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議事録の整理で毎回同じ指示を書いてませんか? 私自身が10月30日に投稿した内容がこれです。
決定事項と宿題と期限を表にする手順をファイルへ残す。 担当と根拠の発言もつける。決まってない担当と期限は未定のままにする。
今日はこの手順を実際に作るところまで進めます。 まず手動で1回やります。材料は説明用の短い会議メモです。
11月10日の朝会議のメモで、来週の投稿は7本に決まったことと、担当は田中であることと、締切は金曜であることと、料金表の確認はまだ決まってないことと、次回までに素材を集めることです。
生成された生の出力は次でした。決定事項は来週の投稿は7本、宿題は田中の素材集め、期限は金曜。
ここで止めます。この出力には曖昧な飛躍があります。 入力にあるのは担当は田中という文と締切は金曜という文だけです。素材集めの担当が田中とは書かれてません。
入力に名前があることと、その作業の担当であることは別です。 金曜が何の締切かも素材集めとは結びついていません。担当する表では直します。
決定事項は来週の投稿は7本です。 宿題は素材集めであり担当は未定です。期限は素材集めにはつけません。
料金表の確認は担当も期限も未定です。 根拠が結びつかない担当を未定に戻すことが表の一番具体的な差分です。
表の形が整っていても根拠のない担当が入っていたらその表は使えません。 2件目でも試します。説明用の別のメモです。
撮影は土曜に決まったことと編集はまだ決まってないこと。 台本の確認は佐藤であることと締切は日曜であることです。
このメモでは台本の確認は佐藤と作業と名前が直接結びついています。 表は決定事項が撮影は土曜。台本の確認の担当は佐藤。日曜が何の期限かは確認が必要です。
編集は担当も期限も未定です。 結びつきがある場合は担当を入れ結びつきがない場合は未定に戻します。
この区別が手順の各です。次に手順をスキル図の文明にします。 実物は次です。議事録を受けたら決定事項と宿題と期限を表にすること。
担当には根拠になった発言をつけること。決まってない担当と期限は未定と書くこと。
材料にない人物や日付を足さないこと。この4行です。
2行目の根拠とは作業と名前が結びついた発言のことです。
名前がどこかにあるだけでは根拠になりません。公式の考え方も起きます。
スキルは手順と判断近似を期待する出力と境界を残すものです。
進め方はまず手動の1回を確実にしてからスキルにしその後に自動化です。
手動で崩れる手順は自動でも崩れます。今日の順番も手動と採用文の確定とスキルの順です。
次は動かす条件の層です。手順が残っていても呼ばれる条件がなければ動きません。条件で動かす形がルーティンです。
設計は対象と条件と範囲と止める条件の4項目で書きます。
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擬似録なら対象は擬似録の評価です。条件は新しい擬似録が置かれることです。範囲は表の作成までです。
止める条件は根拠が結びつかない項目がある場合であり、その項目を未定として出し人の確認へ回します。
作ってない設定を動いているとは言いません。今日作るのは手順の実物と設計までです。
試す観点は3点です。次の擬似録でも根拠のない担当が入らないか、未定が埋まらないか、材料にない人物が出ないか。
崩れたら対応する行だけを直します。私の投稿は最後に2択で聞いていました。
新しい擬似録は短い要約か、担当と経験が見える仕事評価という問いです。
今日作ったのは仕事評の方です。出力の形を先に選ぶことも手順の一部です。
皆さんの仕事への置き換えです。毎回同じ指示を書いている作業を1つ選びます。
まず手動で1回やり、生出力と採用分を分けます。次に手順を短く書きます。最後に動かす条件を決めます。
今日は自分の投稿の手順を実物にしました。毎回書いている指示があるなら、擬似録の形で手順を残してください。
この仕事評を自分の会議メモでも作りたい方へ。コピー用の依頼文と説明用のskill.md、担当と起源を照らす記入例をまとめました。
概要欄のラインから擬似録スキルと送って受け取ってください。
ここから見せるファイルも入っているので、動画を止めて全部書き写す必要はありません。
ファイルへ残す時の実物も用意しました。説明用のskill.mdです。
先頭には何の作業をする時に使うものかを書きます。本文には受け取る材料と出す表と判断の仕方を置きます。
4行なら正しいとか短ければ良いという基準ではありません。
次のメモでも何を根拠に表入れるかが追えることが大事です。
今回の文面は作業ごとに担当と起源と根拠の発言を対応させる。別の作業の人名や日付を流用しない。
結びつきが曖昧なら未定として確認手を残すです。
これならさっきの田中さんの例のどこを直すかもわかります。
名前を見つけたら担当欄に入れるという処理とは違います。起源の例文を見せます。
元のメモには次回までに素材を集めるとあります。
この次回がいつかは書いていません。だから次回までという言葉は残しても勝手に金曜へ変えません。
表には起源が次回までで日付は未確認とおけます。
未定は空欄にして忘れるためではなく、次に何を確かめれば仕事が進むかを見えるようにするためです。
今度は説明用の文をはっきりさせた場合です。
台本確認は佐藤さんが日曜までに行います。撮影は土曜です。
編集担当はまだ決まってません。
これなら台本確認と佐藤さんと日曜が同じ分で対応しています。
撮影担当まではわかりません。編集の起源も書いていません。
わかった部分は表へ入れ、わからない部分だけを確認へ残せます。
もう一つ、未定と矛盾は分けます。
もし同じ作業について金曜までという発言と日曜までという発言が両方残っていたら、日付がないのとは違います。
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後の発言が前の起源を変更していたのか、別の工程の起源なのかを確かめる必要があります。
どちらかを都合よくとって完成の表にするのではなく、2つの発言を並べて確認点を出せます。
ここでAIへの頼み方も変わります。
綺麗な表にしているだけではなく、担当と起源を入れた各行に根拠の発言を添えてください。
複数の読み方があるものは確定欄と分けてくださいと頼む形です。
出力された表と元のメモが対応しているので、自分でもどの行を見るかが決まります。
文章の自然さだけで使えると判断しないための仕掛けです。
このファイルを保存したことと、実際に使うAIが読んだことは別です。
今回は説明用ファイルの中身とメモへの当てはめを作っています。
日常の業務へ登録して自動で動いたという実績をこの例だけで話すことはしません。
実際に使うときはその道具のスキルの置き方と読み込む入り口に合わせます。
別の製品のルーティンという呼び方をそのままクロードコードの設定名として説明もしません。
次に使うメモで同じ間違いを防げるかを見るなら、今回と違う書き方の材料へ当てはめます。
担当のない作業、日付のない時間まで。
同じ作業で期限が変わる発言。
こうした材料でも誰のどの仕事かを勝手に作っていないかが見られます。
正解例を覚えさせるだけでなく判断を残すとはこういうことです。
議事録で欲しいものが短い要約なら表の項目は変わります。
仕事の割り当てを見たいなら担当と期限が必要です。
何を作るための手順かを先に決めておけば別の目的へ勝手に広がることも防げます。
今回は会議が終わった後に誰が何をするかが分かる仕事表を作る話です。
