はい、ありがとうございます。
というわけで、本当により具体の実施の仕組みについて本日お話しいただけるというところですかね。
ありがとうございます。
ちなみに今日はどのような具体的な内容になっていくんでしょうか。
今日はですね、まずはですね、大きな括りでいくと時間なんですね。
時間。
時間。限られた時間の中でやらなければいけないじゃないですか。
どんなに明文化をしたとしても、そもそも時間が足りなければできないじゃないですか。
できないですね。
じゃあその時間をどういうふうに使うかっていうのがすごいポイントになってくるので、
今日はこの時間をどういうふうに効果的に使えばいいんだっけというふうな話をしていきたいと思うんですけれども、
その最初のやっぱり取っ掛かりになるのが、私たちはもう十何年間ですね、愚直にやっている環境整備というふうなものになっていきます。
環境整備とは何でしょうか。
環境整備とは何でしょう。
何のためにやっているんですか。
自分の仕事の環境を整えるためというか、仕事がやりやすくするための準備かなと。
環境整備というのは、私たちは仕事がやりやすい環境を整え備える。
これを私は環境整備と言っています。
仕事がやりやすい環境を整えるっていうのが、まず時間を最大限使うためのポイントになってきます。
例えば、基本的に勤務時間は8時間じゃないですか。
その8時間の業務の中で、セロハンテープを何十回、何百回使えますかとなったときに、
そのセロハンテープを取りに行く時間が1秒で取りに行ける場所に置いてあるのと、
1分かかんないと取りに行けない場所にあるのでは、どっちの方が時間有効活用できます。
1秒で取りに行けるのですね。
ということが環境整備なんです。
仕事がやりやすい環境を整えておけば、そもそもその業務にかけられる時間を最大化することができます。
業務って基本的に大きく分けて3つに分かれています。
生産業務、付随業務、移動時間、これ3つの業務、時間があります。
成果を生み出すというのは生産業務です。
何かを生産しているときに初めて成果が出ます。
それ以外の生産的な業務の行うための付随業務ってありますね。
付随業務っていうのは会議であったりとかミーティングであったりとか、
打ち合わせであったりとか経費生産であったりとか、これで基本的に付随業務。
それ以外の移動時間、本社に移動する時間であったりとか、現場に移動する時間であったりとか、この3つの時間があります。
その生産業務、付随業務、移動時間3つの観点で仕事がやりやすい環境を整え備えていくことができれば、
そもそもで8時間の中での業務の生産性を高めることができるんじゃない。
ここが最初皆さんにぜひ取り組んでいただきたいことで、
会社として仕組みで環境整備を行うのであれば、ぜひこのような取り組みをやってもらえるといいと思いますし、
個人でもどういうふうな環境整備をすると仕事がやりやすくなるのかっていうのを考えていくってことは、
時間管理を有効活用するための最初のステップなのかなというふうに思います。
その個人の具体的な環境整備で何か具体例があると伝わりやすいのかなと思うんですけれども、何かありますでしょうか。
すごい具体的なところでいくのであれば、デスクワークされている皆さんは、
パソコンとキーボードとマウスと電卓とかよく使うでしょう。
そういうものをちゃんと業務がしやすい場所に置いてあるかどうか。
電卓どこだっけみたいな。ガサガサガサって探すとか。
マウスどこだっけガサガサガサって。その時間が無駄なんです。
基本的に時間、物を探すっていうのは一番無駄な行為なので、
よく使っている物を探さなくて済むような環境にしておくっていうのは、
すごい具体的に取り組めることなのかなというふうに思うので、
まず今、自分が一番使っている物を探さないで済むしかない。
どこに置いてあると一番いいんだっけっていうふうに考えていただくのがいいというところで、
これらも環境整備の考え方として私たちが持っているのが、
常時使うものと随時ですね、たまに使うものと一時的に使うもの。
これ3つで考えるとすごい良いんです。
例えばスマートフォンはどうですか皆さん。
常時使いますね。
であればこれは常時持っているので、肌身離さず持てるようにした方がいい。
じゃあパソコンはどうですか。
パソコンも常時ですね。
であればパソコンも常時持っていた方がいい。
常時使う場所であれば、自分の定位置ってあるじゃないですか。
デスクワークしているのであれば自分のデスクが定位置じゃないですか。
であればその自分のデスクのところに常時使うものは常時あった方がいい。
じゃあ逆にシュレッダーとかってどうですか。
まあ1日1回2回使うか随時ですかね。
随時のものは自分のデスクの周りじゃなくてちょっと離れておかなくていい。
1日1回2回しか使わないのであればちょっと歩いてガガガガガでいい。
でも人によって経理作業とかやってる人は常時使う人もいるかもしれない。
その場合は自分の席の隣になった方がいい。
なので自分の業務のやり方に応じて、常時、随時、一時でどこにあればいいのか。
もし他のお仕事で、私たちでいうと小売店ですね。
小売のお仕事でいうとデジあるじゃないですか。
お客様にお会計をしますとなったときに紙袋、ビリル袋、毎回のように使いますよね。
使いますね。
あれも歩かないで取れるところに置いてあるだけでデジの時間削減できるじゃないですか。
そうするとお客様も早くデジが終わって嬉しいですし、
私たちも早くデジが終わる分、浮いた時間でより他の業務ができるというふうな形になるので、
そういうふうな形で環境整備をしてもらうのはいいのかなと思います。
なるほどですね。
ちなみに私ずっと思っているのが、常時と随時の切り分けってどのタイミングなのか。
1日何回以上使うものが常時で、それ以下が随時なのか。
そこって明確に分かれてたりしますか?
