公務員の年度末の忙しさ
皆さんこんにちは、おかべです。もと公務員でオンライン秘書をしています。 この放送は私のオンライン秘書の仕事や日頃思うことなどを配信しています。
今日の放送は年度末のバタバタということでお話をしたいと思います。 先日ですね、何気なくご縁も頂けてですけど、
私の前の仕事、公務員の仕事について、電柱をなくす事業ということでお話をさせていただいたのですが、
思いのほか聞いていただいた方が多かったので、意外とこういう話って需要があるのかなと思って、
公務員時代の話をしてみようかなと思って、今録音ボタンを押しています。 どこまで皆さん興味を持っていただけるか、
ちょっと分からず喋りますが、せっかく時期も時期なので、年度末、この時期に公務員は何が忙しいのかっていうところを簡単にお話しできたらなぁなんていうふうに思っています。
年度末っていうのがやはり公務員の中では一大イベントというか、一番ピリピリするというか大変な時期でして、
年度始めっていうのが本当にもう年度末が終わって一旦落ち着く時というか、時期にもよるんですけど、次の工事に向けての発注作業とかそういうのは年度初めにもあるんですけど、
ただ一番その年度末というものが発注した工事、私は土木系だったので土木メインの話をしますが、
発注した工事、道路ですとか川ですとか、あとは街の中の歩道とか、それこそ電柱をなくす事業とか、そういうののいろんな諸々の工事の生産をしなくてはいけないという時期に差し掛かります。
基本3月までに予算を占めなきゃいけないので、実際占めるのは3月は遅いんですけど、1月ぐらいにはもう予算のある程度の占める、生産する額を確定させておく必要があるんですが、
年間に発注する工事、各担当が受け持つ工事っていうのが各自治体とか予算規模にもよるんでしょうけども、
私が当時担当していたものですと、多いところでは本当に工事、普通の現場での工事と、あと工事をするための設計とか、何かこう書面上の図面を作ったり、計画を作ったりっていうものの2種類があるんですけど、工事と委託っていう形であるんですが、
それをトータルで30件ぐらい持ったりしていました。
工事には本当に1本何千万とか何億円とかそういうものだったり、あとはその設計とかの委託っていうものが数百万から数千万っていう、そういう単位でのものが30本ぐらいあったりしてました。
それを同時に回していくんですけど、これまで4月から12月ぐらいまでずっと、途中で完成するものもあれば、途中4月から発注して5月、6月に契約になって、12月なり3月まで続いているっていうのもありますけど、
そういった、とにかくその30なら30の工事と委託が並行して動いていくので、そのすべてを工程管理して、いつ完成するのか、いつ生産の額を決めるのかとか、そういうのを日々やっていくわけです。
何やかんややはり工事も金額が大きくなると、その分工事が終わるのが遅くなりますので、大きい工事ですと、大体やっぱり3月ぐらいまでかかってしまう。
物によっては3月で終わらず、4月以降も継続していくっていう形になったり、そういうのは年度を繰り越すので、繰り越しっていう形の生産の仕方があります。
そのそれぞれの工事、委託を繰り越すのか繰り越さないのか、基本は年度内生産、1年で効果を出すっていうのが公共事業の基本的な考え方なので、
そうすると何とか年度内で工事なり設計、委託を完了するっていうことで皆さん頑張っているんですけども、
それが例えば条件によって、例えば土を掘ったら予定外のものが出てきてしまったとか、
あとは設計をしていく中で想定外の要素が入ってきてしまったとか、そういうことによって工事の委託が終わらないってなると、
そこはちょっと理由をつけて繰り越すための申請をしなくちゃいけないっていうのが出てきます。
それと絡めて、年度内に終わるんであれば、いくらでその工事、委託が終わるのか、
理想は本当に何だろう、1000円単位数、100円単位までぎしっと決めて、それをだいたい12月ぐらいまでには目処をつけておいて、
生産のある程度の見込みを予算の取り締まるの本庁ですとか、事務所内の経理担当というか、予算を整理している方々に報告しなくちゃいけない。
それはどの会社でもどの自治体でも同じことだとは思うんですけど、それを実際やっているわけです。
それが最終となる3月までには一旦閉じなきゃいけないので、30本なら30本動いていれば、それが全部3月までに終わらせる契約であれば、
3月にやっぱり集中してしまう。それぞれ1本1本をきちんと計算をかけて、この工事はいくら、この設計はいくらという形で全部出して変更する契約をして、
生産していくという形になります。そうすると、ちゃんと見込んで工程管理ができていればいいんですけど、なぜかそれを現場任せにしていたり、
