感情的な反応に陥る原因
にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代の読み書きソロ版を中心に様々な話をしています。
今回のタイトルは、「仕事で文章は作るけど、仕事を文章にすることは案外少ないのかな?」というものです。
火曜日は日頃考えていることを話しています。
ある組織の枠の中だけで仕事をしていると、物事に感情で反応することが増えてくるものです。
これは仕事に限ったことではなく、いろいろな場面で見られるものですが、厄介なのは本人はそうなっているとは思っていないことです。
仕事をしている組織はそういう問題に対応できるようになっているものですが、うまくやっているように見えてそうではないこともよくあります。
組織の論理が優先するなんてことをよく言いますが、この組織の論理というもの自体が多分に感情的なこともありがちです。
こんな風に話し始めると、そういう組織がダメダメみたいな感じがするかもしれません。
ダメダメというより、そういうものだと思った方が良さそうです。
所詮人がやることですから、組織であってもその習性みたいなものからは逃れられないのでしょう。
内外に悪いというわけでもありませんしね。
ただ、感情的な反応が多くなる原因は、大抵視野が狭くなっていることです。
ずっと同じ部屋の中で壁の内側しか見ていなければ、誰でもそうなってしまうと思います。
組織の外側からの視点を持ってみると、ものの見え方はガラッと変わってしまうものです。
何かが起きたときに、なぜそうなったのかを考えるとしたら、起きたことの外側からその事象を見る視点が必要です。
こういう癖をつけておくと、自分の中に一瞬生まれた感情をひとまず置いて、割と妥当な判断や処置ができるようになります。
仕事の文章化の重要性
ちょっと自分の仕事を思い浮かべてみてください。
世の中の仕事はあらゆる場所で文章を作っています。
文章を作らない仕事はないと言っていいでしょう。
文章とは縁通りと思っている人も、勤務票に働いた時間を記入して給与明細をもらうことはあるでしょうし、
買い物をしたらレシートという文章を作りますよね。
まあ、レシートは自分で作っているわけではないのですけど、買い物という行為を記録した文章と考えることもできるわけです。
こうやってやったことを記録する文章は日常的に作りますが、案外やらないのが仕事そのものを文章化することです。
これ、すごく苦手な人が多いみたいです。
マニュアルを作るみたいなことは少し難易度が高いと思いますが、仕事の日報を書くことも苦手という人は多いのではないでしょうか。
そういう人があまりにも多いので、決められた項目にチェックを入れるだけみたいなものを日報と呼んでいるケースもありますし、そもそも日報を提出させないところもあります。
割ときちんとしている日報は大抵書簡を書くようになっているものですが、ここを書くのがすごく苦手という人もよくいます。
でも実はこの部分が仕事をやっていく上ではとても大切なものなのです。
仕事を文章化する上層部の役割
仕事の文書は事実に即して作成するものですが、それだけをやっていると仕事をやっている組織は停滞していきます。
それではまずいので、それらの文書にざっくり目を通して課題を見つけたり解決方法を考えたりするのが管理職の仕事になります。
こういうと、それは上の人の仕事でしょう?って思うかもしれません。
確かにそうなのですが、その上の人はいきなりそれができるようになったわけではありません。
めんどくさいなぁと思いながら日報の書簡を書いてきたから、仕事を客観的に見る目が育ったのです。
書簡がめんどくさいのは、例えば、「良くないと思った。」と書くだけではダメだということですね。
必ず、なぜそう思ったのかを書けと言われるし、それができるようになったら今度はどうしたら良いのかを書けと言われるからです。
でも、このめんどくさいことが、実は企業や組織がやっていることの本質なのです。
業務プロセスの中で発生する文書の処理が仕事になっているのは単に量が多いからです。
そういう処理は、処理コストが安い方法が出てくると簡単に置き換えられてしまいます。
単純に置き換えることがなかなかできないのは、その中に業務を変えていく人を育てるというミッションが含まれているからで、それが日報という業務を俯瞰する文書の形になっているということなのです。
仕事で文書を作ることと、仕事を文書にすることの違いがここに現れているわけで、
それをきちんとやらないということは、究極的にはその組織に本当に必要な仕事をしていないということになります。
お給料が上がる仕事は、当然組織に本当に必要な仕事なのです。
ぜひ自分がやっている仕事をよく考えてみてください。
文書にすることの重要性
今回は仕事で文書は作るけど、仕事を文書にすることは案外少ないのかなという話をしました。
今日はここまで。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。ではまた。