それは自分の頻度でいいと思うんだよね。
基本的に自分が使う頻度なので、周りから見てというよりも自分たちがよく使うものであれば常時なんです。
あとは重たいかとかそれに対するハードルってあると思うんですよね。
面倒くさいっていうものが心のストッパーになるものは常時のところに置いてあったほうがいいかもしれないですよね。
例えば祭壇機とかってめちゃくちゃ重たいんですよ。
重たいですね。
10キロ、20キロするんですよ。あれ確かに常時、随時、一時なんですよ。そんなに使わない。
でも一時だからといって一番奥底に封じ込めたら持ってくるのどうですか?
めんどくさいですね。
持ってこないんですよ、もう。
ってなると一時なんだけれども、まあまあ随時くらいに置いておくみたいな、そういうふうなところも踏まえて置いていくっていうのはいいんじゃないかと思いますね。
確かに。私も現場で働いていたとき、ラミネート、別に毎日使うわけじゃないんですけど準備がめんどくさい。
めんどくさいですね。
コンセント繋いだりとか。なんでどちらかというと、まあ一時じゃなく随時、まあもしくは常時の使いやすさのところに置いてましたね。
それで全然かまわないです。結局は実行確率を上げるのが目的なので、めんどくさいなって思った瞬間に実行確率が下がるじゃないですか。
下がります。
スマートフォンもよくデジタルデトックスするんだったら遠くに置けっていう。
寝室に持っていく。
それも物理的に距離を外すことによってめんどくさいから使わなくなる。
確かに。
っていうのと全く同じような原理になってくるんで、そういうふうな考え方で常時と随時切り分けてもらえるといいのかなと思います。
頻度であったり重さ、持ってくるめんどくささ、準備のめんどくささで自分の中で常時随時一時を決めていただくと。
ですね。
ありがとうございます。
ちなみに環境整備だと結構メインが時間っていうところかなと思うんですけれども、それ以外に時間の使い方っていうところで、いわゆるタイムマネジメントも実行確率向上のポイントになってくるんですかね。
そうですね。自分自身のタイムマネジメントもそうですし、組織としてのタイムマネジメントっていうのもすごい重要になってくると思います。
結局成果っていうのはどう動くかの結果が成果なわけで、カレンダーとかその人の動き方を見れば短中長期的に成果が出るかってわかるんです。
なので一番大事なのはそのメンバーさんであったりとか組織の人たちがどういうふうに動いているかっていうのをチェックすることなんですね。
頭の中で考えても分かりづらいので、先ほど見せていただいたように、
やっぱ見えるかというか図にするとすごい分かりやすいです。
そうです。これもヤバイ仕組み科に書いてあるんですよ、実は。
ヤバイ仕組み科の何ページか忘れましたけれど、
ありました、251ページ。
これ社長の仕事の優先順位チェック理想というのがあるんですよ。
これ吉川さんがやってて、このやり方を私は同じようにやってるだけなんです。
そうすると私自身どこに時間を使えばいいかが明確になるんです。
その優先順位の高いところがカレンダーに振り分けられてなければ、
当然実行されることがないので、
各々作っていくっていうのはいいんじゃないかなって気がします。
ありがとうございます。
まずチェックリストと自分のカレンダー、手出し合わせて、
ちゃんと優先時間使えてるのかなっていうところ。
です。私は毎週必ずチェックして、
私でいうと金曜日とか土曜日とかに翌週のスケジュールとかっていうのを
全部1ヶ月分改めて確認して、
本当に成果の出るスケジュールになっているのを確認するんですね。
その時に先ほどの自分の優先順位と手出し合わせて、
これが優先度高なのにカレンダーに振り分けられてなかったら、
それ実行されない。
他の部分はどんどん削除して、
優先度低いところはやめた、やめた、やめたっていうのをやっていくっていうのが
やっぱりすごい時間の実行確率と成果を出すためのポイントになってくるかなという風に思います。
本間さんは今優先順位どんな感じなの?