設計を委託する業者さん任せにしていたりすると、結局3月でやらなきゃいけないことは変わらないので、それがいずれ集中してしまうという感じなんですね。
だから自分もそんな時が多々あったんですけど、でもその時に言われたのが、工事委託、基本12月で終わるっていうふうに仕事をしないと、
12月以降に、1月以降に、例えば発注するだったり、何かをやろうとする仕事は何の意味もなさないぞというふうに当時上司に言われまして、
確かにそうだよなというふうに思っていて、実質3ヶ月、12月、1月からはあるんですけど、でもその3ヶ月ってもう生産だったり、とにかくいろんな業務が重なってくるので、
そこから何かを生み出そうとしても、ほぼ生み出せる余裕も体力もないという状況にどうしてもなってしまう。
だから本当に良い成果をあげるのであれば、1年間、4月からスタートして、12月で全てが完了するっていうぐらいの流れで動いていないと、本当に良いものはできないということが、確かにそれはおっしゃる通りだなというのを体感しながら仕事をしていました。
なので12月には今抱えている工事だったり、設計の委託だったりっていうのを本当に締めるっていう考えでやっていて、それでもなおやはりずれ込んではしまうっていうのが実態なので、
だから本当にまだ3月で、例えば今まだ2月だからあと1ヶ月ちょっとあるなとかっていうふうに考えていると、本当に大変になってしまうんですけど、
でもそれって毎年やっていることなので、たぶん毎年みんなそこに気づいてはいるはずなんですけど、
でもなぜかそれが1年経つと忘れてしまうのか、なかなか毎回同じような形で生産ができずに、その取りまとめのところからちょっと指摘を受けたりとか、そんな感じになってしまうというのが実態で、とにかく年度末はバタバタになるっていうのが私がいた職場の状況でした。
工事と委託の管理
あと、とどめが3月、以前もラジオで話しましたけど、3月は今度移動の時期になるので、大体もう3月、私がいたところですと3月頭ぐらいには次の移動先が概ね出る方が出てくるので、そうするとそれが出た以降はほぼもう心ここにあらずっていう感じになってしまうんですけど、
そうすると、もう次の職場に行くっていう思いが強くなってしまい、今の仕事は次の人がやればいいやっていうふうになって、きちんと引き継がなきゃいけない内容、引き継ぎのイベントがあるんですけども、引き継ぎするにもその資料を作ったりとか、それはこれまでその1年を通して引き継ぎ書を作ればいいんじゃないかなって私は思ってるんですけど、
どうしても3月のその移動が出てから作る人がほとんどなのかなって思うんですが、そうなるとやっぱり何十本もある工事なり委託を締める作業プラス、引き継ぎをするための資料を作ったり、引き継ぐ書類を整えたりとか、そういうのが新たに追加されてくるので、それが結構大変だなっていうふうに思います。
さらには、何十本の工事なり委託も、工事が終われば、現場が終わればとか、図面ができれば終わりっていうわけではなくて、それを現場での検査だったり、書類を書面で机の上で検査したりとか、そういうのが必須です。
検査をしないと役所として受け取れないっていうのが当たり前なんですけど、その検査の手続きとか、検査自体もただやればいいってものではないですし、きちんと基準を満たした現場ができているかとか、ちゃんと基準に基づいた設計がなされているかとか、そういったことも必要になってくるので、
そのためにも時間だったり、書類作成が問われるというか、必要となります。
なので、そういったことも意外と数重ねると時間が取られていくので、そういうのをうまく管理していかないと、この年度末のバタバタがさらにバタバタになるので大変だなというふうに思っておりましたし、
それを回避するために毎年、自分としては工夫しながら、こうすればもっと楽に年度末を迎えられるかななんていうふうに考えてやっていました。
ということで、私のあくまで経験なんですけど、参考になれば嬉しいなと思いますが、そんな感じで、今多分年度末を迎える中で全国の公務員の方々が頑張っていらっしゃると思います。
ぜひ安心して、余裕を持って次の年度を迎えられるようにお仕事を頑張っていただけたらと思います。
最後にお知らせです。
ディスカッション会じゃなくて、リチナジーラボを毎月やっております。
2月は15日、日曜日に福島市の会場で14時から開催いたします。
3月は埼玉、4月は栃木という形で全国回っていこうと思ってますので、興味のある方は概要欄にリンクを貼っておりますのでご覧いただけたらと思います。
最新情報は公式LINEの方にリンクを貼っておりますので、そちらをご登録いただけますと、私の最新情報を送らせていただきますのでご覧いただけたらと思います。
ということで今日の放送は以上となります。最後までお聞きいただきましてありがとうございました。
