmail上で使えますし、iPhone、iPadのGmailアプリ上でも使えるので便利だなと思っています。
メールをちゃんと読もうという話の中でなんですが、仕事のやり取りに関しては可能であればSpaceでのチャットにどんどん切り替えていきたいなとも思っています。
アプリでもブラウザでもSpaceのアイコンが表示されるように設定をちょっとしなきゃいけないので、そこが初めての人にはハードルかなと感じています。
今、私のGmailの画面は一番左にメール、チャット、スペース、ミートのアイコンが表示されている列があって、
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その横に受信メールとかスター付きとか迷惑メールとかの列があって、メール一覧の列があって本文が表示される列があるので、
4列になっているのでちょっと左側がうるさいですね。
iPhone、iPadのGmailアプリだとメール、チャット、スペースの切り替えは画面の下に横並びで表示されているので、
アプリの画面の方がシンプルでいいですね。
左側のメニューもアイコンだけで幅をそんなに取ってないです。
ともかく画面のUIを、ユーザーインターフェースを変えたことで、Gmailでメールを処理しやすくなって、
まだ変えたばかりでやる気があるからというのもありますが、ちゃんとメールをチェックするようになりました。
iPadのGmailアプリも使っています。
もしかして知らない人がいるかもしれませんが、Gmailでのメール管理の基本はアーカイブを使うことです。
チェックしたメールはどんどんアーカイブして、なるべく受信トレイを空にしていく。
返事をしなきゃいけないメールとか、必要なメールしか受信トレイにない状態にしていくのが基本ですし、
受信トレイが空になっていくと自分のタスクが減るということなので、気持ちがいいということになります。
私はGmailを使い始めてから、結構経ってからこのアーカイブの機能を知ったので、
もしかしてアーカイブの機能を使ってない人もいるんじゃないかなと。
そういう人はぜひアーカイブ機能について調べたりしてみて取り入れてください。
アーカイブしたメールはすべてのメールから見ることができますし、メールを検索機能で探すこともできます。
今後はもういらないなと思うメルマガを解除したり、送られてくるメールの数を減らすような取り組みもやっていきたいなとも考えています。
あと余談ですが、Gmailが自動で大事なメールだけをメインのタブに入れてくれる機能はすごく気に入っているんですが、
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最近このメインのタブにAmazonを語るスパムメール、フィッシングメールですかね、
詐欺のメールが入ってくることが多々あって、もうちょっとGoogleのAI頑張ってほしいなと思ったりもしています。
今回は以上です。
