IT現場の手入力の課題
普天にするほど話したい。この番組は、システム開発25年の株式会社プラムザが、赤坂より開発現場の今と本音をざっくばらんに話していこうという番組になります。
進行は私、鴨志田と、代表の島田と、賑やかし役の辰巳です。よろしくお願いします。
早速ですが、本日のタイトル、一般企業のIT現場の悩みあるあるE対7線というところで、あらかじめ7つお伺いしているんですが、では早速、まず1つ目からいきたいと思います。
1つ目、手入力のミスが多い。これはやっぱりIT現場の悩みがある。これはシステム的な悩みというか、現場の悩みというか、これをどういったことになるんでしょうか。島田さん、お伺いしてもよろしいですか。
これはよくありますけど、電表をもとに手打ちでシステムに打っていったりしますので、それが間違っているということがあって、後からそれが分かって、探すのも大変、修正も大変みたいなことがありますよね。
これはもちろん現場の管理する人とかも困ると思うんですけど、単純にシステム側でも困るってことになるんですかね。
システム側はそのまま食べちゃうんで、その情報を食べちゃうんで、それを元にして作られたものは全部こう。
例えば三つ文章の型番が間違っていると、請求書も間違ってきますし、いろんなところにレポートも間違ってますし、いろんなところに反省してきますよね。
なるほど、なるほど。これはどうしたらいいんですかね。手入力のミスはなかなか。
まず思うのはExcelだとそれは確かに頻繁に起きやすいかなと思っていて、それが何でかっていうとExcelってシステムとかと違って、いわゆるバリデーションといって、
正しい型、正しい文字数とかで入力されているかどうかが判別できないかったりするじゃないですか。関数を仕込んでおいたら、それが正しくないかというのは出てくれると思うんですけど、
その入力を進めるにあたりのプロセスの中でちゃんとコントロールしてくれないので、Excelはそれが起きやすいかなというのはちょっと思いました。
なるほど。ある程度システム側で、例えばよく見るのはグレーアウトしている、こんな風に入れてくださいねっていうLINEのメッセージみたいなものだとか、
そもそもバリデーション的なもので弾いていくということで、ちょっとはその手入力のミスがなくなる方向にはできるというところですかね。
ちゃんとしてそういうバリデーション、入力チェックがないパターンの場合の話ですよね。そもそも手入力させないようにですね、必ず選ばせるっていうシステムもあるので、
そういう時はこういうことは起きないですよね。
そうですね。
なるほど。
既にあるデータから選択させる。
なるほどですね。ただそれがかっちりしすぎていると割と不便なところも出てくると、確か前どこかで話を聞いたような気がしていて、確かにその塩梅とかすごく難しそうだなってちょっと思いましたね。
そうそう。例えばリサイクルショップとかだと、物が1点しかないとかってことがあるんですよね。
そういうのって商品マスターとかがないので、もう売った瞬間が登録なんだよね。
はい。
初めて出てくるっていう商品は。なのであらかじめセットしておくことはできないわけだよね。
そうですね。確かにそこはあんまり考えたことがなかったかもしれない。
そういう場合は手入力でやるしかないので、ミスは防げないというか、それで三つ森とか作ってしまうと、最後までずっと間違った型番で行ってしまうみたいなね。商品名で行ってしまうとかいうことが起きるわけですよね。
確かに悩みの一つではあるというのは今の話を聞いて間違いなくそうなんだろうなって思いました。というところで、次2つ目いきたいと思います。
重複入力の手間について
重複入力の手間。これは瀧さんお伺いしても大丈夫ですか。
これについては僕が理解できているかどうかはまず整理するんですけど、一つの例えばExcelとかに営業の人とか営利の人とかが一気に入力するとかっていう話ではないですか。これどういうことなんだろう。
本当に管理大臣みたいなExcelがあって、それをいろんなところに入れていかなきゃいけないっていうことだと思うんだよね。
なるほど。要は一見管理されてなくて、いろんなところにそれぞれの部署を手に保存されているとか。
制御補助があったり、楽天の実際の管理システムがあったり、営業会計があったり、そういうのを全部入れていかなきゃいけない。一個一個同じデータを複数のシステムに入れていかなきゃいけないとか、そういうことがあると思うんだよね。
なるほど。そういうことですね。確かに単純に手間だったり、効率よくなるためにシステムを活用しているのに逆に手間が増えているっていうのはよく聞くところではありますね。
まだ自動でAPIとかでポストしてあげたりだとか、ゲットしてあげるってことができればまだいいですけど。
これはそうですね、Excelとかはそれこそ別でマクロ組んだり、いかないといけなかったりだとか、なかなか入力も手間ですし、あとは必ずやっぱりミスが起きやすいのかなとはちょっと。
単純に打つところが増えるってなると、そのミスが増えるっていうこともそうですし、同じ文字でも多分それこそすごく極端な例ですけど、間にシフトを入れるかどうかとか、それこそカタカナの大文字かどうかっていうところとか、先週かな、あったと思うんですけど、そういったところもいろいろ手間は増えそうですね。
間違いないと思いますね。
じゃあ次行っちゃいます。3つ目、紙ベースの資料をデジタル化するのが面倒。これはイメージしやすいですね、確かに。
最近でもAPIとかうまく使ってできるようになった、AIとか含めてできるようになってきたっていうのをちょっと聞いたような気がするんですけど、島田さんいかがですか?
