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  2. #75 報告書の上手な書き方
2022-05-25 06:43

#75 報告書の上手な書き方

半年前の自分に救われた話。逆に、半年先を見通して仕事をすると良いことあるよ!と言う話。
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(音楽)
健康のあれこれの健康のあれです。こんばんは。
今日はちょっと、この間の年度末の話をしたいんですけども。
年度末、そうですね。
年度末に、プロジェクトっていうか、業務の締め切りがあることって、やっぱり今でも多いんですね。
まあ減ってきましたけど、多いですね。
減ってきたっていうのは、昔はもう、のべつ幕なし、どんな業務も、夏にとった業務も、冬にとった業務も、3月が締め切りっていうことが多かったんですけど。
そうするとね、もういろんなものが重なって、1日3月が大変なことになるんですけど、
これはまた発注者さんが、ここ数年改善してくださって、締め切りがばらけるようになったんですね。
非常にそれで働きやすくなったなと思いますけど。
まあそれでも、3月とか2月の締め切りの仕事っていうのはしばしばあって、
私もこないだの3月にある業務のレポートですね、報告書って呼んでますけど、を作ってたんですね。
で、うわー、ボリュームの多い仕事で、2年間、いろんな事情があって、後期が延伸したりとかして、
2年間続いた仕事の集大成、総取りまとめって感じで、報告書をエッサエッサ作ってたんですけどね、
いやー、時間ない厳しいなーとか思ったら、1章、2章、3章とかいろんな章があるんですけど、
ある章の原稿でですね、半年前の自分がかなりいい下書きを作っていたっていうのを発見して、
うわ、こんなの作ったっけ自分?と思って、これがあるんだったらめっちゃ助かるわーと思って、
そこに加筆をして、すごく時間が短縮、ちょっと思ってたより、時間が短くすんだっていうことがあってですね、
で、何の話がしたいかっていうと、やっぱりですね、その半年前に報告書だから、半年前の私は、
半年後の自分を想定して、手をつけておいたってことなんですよね。
それって偉いなーと思って、偉いなーっていうよりも、成長だなーと思ったんですよね、自分で。
これ聞いてくださってる方に学生の方もいるし、新入社員とか2年目、3年目の人いるかもしれないですけど、
半年後の自分を想像することって結構難しいんですよ。私はできなかったです、若い時は。
っていうか、新入社員にはもうほぼ不可能で、なぜかというと、半年後、半年後の自分って、なんていうか、未経験じゃないですか。
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ですけど、私今14年目かな?で、半年後に近い状況を何度も繰り返してるんですよね。
1年間のサイクルを14回繰り返してる。さっき言ったみたいに、昔は3月に締め切りが多かったんで、
3月に向けて私たちの仕事って忙しくなってって、3月にドサーッといろんな仕事が終わって、
4月からちょっと暇になるっていうサイクルを1年目、2年目、3年目って繰り返してたわけですね。
その締め切りがばらけてはいるんですけれども、でも、なんていうか、経験としては非常に活かせる部分があって、
締め切りに向けてこういう作業が発生する。今これやっとくといい。
しかも、1章、2章、3章とかあって、手をつけられない章もあるんですよね。
発注者さんと協議が終わってないから、方向が決まってないものもあるんですけど、
業務によっては、私がやってたみたいに2年間とか長い業務だと、もう片付いてる章もあるんですよ。
そういうものに対して、あの半年前は半年前でいろいろやることがあったはずだと思うんですけど、
先読みして下書きを多分隙間の時間に作ったんでしょうね。全く覚えてないんですけど、
よくやったなと思って、助かったなと思って、ぜひ、健康に限らずですけど、
仕事をする上で1年とか半年先まで読めると、すごく仕事やりやすくなるし、
いろんな効率が上がると思うので、今週、来週、今月とかって考えていって、
どんどんどんどん先を見通せるようになっていって、もちろん正確にはできないですよ。
2ヶ月後、3ヶ月後の状況とかを正確には読めないっていうか、遠くなればなるほど精度は下がるんだけど、
でもだからといって、分かりっこないっていうふうに、ほったらかさずに、
サイトっていうのかな、視界を遠くまで見えるようにするっていうか、うまい表現が出てこないけど、
なるべく未来を見通しながら仕事ができるようになるといいんじゃないかなと思って、
他のチームメンバーにも役に立つっていうか、コミットできるし、
自分自身も、過去の自分に助けられるっていう事になるので、ぜひですね、イメージを持って、
経験の浅い皆さんは、なるべく想像をしてみるようにするっていうかね、
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あるいは振り返るでもいいのかな、半年前の自分何考えてたっけなって振り返るのもいいのかもしれないですけど、
とにかくですね、自分の作業の見通しとスケジュールっていうものを、よく意識しながら仕事をすると成長も早くなるんじゃないかななんていうことを思いました。
というちょっと年度末の人体験のお話でした。
ちょっと短いですけど、そんな感じで今日は最後まで聞いていただきありがとうございました。
♪~
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