引継書の重要性
みなさんこんにちは、おかべです。もと公務員でオンライン秘書をしています。 この放送は、私のオンライン秘書の仕事や日頃思うことなどを配信しています。
今日のテーマは、引継書についてお話をしたいと思います。
私はこの時期、よくこの引継書という文字を、ものを思い出すんですけど、前の職場で公務員をしていて、
その時にだいたい毎年1月ぐらいから、移動の話が出始め、それに合わせて引継書を書かなきゃなっていうような雰囲気が出始めるんですけど、
だいたい多くの人は引継書を書き始めるのが3月の上旬ぐらいかなというふうに見ているんですけども、
引継書って何かというと、公務員だと移動があるんですけど、移動するとなると次の人に自分がしていた業務を引き継ぐ必要があります。
引き継いだ次の月、要は年度末、3月で仕事を引き継いで、4月からスムーズに仕事ができるように、
引継書というのがあるんですけど、基本的にはそれをもとに公務員の方が内容を見て仕事を進めていくという形になります。
その資料があることで、仕事が滞らずにうまく流れていくっていう、そういうためのものではあるんですけど、
なかなか引継書というものが手強いというか、悩ましいというか、そういう思いがあるんですけど、
要は先ほど話しました3月の上旬ぐらいに次の移動先が、大まかな移動先が事例として出ます。
そうなると移動者が決まって、その人は引継書を書き始めるっていうのが大体多くの流れだったなというふうに思うんですけど、
引継自体はその3月の月末ぐらいに、次に移動してくる人が今の所属に来て引継を受けるようになるんですけど、
そうなると2週間ぐらいで引継書を作る必要があります。
ただこの時点でちょっと破綻していると思うんですが、そもそも引継書っていうのは毎年3月には作成するというのがルーティンとなっています。
移動が、内人が出る出ないは別としても、いずれ引継ぐっていうことは当たり前にあるので、
そうなると例えば3年ぐらい同じ職場にいたとして、次に移動が出ました、内人が出ましたっていう時にその3年分の情報をたった2週間でまとめられるかっていうとなかなか難しいです。
引継書の作成に加えて3月は年度末なので、
年度の仕事の、例えば私だと土木だったので工事の生産ですとか、あとは工事の完成とともに書類を整えたりとか、
その工事自体も今度検査をするようになるので、検査をして引き取るんですけども、検査の準備とか、
あとはその他いろんな、そうですね、次の年度に向けての動きとか、とにかくもう3月は仕事が非常に集中する時期でもあります。
そんな中でじゃあ3年前何やってたっけなっていうふうに引継書を書こうとすると、もう仕組み自体が破綻しています。
そんな人を数多く見てきたわけですが、結局じゃあそれを回帰するにはどうするかってなると、やるのは簡単で引継書を1年中書いてればいいんです。
で、そのことがあった時にある程度その要素をまとめておいて、それを毎回引継書に更新していけば引継書を3月に書く必要もないし、
そもそも毎月書くとか出来事の度に引継書を更新していれば、何も焦って3月の忙しい時に引継書を書くを思い出しながら、資料を漁りながら書く必要はないというふうに私は思っているし、これまでそうしてきたんですけど、
でもなかなかそうもいかなく、多くの方は3月の上旬頃から焦り始めて引継書を書くという流れがあって、結局引継書が形はできても中身がほぼないような引継書も多々見てきています。
そうなると何が引き継がれるんだろうということを思いながら見ていたんですけど、そんなことをこの時期私は思い出すんですが、今お正月がある程度終わって、次は2月なので2月のイベントという形に気持ちは向いていくのかもしれませんが、
引継書のタイムリミットはもう迫っているわけで、そうなると遅くとも今からでも書き始めておかないとなかなか3月大変なのかなって思うし、3月に形だけの引継書を作ったところで後任の人が大変でしょうし、
引継書作成の工夫
その後任の人ももしかすると引き継いでくるときに大した引継書が書けない状況で出てきているのかもしれないし、本当にこういろんな悪循環が起きる時期になってきたなというふうに思って考えていました。
全てが全てとは言わないですが、なかなか引継書って結構重要なものではあるし、それがどこまで住民の方へのサービスにもつながっているかというところを考えてみると、かなり重要な書類じゃないかなというふうに私は思うんですが、
それをちゃんと書き切るためにも早めの引継書作成と、できればその日々1年中引継書を書く癖をつけておくといいんじゃないかななんて思って、ちょっと今日は振り返って話をしてみました。
皆さんの仕事でもし引継書とかそういうのを書くスタイルがあるのであれば、本当に移動時期に焦って書くよりは毎年決まった定期的に引継書を作成して更新しておくと、本当に移動するとき楽なので、最初はめんどくさいかもしれないですけど、後々その将来の自分を助けてくれる癖になるので、
1年中引継書を書くっていうことを私はお勧めしたいと思い話をしてみました。
今日のお話は以上となります。
最後まで聞いていただきましてありがとうございました。
あと最後にお知らせです。
昨年までディスカッション会ということで毎月開催していましたが、今年は少し形を変えてシナジーラボという形でセミナーを開催したいと思います。
セミナーという形ですが、ディスカッションとワークを組み合わせた形で90分の時間の中でお話をしていきたいと思っております。
詳細は概要欄の方にリンクを貼っていますので、ご覧いただければと思います。
これまでは福島市をメインに会場としていましたが、今後県外のいろんな全国の私のお会いしたい方がいるところに伺ってセミナーを開催していきたいと思っています。
ぜひ興味のある方などご都合の良い方がいらっしゃいましたら、ご参加いただけたら嬉しいです。
ということで本日の放送は以上となります。
最後まで聞いていただきましてありがとうございました。
