新年の始まりと業務の忙しさ
こんにちは、こーざきです。
2025年1月3日の声日記を始めていきたいと思います。
新年の営業日2日目が終わりまして、家までチラフチラ帰っております。
仕事が忙しいですね。
ミーティングも多いし、来週はまた出張でテキサスに行くし、
なんやかんやとやらなあかんことが次から次に押し寄せていきますね。
今日は結構いい感じだったかな。
前回の配信で、今年は早く失敗するを心がけます、みたいなことを喋ってたんですけど、
それをね、今日もちょっとやってたんですけど、
あんまり考え込まずにメール返信するとか、会議とかでもあんまり、
これ聞いてどうなるかなみたいなのを、結末まで予想を立てずに、
思ったら聞いちゃうみたいな感じでやってたんですけど、結構うまくいったんちゃうかな。
そうですね。
これやると仕事の手離れがいい気がします。
早いところメールが片付く感じがしているので、結構ありですね。
なので、さくさくとこの調子で仕事を進めていこうかなと思ってます。
30MBファイル配布事件
ちょっと最近あったことについて話そうかなと思ったんですけど、
ある社内のユーザーのメール30MB添付ファイル300人送付事件ということがありまして、
Twitterの方にもつぶやいたんですけど、
社内のあるユーザーが定期的に全社員が参加するオンラインミーティングをやってるんですけど、
そこで共有する資料ですね、PDFとかPowerPointとか何個かあるんですけど、
それを全部メールの添付ファイルにペタペタと貼って、
明日のミーティングの資料ですみたいな感じで、
全社員、全ユーザー、関連する全ユーザー300人に送っておったんですよね。
なんか来たな、また全社ミーティングの資料かと思ってパッと見たら、
添付ファイルの容量合計が30MBってなってて、
おいおいおいおいおい、
なんですよね。
おいおいおいって思ったんですけど、
よくよく考えなくてももうあれなんですね。
今の会社のユーザーさんって、
全くそこを気にしていない、そうなんですよね。
ねえ 自分もだからいろんな会社で情シスで今までやってきたし、前職SIerでいろんな会社さんの環境
見てはきたけれども メールにそうですねなんかそんなそんなバカでっかい添付ファイルをこうつけて
そんな人数に送る人はいなかった いなかったんですよ
ウソやろって 思ってるところもちょっとあるんですけどまぁとはいえねなんかね所変われば
って話で自分が今まで常識だと思ってたものがね 場所が変われば別にそれは当たり前ではないんだろうと
いうことで ちょっとまあ
はいこういう そうでその件だけじゃなくてねまぁ結構あるんですよ
あの 動画ファイル添付して送っちゃうとか
結構あってでまぁ ユーザーに罪はなくて
そうなんですよねだから ダメだとするのであれば
でそもそも自分がなんでそもそもダメかと思ってるかというと 30メガを300人に送ったら
それぞれねメールボックスの容量30Mずつ食うわけじゃないですか
300人のメールボックスに届いたらそれはもう合計したら9ギガバイトじゃないですか で
そのメールボックスの容量がみんなめちゃくちゃ余裕があるとかでもなくて 結構みんなパツパツでやってて定期的にそのね
あの容量の大きい メールを整理してとかっていうのはもうそれぞれのユーザーさんにね
手間がやっぱり発生するので でねそのスピードは極力緩やかな方が望ましいわけじゃないですか
またメール整理せなあかんわってなるし メール整理するのにもやっぱりね it サポートに問い合わせが来ることも多いですし
なのでまあいいこと一つもないんですよね でまぁファイルがねそんだけ300人の手に渡ったら300人の
手に渡ってその後なんかね二次編集みたいなことされたらまた別バージョンが発生 してみたいなこともあるのでファイルは一箇所において
それを共有しましょうっていう方が あらゆる面で望ましいわけですよね
はいという前提をまあ共有 できてない
ので共有せなあかんとそれだけの話なんですよね そうなんで
まあ結構その そうですねここ
ここまで考えを整理するに至るまでにちょっと時間が必要だったんですけど まあ何が必要と今後何が必要だと思っているかというと
まずはファイルの共有方法をレクチャーする必要があるなと
そこが多分まず1点目かな でまぁ家やと今から MSに寄せていこうとしてるんでマイクロソフトのソリューションをね
に寄せていこうとしているのでまあその前者で共有するとかって話だったら シェアポイントですね
もうシェアポイント1個作ってで全社向けの 共有ファイルはもうこのフォルダーに入れてくださいと
ファイル共有の改善と提案
で右クリックでシェアして言うできたり url を まあメールを送るなり何なりしてくださいとそうすれば
メールボックスを圧迫することはないないですと ちゃんと権限も設定すればなんか望まない編集を加えられることもないし