お客さんからの注文書とかね、その辺はだんだんアイテムが進んできたっていうのはあると思うんだけど、割と現場の報告書とか作業日報とか、そういうのは現場のおじさんたちがやってるんで、端末もないので紙で書いたりするんだよね。
それを総務部の人が集めてきて全部返記していくみたいな、何時間かけてやったとかっていうのね。そんなことをやってる会社はいまだにあってですね、それは大変だと思うんだよね。
昔裁判所がソニーがテープレコーダーを導入するまで傍聴しながら記録を紙に書き起こす人みたいなことを今でもやってるってことですね。
そういうことね。
我々の仕事はパソコンとかスマホは欠かせないけど、地下仕事の現場ではそんなことないので、どうしても紙だったりするんだよね。
それによって仕事がある人もいるので、一概にこれっていうのも言えない?
そんな辺はね、こっちのITの方が歩み寄っていって、少しでも簡単に入力できるようにっていうシステムをしなきゃいけなかったりするんだよね。
OCRとか最近はあるんで、その辺を使って自動的に取り込んであげられるようになればいいけどね。
GPTが発達して、書類とか画像とかを貼っ付けて、これに書いてあることを文字起こしてとかやってくれると結構それ出してきてくれることがあります。
最近は本当にAIが性能がいいんで、手書きでも読んでくれたりするんでね。
すごいですね。本当にあれはすごいと思いました。
すごいよね。
ありがとうございます。では次行きたいと思います。
4つ目、報告フォーマットが頻繁に変わる。これはどういったことになるんですかね。
辰巳さんお伺いしてもよろしいですか。
例えばですけど、これも実際に過去の案件であった一例を出すと、倫理を、物件を仕入れするときに挙げたりするじゃないですか。
その物件によったりもそうですし、タイミングによって、この項目必要だねとか、この項目いらないねとかで。
収入単位付き単位でフォーマットの内容が変わってくるんですよ。
それも情シスの指示だったり会社の意向だったりすることもあると思うんですけど、
それによってあれこれどうやって書くんだっけみたいになったりするのがすごいよくあると思います。
なるほど。
情シスに指示を質問したらそんなことわかるだろうみたいな感じでよく言われたりする。
確かにデータ入力されたはいいが、その先どうするかっていうのがそれぞれだったり。
それこそ現場単位で情シスごとに指示が違うとかも全然ありそうですしね。
そうなんですよね。
それをやるとやっぱり属人的になっててフォーマットが統一されてないじゃんとか、
部署間で横口が刺さってないねみたいなことになったりするんで、
うわーっていうふうなことが現場で起きてるんじゃないかなと思いますね。
島田さんこれはシステム的にはどう解決していけるものなんですかね。
こういう柔軟にフォーマットを変えられるっていうのを目指して、
うちなんか開発したりするんでお客さんが言われたらすぐ追加しますよみたいな、
3日間追加しますとかって言ってお仕事もらったりするんで何とも言い難いんだけど、
現場には情シスの方から言ってもらう必要があるのは間違いないよね。
勝手にその部分だけリリースしてしまうと現場では混乱してしまうので、
その辺はちょっと社内でしっかりやっていただきたいなっていう感じですかね。
それを多分社内だと割と盲目的になると言いますか、
日々やってることなので結構これ伝わるでしょうみたいな抜けてるところが、
開発会社が入ることによって第三者、全然神々ですけど、
第三者的な視点で見た時に整理されるとかそのお手伝いとかはできるかもしれないですね。
少なくともうちに依頼が来る時には指示がまとまってるはずなので、
その段階で現場に言ってもらえれば時間的な余裕もあるわけだし、
1時間後ぐらいにシステム開発会社から出来上がってくるから、
そしたら何か変わるからねみたいなことを言ってもらえればいいのかなと思いますね。
ありがとうございます。5つ目いきたいと思います。
データを加工するのに時間がかかる。これは島田さんお伺いしてもよろしいですか。