私の今優先順位で言うと、
メディアロフェスというかこういったYouTubeとかポッドキャスト
そういったところにかける時間。
あとは採用ですかね。
それ以外の営業とかその辺りに関しては
自分の中ではやらない仕事の中に入ってきているのかなと思っています。
それをもっと多分解像度を上げた方がいいですね。
本間さんとかだと。
ポッドキャスト、YouTube、メディアロフェスの中で
自分の役割って何だっけな。
それをもっと具体化して持ってた方が多分いいですよ。
メディアロフェスって何なんですか?
本間さんがメディアロフェス。
いや私ではないです。
何ができる?
そうですね。
何をすることが優先度が高いんですか?
メディアロフェスの中で。
YouTubeとかも踏まえて言うと
今一番はYouTubeのチャンネル登録者数を増やすために
何ができるのかなと思っています。
それは何ができるんですか?
そもそもまず認知が弱いのかなというところで
メールとLINE、あとはセミナーとかに来ていただいて
お客様ぐらいにしか打ち出しをしていないので
他でどこで打ち出せるのかとか
それこそプリマベラのホームページで目立つ場所に置くとか
そういったことができるのかなと思います。
そういうのをやる時間をカレンダーに振り分けてますか?
いいえ。
なんでできないんですか?
実行確率が低くて成果が出なくて評価が出なくて
ボーナスも少なくなって昇給もしなくて昇進もしなくて
松田の野郎がってなる。
回り回って。
そうなんです。
自分のせいだな。
なのでそういうのもちゃんと明確にしておいて
振り返っていく、チューニングしていくという作業は
やっていった方がいいかもしれないですね。
先ほどの週のスケジュールを作る中で
会議とかの重たい仕事を月曜日に持ってきてたと思うんですけれども
優先順位に関しては何曜日がいいとか
そういったところは特にはないんですかね?
何曜日がいいかどうかは
会社と世間がどう動いているかを考えたわけで
基本的に多くの会社さんは月曜日に会議をやってる。
週の始め。
ってなった時に月曜日にお客様訪問を行くと
結構嫌がられますね。
それはプリマベーターがどうかというか
世間がそうなんで。
世間で見た時に金曜日に
もう今週もう終わりだって時に
午後16時とかに営業来られるってなったらどう思います?
ちょっと嫌だよね。
え?もう終わりだよって思われる。
社長はそうじゃないですよ。
社長は基本的に成果が出ることだったら
いいよいいよってなるんですけれども
会社担当者はそうじゃないですよ。
なんで、仕事のブロックの時は
自社のそういう何曜日に何やるとかっていうのは
多分あると思うんだよね。
っていうのと、世間でどうだっけと。
あと普通に祝日とかあるじゃないですか。
っていうのも考えながらやった方がいいとは思う。
ありがとう。優先順位っていうよりかは
お客様の気持ちに立ってみた時に
どういうスケジュールがいいのかとかも加味するべき。
本来成果を出すっていうのは
お客様に価値提供して初めて
それが売り上げ利益になるのであって
お客様に前提となったスケジューリングをしなければ
ダメだというのは私は思いますね。
ありがとうございます。
ここまで結構タイムマネジメント
時間の使い方について深掘っていきましたが
逆にタイムマネジメント以外で
実行確率を上げるようなこととかってありますか?
タイムマネジメント以外で
実行確率を上げるとすると
やろうと思っている仕事が
どういうものなのかっていうのを
まず見極めるっていうのはすごい大事で
これどういうことかというと
仕事には2つの種類がありまして
1工程で終わるタスクと呼ばれるものと
そのタスクの集合体のプロジェクト
というものはございます。
これをちゃんと見極めないと
実行確率が上がらないんですね。
どういうことかというと
タスクというのは1工程で終わることなので