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ちょっと前に、知人の会社に社内のコミュニケーションツールを提案するという機会がありました。
そこの知人の社長さんが言っていたのは、遠隔な社内コミュニケーション、情報共有を開始したい。
チームスなのか、他のツールがいいのかと提案してほしいと。
それくらいの情報量だったんですが、他の社内の人に話を聞いて、
チャットツールだけではなく、グループウェア的な話だと。
今、サイボーズを使っていて、そこからの乗り換えという話だということが分かりました。
そこで、提案するにあたって、いろいろ調べたり考えたりしたことを、
何回かに分けて話そうかなと思っているんですが、
今回は、何を基軸にして考えるかという切り口をいくつか考えて提案したので、
その辺の話をしたいと思います。
まず、グループウェアという切り口で考えた場合に、
チームスは1ツールであって、
マイクロソフト365がそのベースとなっているグループウェアということになりますね。
そして、それに対抗するものとしては、やはりGoogleワークスペースということになります。
ちょっと耳なじみのない人も多いと思うんですが、
G Suiteという名前から改名したんですね、Googleワークスペースに。
なお、マイクロソフト365も昔はオフィス365と言っていたのが改名しています。
どっちも企業名を表に出してきている感じですよね。
G SuiteだとGoogleという名前が入っていないんで、
Googleのサービスだとわかりやすくするために、
Googleなんとかの名前にしたかったんだと思います。
このマイクロソフト365対Googleワークスペースは、
Word、Excel、PowerPointのマイクロソフトのオフィスファイルを使い続けるのか。
だつマイクロソフトでドキュメントをクラウド化して、
Googleの用意するオフィス系のツールを使うのかという選択肢とも考えられると思います。
もちろん併用していろいろ使うことはできるので、
Googleワークスペースを選んだから、
マイクロソフトオフィスは使うなというわけではないですね。
あと、メールとカレンダーで考えると、
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Googleの方を選ぶとGmailとGoogleカレンダーだし、
マイクロソフトの方を選ぶとOutlookを使うということになってきます。
ただこれ、Googleを選ぶの?マイクロソフトを選ぶの?という
かなり大きな選択っぽい感じになるので、
個人的な好みだけでどっちかを進めるというのもダメだと思いますし、
コミュニケーションツールとして考えたときに、
どっちも決め手に欠けるなと思ったので、
そこで別の切り口を考えてみたんですね。
その一つがチャットツール、スラックかTeamsかという切り口です。
これは個人的な好みもありますが、
ネットでの口コミ的なものを見てもスラックの方がおすすめと言えると思います。
ビジネスチャットツールといえばチャットワークもありますが、
これは社内のコミュニケーションツールという感じとはちょっと違うかなと。
LINEのビジネス版みたいな感じで、社外の人と広くつながるツールという印象ですね。
そして情報共有というところからの別な切り口として、
オンラインストレージを基軸に考えるという切り口もあると思いました。
ここでおすすめしたいのはBOXですね。
BOXはちょっと高いですけど、
1ユーザあたり1710円のビジネスプランだと、ストレージ容量の制限がない無制限なんですね。
セキュリティ面で定評があって、共有したファイルを誰が見たかとか履歴で確認したりとかできます。
PIXARでの映画制作にも使われているとか、世界の有名な企業で使われています。
このBOXに対抗するとすれば、ドロップボックスビジネスですね。
ドロップボックスのビジネス向けプランですね。
BOXもドロップボックスもクラウドストレージだけではなく、
ドキュメントを作って共有する機能もあるので、それでコミュニケーションを取るということもできますね。
ドキュメントに関しては、ドロップボックスのドロップボックスペーパーが、私は好きでよくできてるなぁと思っています。
あともう一個別の切り口なんですが、タスク管理、プロジェクト管理を基軸として考える考え方があると思います。
そこでお勧めしたいのは、ASANAというサービスです。
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私は個人で一人でタスク管理ツールとしてASANAを使ってるんですが、一人で使うにはちょっとオーバースペックなんですね。
使いながらいつもグループで使ったらすごく便利だろうなと思っています。
タスク管理がベースなんですが、そのタスクに対してコメントを入れたり、いいね的なリアクションをしたり、添付ファイルをつけたり、何でもできるので、
タスクをベースとした仕事でのやり取りだったら、スラックとかチャットツールよりもASANAの方が使い勝手が良さそうで、
使い始めやすい、入っていきやすいんじゃないかなと思ったりしました。
タスク管理、プロジェクト管理でASANAに対抗するとすれば、バックログとかトレロとかなのかなと思います。
ということで長くなりましたが、社内のコミュニケーションツールを選ぶという時のいくつかの切り口と、それぞれの切り口でのツールの話でした。
