AIによる自動化の紹介
どうも、AI駆動開発ラボ大森です。今日は、事務仕事が苦手な人に向けてお話をします。
この放送を聞き終わる頃には、自分の身の回りの苦手なことですね。事務仕事とかメール整理とかですね。
そういうことを解決できる課題だと思って、何をどういうふうに解決していこうかなと思えるようになると思います。
その先に、実際にAIをうまいこと活用して自動化をするやり方を探すというところにつながる。
そして、事務仕事から解放されたみたいなことになるんじゃないかなと思ってお話をしてみます。
Googleワークスペースの活用法
今回の話はポイント3つあって、1つ目が、僕自身が今、AIを使って苦手な事務仕事をちょっとずつ自動化していますという話。
2つ目が、それの具体的なやり方の話。
3つ目は、さらに近い未来、半年後、1年後を見据えて、こういうこともおそらくAIで自動化できるようになると思うので、
ちょっとずつそれの準備とかをしてみるといいと思いますよという未来予測の話をしてみます。
まず最初に、大森が今は事務仕事苦手なんですけど、自動化してるぞという話ですね。
繰り返すんですけど、とても僕、事務仕事が苦手なんですね。
繰り返しの作業も嫌だなってなるんですけど、それ以上に脳みそが向いてないというか、
文章を読むとか書類を整理するみたいなことが適正としてないんですよ。
難しい行政の難しい書類を読めねえとかなるんですね。
メールとか片付けられねえとかってなるんですよ。
何で稼ぎがもっと増えたら秘書さんを雇ってそういうとこ全部お願いしたいなーってすごく思ってたんですね。
なんですけど、最近ですね、GoogleがGoogleワークスペースフローというサービスを出したんですよ。
それをいろいろ使ってたらですね、結構僕が苦手だなーと思っていた部分がすぐ簡単に自動化ができてしまったんですね。
ちょっとそれのお話をしたくて、Googleワークスペーススタジオ。
最近ですね、Googleがまた新しいサービスを出して、そのGoogleワークスペーススタジオっていうのを出したんですよ。
これどういうものかっていうと、Google系のもの、じゃあGmailとかGoogleドライブとかGoogleスプレッドシートをうまいことつなげて使って、
間にAI、Geminiを入れたりすることで、いろいろなことが自動化できるよっていうようなものです。
これ出たのめちゃめちゃ最近で、12月の6日とかなんじゃないかな、12月の6日とかに出ました。
Googleワークスペーススタジオと言います。スタジオ。
スタジオと言います。プログラミングを一切せずに、何かそういう自動化を組めるっていうものなんですけど、
今実際に僕が使ってみているのは、Gmailにメールが届いたら、そのメールをAIに読ませて返信するとか、何か対応をするとか、操作をするとか、書類を送ってくださいなのか、
あとは設定変えておいてくださいとか、いろいろあると思うんですけど、応対が必要なものか、ものじゃないかでまず仕上げて、応対が必要なものは何をしなきゃいけないのか。
そして、もし返信とか推奨される対応をツーブリストに勝手に追加してくれるっていうような自動化を組んでいます。
例えば、僕のところのメールに見積もり書を送ってくださいみたいなメールが来たら、AIがこれは対応が必要だ、対応が必要なこのフローの流れのほうに行って、
どういう対応が必要か、見積もり書を送る、これがツーブリストのタイトルになりますね。
さらにどういう見積もりを送らないといけないのか、何を判断するのか、こういう仕事に対しての見積もりが来ていますと。
なので、見積もりの金額と内容と、あとは見積もり書に入れる情報を考えて、それをもとに見積もり書を作ってくださいみたいな具体的なトゥーズの中身を作って、
Googleのトゥーズリストがあるんですね、Google Tasksに勝手に追加されるっていうようにしています。
さらに、僕iPhone使ってるんですけど、ウィジェット機能っていうのがあって、ホーム画面、アプリがわーって並んでるところに、
いろいろその新着メールの一覧とかが出せるんですけど、そこにGoogleのそのトゥーズリストの項目も出せるんですね。
つまり、なんかGmailにメールが来ていたら、いつの間にか家がフフフフって必要なものをタスク化して、スマホのトゥーズリストのところに加わってるっていう状態になると。