そうですね。各部署で管理部門になってくると、それを報告するためにさっき言ったみたいな
作業日報とかそのまま生のデータをもらっても困るので情シスはね。
それを集計するわけですよね。何の製品に何時間かかったとかですね。
そういうのがシステムで組まれていれば簡単にできるんだろうけど、
組まれていないと現場の作業員の人が一生懸命Excelで集計して、
情シスに集計レポートを出すみたいな。
工数であったり売り上げであったり、在庫の変動とかもあるかもしれないけど、
そういうのを現場の人が一生懸命Excelで計算していくことが結構あるんだよね。
グラフに関わらず表に出したりするのって、お互いがどういう意図でこれが作られてるのか分かってないと。
作ってきたところで、これ何のために作ったの?っていうのが多きがちですし、
そこらへん非常にセンシティブだなというのは思いました。
結局作った逆、使われないじゃんみたいな。
情シスのもらいたいデータと現場の人たちが出したいデータって違ったりするので、
綺麗なグラフ作っていっても、それが激に触れることもあったりして、
本当にそうですよね。
綺麗なだけじゃないかみたいな。何に使うんだこれ?みたいな。
本当にそうです。何に使う?これで誰が喜ぶ?みたいな。
でも今まで挙げてきたもの、1つ目手入力のミスが多い。
2つ目、重複入力の手間。
3つ目、簡便性の資料をデジタル化するのが面倒。
4、報告フォーマットが頻繁に変わる。
5、データを加工するのに時間がかかる。
この5つなんですけど、これいずれもシステムで縛ることはできるけども、
IT現場の課題
縛りすぎたら現場では困るみたいなところが結構共通してるのかなと思いましたね。
ここらへんをいかに塩梅よく作っていくのかっていうのが
開発会社の見せどころといいますか、
ちゃんと話を進めていって決めていくところなのかなという印象を受けましたね。
そうですね。あまりガチガチに決めてしまうと有益ではなかったことはできないですし、
逆に自由度が高すぎると、Excelなんか本当に自由度が高いんだけど、
なんか欄外にメモを書いたりもできるんだけど、
そういうことをすると後で収集疲れになってしまうっていうのがあるので、
そこらへんはうまくバランスを取ってやっていかないといけないところですよね。
あと物理的にできないっていうのもあるんだよね。
さっき言ったみたいな楽天のRMAのシステムがあって、
それと社内の在庫管理システムは全く別だったりするし、
政策スポーツを使っていたり、キントンとか使ってやっていることもあったりするので、
バラバラにシステムって存在することが結構あって、
これは統合しようと思うとめちゃ大変何億もかかってしまうので、
それを並行して使うしかないということはあるんだよね。
いつもはそうですけど、こういうのを全部業務システム化するっていうのは、
やっぱり非合理な場合がおっしゃる通り出てくるので、
それをシステム化して、あとはマニュアルでやっていくかという切り分けが
すごいポイントになってくるかなと思いました。
データの可視化とシステム化
ありがとうございます。
ここまで5つということだったんですが、タイトルではあるある言いたい7線というところで、
あと2つあるんです。
これは鴨志田の中では、なかなかパッと解決しづらそうな問題だなと思ったので、
ちょっと別の悩みなのかなと思いまして、一旦繰り出していただいたんですけども、
6つ目いきたいと思います。部下の報告がバラバラで比較しにくい。
これは辰巳さんいかがでしょうか。
本当にあれですね、さっきの4番目と対になっているのかなと思っていて、
部下から報告が来ましたと思って、依頼していた内容と思った通りに書いてくれなかったりだとか、
過去の履歴などから参照したりだとかっていうことも多分するでしょうし、
他のメンバーと比較して、それが民視でないから内容がちょっと分かりにくかったり、
これってどういう意図なのとか、文章としておかしくないみたいな指摘をたくさんすることになってしまうんじゃないかな、