ねもし万が一消されたとしてもヒストリー残ってるしバックアップを取られてるから そこから戻せますよと
いうところまでちゃんと説明した上で えっとそうですねまぁそこで同時にその合意形成というか
はいあーこっちの方が確かにいいねっとこみんな 納得してくれれば、もう何の
遠慮もなく違う何のためらいもなくみんなそっちに 軸足を移していけるので
それをやっていきましょうという話ですね
うーん ですね本当にねなんか
まあ今の会社で入社してぼちぼち7ヶ月 ですけど
やっぱり まあ1個1個ですね本当に
結構だから ねまぁ
本当に世の中いろんな会社があってそれぞれの it リテラシー というか it ツールの活用の度合いっていうのは本当にそれぞれだと思うんですけど
本当にそれぞれだなって 思ってますそうなのでまあまあ自分が今いる上司マネージャーとして入社した会社は
あ今ここなんだなっていうのをきちんと認識した上で必要な 手順必要なステップを1個1個踏んでいきましょうというのを今年のはず始めに
決意した次第です ねぇ
まあ本当に 何でです
なんでなんでそう 何でその方法を取る
みたいなことってね結構 あったりするんですよなぁ
ねいやーもなんか同時編集とか スルーにあったら
なんでメールねシェアポイントワンドライブ置いて みんなで同時編集
エクセルとかしたらええのにって思うこととかも あるんですよやっぱりなんかね日々飛び交ってるやり取りとか見てるとなんですけど
まあそういうのも こう
なんていうか あれですねこういうやり方があるんですよっていうのをね
共有していくと いう役目もになっているんでしょう
をそうそうそうになってるんですよ はいなのでそうちょっとねまあ決意を新たにというか自分の現在時点はここだ
なっていうのを今改めて認識してちょっとここから一歩一歩 あの長い道のりではあるけれども
一歩一歩歩みを進めていこうという 気持ちでございます
であとちょっと思ったのはなんかあれですねユーザー にそうやってその it ツールの活用を
提案する場面っていうのって自分の経験から行くとあの
ヘルプデスクからっていうパターン結構多いんですよね とかまあユーザーさんがそのなんていうか自分の自社の
環境においてどういうところに不便さを感じているとかどういうところに課題が あるのかみたいな乗って
やっぱりねヘルプデスク でそのユーザーと接する中で生まれあのなんか伝わってくる聞こえてくるっていうことが多いので
あのそこをやっぱりちゃんとせなあかんなちゃんとせなあかんなっていうのは自分 今そのヘルプデスクのえっと1個1個のそのインシデントに関してはそこまで入って
ないんですよね 安いもっと言うとそのインシデント管理のシステムも現状
ないまあまあ正確に言うとあるけど使われてないっていう残念な状況なので そこでちょっと状況をねあのつぶさに把握するとか
もっと言うと自分もなんかそのポイントポイントで全部じゃなくていいので なんか特定の問い合わせに関しては
あのヘルプデスク担当している人と一緒に自分も入っていく でまぁキーユーザーになりそうやなみたいな人にはちょっとこう話深掘りして聞いて
いくみたいなのを 常日頃からやっとかんとそういうなんか活用を進める上で促進する上での
大事なポイントっていうのは何かチャンスとしてはこう掴めへんのちゃうかなぁと思う のでまあそういうのもね合わせてやっていこうと思ってます
なのでまぁこれまた長い道のりであるんですけど 8インシデントツールチケット
チケッティングシステムの 導入からスタートして
はい エルプデスクの
問い合わせ内容とかも把握しながらもう今本当に慣れなんですよね メールがその it 部署のメーリングリストにただただこう
いろんなユーザーからのメールがボアーって流れてきて l プデスクの人が
自分の なんだろう
来たやつから順番に対応していく 解決したとかしてないみたいなその現状のステータスも
メール上にしか情報がないまあもしくは人に聞くしかないみたいな感じなので でね今
な今はそのそれでやれてたとしても 人数増えるとねー
そういうのはやっぱすぐ破綻するので ね
というので待ちゲッティングシステムもやっていこうと いうふうに思っております
いやーやること多い本当にねーやること多い M365のライセンスも整理せなあかんし
セキュリティも強化していかなあかんし本当にねー やること多いじゃないですねえっと
こんななんか今日あれですねツイッターで見たんですけどこういう時はのルパン 賛成の次元大助のセリフを借りて「面白くなってきやがった」
っていうとなんかポジティブにとられる捉えられるからいいですよって言ってました だから「面白くなってきやがった」です
はい ということで今日はですねえっと30MB300人配布事件
とまあそれへのアプローチどうするかという話をさせていただきました はいではまた次の声日記でお会いしましょうバイバイ