で、対応したらトゥーズリストを消せばいいと。空っぽになったら今日やることないねってなる。
これ僕めちゃめちゃその事務仕事もだし、スケジュール管理、タスク管理もすごく苦手なんですね。今何をやらないといけないんだっけ?みたいな。
があるんですけど、これすごくいいなと思って、本当に2日前とかかな。
に、Googleワークスペーススタジオっていうのをこういうことができるんだと思ってやってみて、めちゃめちゃ感動したんです。
本当に設定自体は10分ぐらいで終わりました。
プログラミング本当に一切しなくて、じゃあメールが来たらこうこうこういう内容を見てくださいと。
こういう部分をタスクにしてくださいみたいなことを書いてるだけなので、全然難しくないです。プログラミングできなくてもよくて。
さらにもう一つ言うと、Gmail、いろいろGoogleアカウント持ってるんですけど、Googleワークスペースっていうのに入ってないと使えないんですよ。
一番安いので月1000円とかなのかな?なんですけど、入ってないGoogleアカウントのところにもメールが来ると。
入ってるGoogleアカウントじゃないと使えないから、他のGmailたちをこの有料アカウントのGoogleアカウントのメールに転送するようにしてるんですね。
つまりじゃあ大森商工個人のGoogleアカウント、これ無料。
株式会社カエン、僕の一人会社のGoogleアカウントが有料なので、僕のとこに来るメールを株式会社カエンのGmailに転送するみたいな感じにすると、
全てをこのTo Doリストで一括管理してくれるっていう、いいハウツーを見つけたんですけど、これよかったら試してみてほしくて。
未来への展望
こんな感じで僕、タスクの自動化しています。
具体的なやり方、もうちょっとだけ詳しく言うと、Googleワークスペーススタジオというものを使います。
これ今はGoogleワークスペースっていうものに課金していないと使えません。
いろいろプランがあるんですけど、ビジネススタンダードとかかな、1000円、2000円くらいなのかな月に登録してたら使えます。
開くと、作る画面があるんですけど、そこでワークフロー、フローチャート、ボックスがあって矢印があってボックスがあって、
これしたら次これ、みたいな感じがあって、そこにメールが来たらとか、スプレッドシートの内容が変わったらとか、
Googleフォームに何かが来たらとか、Google Meetの会議が終わったらとか、Googleドライブに何かが追加されたらこうする、みたいなことを選べます。
今はGoogleカレンダーと、Google GmailとGoogle Meet、オンライン会議のやつと、スプレッドシートなのかな、メインワークとGeminiを連携できるよっていうような感じです。
これどんどんどんどんこれから増えてくると思うんですけど、これを日本語でこうしたら、こうしてくださいみたいなことを言うとできるんですね。
何でも簡単に。
これちょっとよかったら僕のさっきのメールのワークフローをなるべく分かりやすい感じでこの説明欄に貼っておくのが良かったら見てみてほしいです。
3つ目、未来予想の話なんですけど、未来予想というか、こういうことが自動化できるようになると思うから、何かその心積もりというか、
僕にとって事務作業をしなくて良くなるってすごく希望なんですよ。
明るい未来なんですね。
自動化の必要性
なんでそういうことを思った上で、この作業は自分がやらなくて良くなるなみたいなことを分かっていると自動化ができるようになったときに、これを自動化しよう、これを自動化しようってできるんですね。
例えばまだこれでききってないんですけど、その行政とかの紙を見たり判断したりするのすっごい苦手なんですよ。
難しくて。
なんで届いたやつをスキャナでスキャンしてパソコンの中に勝手に保存されて、それを勝手にそのカテゴリー分けをしてくれる。
なんかこれ行政のところから来ました。
プラスやることリストに追加してくれるっていうことをしたいんですけど、まだちょっと難しいです。難しいっていうのは頑張ったらできるんですけど、頑張らないと作れなくて。
でもこのGoogleワークスペーススタジオだと10分ぐらいで作れるので、頑張らなくても作れると。
つまり、どんどんAIの性能が上がったり、こういうツール系が完備されていくと、どんどん簡単にできるようになってくるんですね。