というのが多分悩みなのかなと思います。
辰巳さんいかがですか。
そうですね。表現の仕方が人によって違ったり、比較が難しいということですね。
特にうちみたいな個人混じった会社はいいですけど、何百人もいるところだと各部署も何十人もあったりするので、
どこの部署が一番正式でいいのかとか、今後売上が上がってきそうなのかというのが判断しにくかったりすると思うんでね。
報告を作るためにデビューしてもらう、確認してもらうというのがメインなのに、
その確認をするときに、そういう修正依頼とか内容の確認が煩雑になるから、間にもう一枚かましてレビュー前のレビューみたいなのをやるみたいなのが発生しがちですよね。
何のためにそれがあるのみたいな感じになると思うんですけど。
ありがとうございます。
これもおそらく6つ目のものとちょっと似ている部分もあるのかなと思う最後の7つ目ですね。
データを見ても問題点が分かりにくいというのが問題点で、島田さんお伺いしてもよろしいでしょうか。
ほぼさっき言っちゃった感じだねこれね。
例えば売上一覧とかガーって出してこられても、一体これが何が問題なのかパッと見分からないというようなものがあったりするので、
この辺はやっぱりシステム化していかなきゃダメですね。
管理部門の方でこういうことが分かるようになりたいと。
例えば前年比とか前々年比、過去5年間で売上トレンドを見ていって25%以上下がっているやつは赤いラインにしてくれとか。
そういうようなことをシステム化しないと、単月のデータを出してこられてもそれは分からないし。
あるいは5年間は見るんだよって言っても、たまには10年前と比較したりとかっていうのがあったりするので、
そうなっているとシステムで自由に比較できるようにしておかないといけないと。
それこそ前もってどういうものをどういう状態で欲しいのかっていうのをちゃんとある種管理側の方で決めておかないと
めっちゃかめっちゃかになりそうで結局使えないってことになりそうですよね。
そうね。一生懸命資料作った部下たちも可哀想だよね。
だいたい紙で表現できることって結構少ないので、システムで画面見ながら会議場でいろいろと比較できたりするようにしないと難しいよね。
そうですよね。いまだに紙の資料で見たいっていう方も多くいらっしゃる中で、どうシステム化との折り合いをつけていくかっていうところも問題になるかなと思いますが。
そういった管理側がどういったものが欲しいかとかどうするのかっていうところを決めていくっていうところが結構意味合いとして強いのかなっていう。
それがシステムに反映しているだけっていうところがあると思うので、そこら辺をちょっと先ほども話してしまいましたが、第三者の視点とか開発会社の視点とかっていうところで見てお手伝いできる部分っていうのは結構ありそうだなと思いつつ、
塩梅とかはよくよく話して業務とかの理解とか進めて提案をしないと使えないシステムとかも言われてしまいそうだなというふうに思いましたね。
本当にシステム作るときって何でしょう、いわば一種の業務改善をするみたいなことも含まれているので、ここら辺をちゃんとヒアリングしてどうやってやっていきましょうかっていうのを綿密に話していく必要があるかなと思います。
ありがとうございます。島田さんこんな感じでよろしいでしょうか。
そうですね、データ入力とか複数のシステムにまたがっちゃってるやつはRPAとか使ってね、RPAって入力を自動化するみたいなツールがあるので、それうちでも多少できるのでそういうことをやってみたり、
あとBIツールもいろいろ出ててそこと連携もできるので、いろいろと相談していただければ提案できると思います。
じゃあこの悩みは何で解決できるかというようなことを壁打ちしていただければ。
ということで気軽にご連絡ご相談いただきますと幸いですというところで本日は終わりたいと思います。
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それではまた次回お会いしましょう。
ありがとうございました。
