イベント運営の難しさ
ヒロの明日が楽しくなるラジオ。おはようございます。
普段はプログラマーをやりながら、副業で地域活性化を目指す事業を行っているヒロです。
このラジオでは、明日が楽しくなるような情報をお届けしています。
今回は、イベント運営の難しさ、そしてそこから学んだことについてお話しします。
結論から言うと、イベントを主催する側として、参加者だけでなく出展者にも配慮した柔軟で、あと丁寧な対応が大切だと改めて感じました。
はい、最初にお知らせをさせてください。9月の14日に名古屋でCNPトレ科の交流会を行います。
既に11名の方に参加申し込みいただいていまして、残りは5枠ということで、もし興味があるなという方は、お早めにお申し込みいただければと思います。
概要欄にその交流会に関するポストを貼っておきますので、ぜひご確認をお願いいたします。
それでは本題に入っていくんですけれども、先日とある子供向けのイベントに出展者側として誘っていただいて出展しました。
そのイベント、主催者さんの企画として、
買い回りポイントのような企画があったんですね。
各ブースを訪れると先着でポイントがもらえて、そして貯めるとプレゼントがもらえるという、主催する団体が計画したそういう企画がありました。
子供たちに楽しんでもらうためのすごくいい企画ではあります。
ただ、想定以上に多くの方が来場していたようで、事前に伝えられていた先着人数にすぐに達してしまいました。
その結果、その企画が早い段階で終了したんですね。
そうなると、買い回りポイントの企画を楽しみにしていたけれど、参加できなかったという方々から運営に対していろいろな意見が出てきていたようです。
そこで運営側の人たちから、各出展者に対して何とかなりませんかという追加の協力依頼が出たんですね。
もちろん私たち出展者もできる限り協力したいという気持ちはあります。
ただ、もともと要求されていたというところはしっかりと満たした上で、
さらにイベントの真っ最中でバタバタしているという時に急な指示の変更があると対応するのはかなり大変なんですよね。
先着何名様っていうもので準備したものと同じものをまたいくつか準備してという感じで可能な限りは応えたんですけれども、
正直なところ少し困惑してしまったという部分もありました。
具体的には、その先着なので早めに来て、すごく並んで待ってくれた人と、
後からフラットをやってきた人も先着の枠が広がって、その条件を満たしてしまうということで、
その不公平感を出展者が追うべきか、それはそれでまた別の指摘とか出るんじゃないのかなとか、
まあいろいろ考えたりして結構判断に迷った、困惑してしまったんですね。
それでということでイベント自体は成功だったのかな、楽しく過ごさせてもらえたのかなと思っているんですけれども、
今回の件、出展者側の立場からイベント運営の難しさというものを改めて実感する良い経験になりました。
学びと改善
私たちもイベントを主催することがあるので、今回の学びというものを生かしていきたいなと思います。
途中で指示を変えたら、出展してくれる人もそうですし、参加してくれる人も戸惑うということが肌身を感じて、
自分で体験することができたので、じゃあ自分がイベントを主催する側に回った時には、
これはやめようみたいなところとか、どうすべきかみたいなものを考えるいいきっかけになったのかなと思っています。
なかなかやる前に全てを予測するっていうのはすごく難しくて、というかほぼ不可能だと思っています。
なので、そういった小さな経験の積み重ねっていうのをしっかりと自分たちの活動とかにフィードバックしていくのが大事だなというのを今回改めて感じました。
日々学びですよね。小さなところからしっかりと学んでいく必要があるなと、そんなことを思いました。
ということで、今回はイベント運営の難しさというテーマでお話ししました。
この配信が皆さんのお役に立ったら幸いです。では良い1日をお過ごしください。
