自己紹介とテーマ提起
みなさんこんにちは、おかべです。もと公務員でオンライン秘書をしています。 この放送は、私のオンライン秘書の仕事や日頃思うことなどを配信しています。
今日の放送は、 書類を探すのも仕事だというお話をしたいと思います。
公務員時代の衝撃的な一言
この言葉が、私の中ですごく印象に残っている言葉なんですけれども、 書類を探すのも仕事だという言葉なんですが、
前職公務員をやっていた時に、絶望した一言でもあります。 きっかけとしては、私が前ですね、公務員時代に出先の事務所の担当でいた時に、
毎年書庫整理というのがあるんですけど、
ある程度保存期間が過ぎたものは処分するという作業があって、
公務員の仕事って本当に書類が結構多いので、 書類だけで書庫一つ埋まってしまう状況で、それもあふれている状況なんですけれども、
それが保存期間過ぎて処分して、また次の年の書類がたまってきて、 それでまた期間過ぎたものを処分するというのをずっとサイクルでやっていくんですけど、
その時に毎年のことなので、何かしら書類の整理をして、この書類はどこにあるっていう、 本当に図書館みたいな管理をしたいなと思っていたんですけど、
その辺を効率化したくていろいろ話していた中で、 その当時何か職員面談があったんです。
それがちょうど所属長、出先の所長との面談があって、 何か雑談の中で出てきたのかなって思うんですけど、
毎年の書庫整理で、もっと書類を探しやすくしたいんですとか、 探す手間とかその時間がもったいないんですよって話をしたことがあって、
何かしらやっぱり所属長ですから、確かに効率化っていうのに もうちょっと肯定的な話が来るのかなっていう、私の勝手な期待がよくなかったんですけど、
「書類を探すのも仕事」という考え方への疑問
そこで出てきた当時の所長の言葉は、 いやいやいや、岡部さん違いますよと、
書類を探すのも仕事だからって言われたんですよね。 で、「え?」と思って、
その、あ、書類を探すのも仕事なんだっていうのが、 ずっと自分の中でエコーがかかってしまい、
それ以降の面談で何喋ったか覚えてないんですけど、 とにかくこれ出先の長がそれ言うかと思って、
結局その書類を探す時間とか、 例えばパソコンのデータを探す時間とか、
そういうのって積もり積もれば本当に1日?違うね、 1ヶ月とかそうぐらいに積み重なるんじゃないかなって思うんですけど、
年間でですけど、 それぐらい時間を無駄にしてるっていうふうに私は思っていて、
探すないものを、この世にないものじゃないな、 その辺にないものを何か探し当てるっていうのはまた別ですけど、
組織的な非効率性と個人の取り組み
そもそもあって管理さえすればすぐ出てくるようにできるものを、 みんなバラバラに置いておいて、
それを探すっていうことも仕事なんだよっていうふうに言われてしまうと、 世の中のDXとか何か効率化とか業務改善とか、
そういうことをやっている世の中で、 なんでそんなに逆行するんだこの人たちはっていうふうに思ってしまって、
それがトップでそういう考えをするんであれば、それは職員係だってそうだよなっていうふうに 思ってしまって、ちょっと絶望を感じたんですけど、
共有フォルダの不適切な利用
そんなことがあって、 ふとちょっと思い出したので今日は喋ってみているんですが、
皆さんの職場ではどうなんでしょうか、その効率化という点で、 どこの職場でも効率化を図るんじゃないのかなって思うんですけど、
なんか自分はそれを聞いたときに、これは組織的に終わってるわっていうふうに 思った一言だったんですけど、
自分の中ではそこでちょっと火がついてしまって、 だったら自分なりに自分の関わるものに関してはせめて効率化を図ろうというふうに考えて、
書類のどこにあるかとか、 あとデータも誰が見てもそこにたどり着けるようなフォルダの整理とか、
そういうのを心がけてきて、これまで動いてきたんですけど、 結局分かり合えず公務員は辞めたわけですけども、
公務員としての理想と現実
フォルダの管理とかも、よく共有フォルダって私の前の職場では作って、 手先どこに行ってもあったんですけど、
その共有フォルダっていうのは皆さんで共有するフォルダなので、 基本的には誰しもが見れる場所っていうふうになっているんですけど、
なぜかその共有フォルダに個人スペースを作ろうとする人がいるんですよね。 共有フォルダの中に個人名のフォルダがあって、そこに自分のファイルをどんどん入れていくっていう、
そういうことをやっていて、個人のパソコンはパソコン自分であるわけなんですけど、 そちらにプライベートの個人の担当しているデータを入れておけばいいのかなっていうふうに思うんですけど、
まとめと今後の展望
それを共有フォルダの中に個人フォルダを作って、 そこに個人のデータを個人しかわからない形で名前も一緒に、個人しかわからないタイトルにして入れてあると。
お知らせ
中には個人の本当に使用のデータが入ってたりとか、そういうのがよくあるんですけど、 それを移動してきた人が、とある現場の書類を見ようとすると、まずどこにあるかがわからない。
さらには、担当していた個人を特定して、その個人のフォルダに入らないと、 その現場の必要なデータが出てこないっていうような、そういう本当に迷宮入りの状況が展開されておりまして、
自分はそれが本当にちょっと理解ができなくて、共有フォルダなんだから個人フォルダはまずありえないよねっていうふうに思って、 私は個人フォルダは絶対入れてないんですけど、
そういうのが当時当たり前になっていた状況とか、それを改善を投げかけても呼びかけても変わらないし、 その個人フォルダ削除の意味がわからないっていうふうに逆に言われてしまって、悩んだ時もあったんですけど、
そんな感じで、書類にしてもデータにしても、とにかく探すっていうことが公務員は仕事なんだなっていうのが、改めて言われた時に、 いろいろ大変ですねっていうのと、だからいろいろ書類とかデータがいろんなところに散らかってしまっていて、
整理したくても、もう整理しきれない状態にまで今なっているんだなっていうのが当時思ったことでした。
私はやっぱり今も、書類を探すことは仕事ではなくて、 そこは業務としてなくせる項目だなというふうに思っているので、
効率を求めない組織であれば、別にそれでいいんでしょうけど、 ただそれが本当に住民の方のためになっているのだろうかっていう整理・整頓も、よくよく考えたら住民の方のためになるんじゃないかっていうふうに思うし、
探している時間があるんだったら、現場に行って道路に空いた穴を埋めたりとか、 今後の橋梁の劣化する状況を間近に見てくるとか、そういう時間に当てた方が、私は本当にこう、私が思う公務員としての在り方じゃないかなというふうに思っています。
今、その前の職場がどう改善されているかは分かりませんが、おそらく公務員は普遍を重んじる組織なので、変わっていないんじゃないかなというふうに思いますが、これからも頑張っていただけたらというふうに思います。
そんな感じで、今日は公務員の当時に感じた、ちょっと衝撃的な一言からお話をしてみました。
最後にお知らせです。
しなしラボを毎月開催しております。
2月に関しては昨日開催いたしまして、終了しておりまして、次は3月ですね。
3月が埼玉で行います。
4月が栃木で行う予定をしておりまして、詳細は今後その全国回っていく予定ですが、詳細は概要欄の方にリンクを貼っております。
最新情報に関しては公式LINEで発信してますので、こちらも概要欄にリンク貼っておりますので、よろしければご覧いただいてご登録いただけたらと思います。
ということで今日の放送は以上となります。最後までお聞きいただきましてありがとうございました。