どんどんプログラミングなんか知らなくても、いっぱい調べなくても、いっぱい考えなくてもできるようになると。
そういう気を逃さないというか、これはもっと簡単になったらできることリストに置いておこうって、僕は今その行政の書類に関して思ってるんですけど、みたいな感じですね。
将来、解消できるタスクだと思っておくっていうのがめちゃめちゃ大事です。
それが思えてないと解消できないものだと思っちゃう。
トイレの電気つけっぱなしにしちゃう人とか、そういう生活力ないんですけど、すごく家族に怒られるみたいな時に、
トイレもあるじゃないですか、人がいなくなったら勝手に流れるとか、人がいなくなったら勝手に電気消えるとか、そういうテクノロジーがあることに、
トイレの電気を自分が消さなくてもいいようになりたいなーって思ってると、そういうテクノロジーがあるんだって知れるんですけど、
トイレは頑張って自分で電気消さなきゃいけないって思ってると、そういうテクノロジーを調べられないというか、解決方法を調べられないと。
必要は発明の母と言いますけど、必要をいっぱい持っておくと、これ使えるねとか、どんどんどんどん自分のめんどくさいところをやらなくてよくなるんじゃないかなと思ってます。
AI技術の活用
今日一番伝えたかったのは、事務仕事苦手な人、これからどんどん、今もうすでにGmail系は自動化できますし、これからどんどん自動化できるようになってくると思うので、
ぜひ事務仕事苦手な人はAIのことをチェックしてください。してほしいです。
僕自身が事務仕事めちゃめちゃ苦手なので、僕自身があんまり難しいことをしなくても、今こういうことが自動化できるようになりましたよっていうことをお伝えしていくので、
よかったらちょっと僕の話、僕のことちょっと今後ともチェックしてください。なるべく有益なことが言えると思います。
もし今日、やってみるぞって思う人は、たぶんいきなりじゃあGoogleワークスペースに課金してスタジオを使えってなるとハードル高いと思うので、
身の回りのできることならしたくねーなリスト作ってみてください。
メールのチェックを朝15分するのできることなしたくねーなーとか、行政の書類しっかり読むのしたくねーなーとか、そういうことをリストにしておいてください。
で、なんかメモ帳とかに置いておく。で、それを時々更新してみてください。そうすると自分の中のこの必要性というか課題感みたいなのがすごく頭の中に入るので、何かじゃあ僕が動画を出したりした時に、
あ、この技術があったら俺のこのめんどくさいやつやらなくて済むかもって思えるようになります。それだけで情報をスーッと聞くんじゃなくて何か目的意識があって聞けると思うので、よかったらこれできることならしたくないなリスト作ってみてください。
この放送はですね、AI駆動開発ラボっていう名前で、AIを使って何かアプリとかサービスを作るっていうことをですね、プログラミングの才能が全然なくて挫折めちゃめちゃしてたんですけど、
AIにフル依存、フルお任せをすることで何でも作れるようになったので、僕自身がそれのノグハウとかをですね、エンジニアじゃない人でも分かるように、過去の僕でも分かるようにお話しするというような放送でございます。
今回みたいにAIを使った○○みたいなこともですね、僕自身が2年間ぐらいずっとAIといっぱい話したりいっぱい使ってきてるので、こういう自動化とか、昨日の放送だと人生相談をするみたいな、もうちょっと広い意味でAIを日常生活で活用するみたいなやり方についていろいろお話をしていますので、
何かなんだろうな、AIに興味がある方も、AIに興味は別にないけど、もっと自分の生活が楽になったらいいなみたいなことをちょっと思う方、ぜひ今後とも放送を聞いていただけると必ずいい価値があるぞというようなことをお話ししますので、よかったらチェックしてみてください。
また今回の放送が良かったなと思う方、いいねと評価していただけるとありがたいです。
Googleワークスペースの使い方ここ分かんないんですけどとか、他にどういう使い方あるんですかとか、いろいろな質問があったらコメントいただければお返ししますので、ぜひコメントいただければとありがたいです。
ここまでご静聴いただきどうもありがとうございました。
AI駆動開発ラボ大森でした。また次回の放送でお会いしましょう。またね。
