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こんにちは、リッチャーです。
10X.fmは、10Xで働くメンバーが緩く話すポッドキャストです。
今回は、今まで石川さんホストが多かったんですけど、
今回は、エンプロイーサクセスとPRを担当する私、リッチャーが
ホストとしてお話しさせてもらいます。
今回は、コーポレート担当の津田さんにゲストに来てもらいました。
津田さん、ご紹介をお願いします。
こんにちは、津田です。
コーポレートオペレーションズという仕事をしております。
今年3月に入社しまして、直近の業務とかミッションとしては、
いい感じにする、会社をいい感じにする、
手続きを楽にしたりとか、
今日この後話す様々な業務の自動化だったりとか、
提携化だったりとか、みたいなことも含めていろいろやっております。
よろしくお願いします。
お願いします。
壊しちゃったんですけど、私もうちょっと自己紹介をすると、
私は去年の10月にXに入って、
その前も半年ぐらい業務委託で広報の仕事をしていたんですけど、
10月に入ってからは広報に加えて、
エンプロイーサクセスって社内だと呼んでるんですけど、
社員のみんなが働きやすくなるような活動とか、
採用だったりとか、ということを全般的にやっています。
この10X FMでは、いつもは主にプロダクト関連の話をしているんですけど、
今日は少し趣向も変えて、
私たち主に社員の皆さんが働きやすくなるようなことだったり、
基盤というところをコーポレートでやっているんですけど、
そこでも自動化とか効率化とかを結構やっているので、
そんな話をしようかなと思って1エピソードもらいました。
今日なんですけど、最近手続きの中でも、
10Xの入社手続き周りとオンボーディング、
新しく入社された方が業務に慣れていくまでというところですね。
そこをこの数ヶ月で見直したり効率化したりしたので、
そんな話をしようと思います。
最初は私から入社手続きを、
入社手続きをGoogleフォームとスラックワークフローで便利にした話をして、
あとそこでみんなの予定登録するみたいなところを
津田さんにガッツリ自動化してもらったので、
あとでその話をしていこうと思います。
まずですね、入社周り、今までどんな感じだったかというと、
私が入ったのが去年の10月で、
その時はそもそも入社手続き、
オンボーディングとかはほとんど何もなかったという感じなんですね。
なんか入社日、あれ、朝に入社日だよなみたいな。
入社日なんかあんのかなとか思ってたんですけど、
結局特に何もなく。
当時は毎朝朝会をやってたので、
朝会に今日からよろしくお願いします、おめでとうございますみたいな感じで、
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あと一応社内のノーションにHow to workっていう、
最初に働き始めた人が読むドキュメントみたいなのがあって、
それの読み合わせをコーポレートの山田さんがやってくれたんですね。
それを最初やった時に、いろいろ事務的なことがそこに書いてあるんですけど、
読み終わった後、これからそういう入社手続きとか、
オンボーディングも整えていきたいんだけど、
これで今日の感想ありますか?って山田さんに言われて、
私その時に、もうちょっとウェルカム感が欲しいですって言ったんですよね。
入社おめでとうみたいな。
もっとそういうのやってもいいんじゃないですかね?みたいなことを言ったら、
すごい笑いながらメモに書いてて山田さんが。
ちょっと想像つけません?
書いてそう。
TENIXは全部話したサマリーとかをスラックにシェアするから、
それを山田さんがリチェさんとHowToWorkのやつやって、
こんな意見もらいましたっていうのをコーポレートチャンネルのどこかに書いたら、
CTOの石川さんが、その発想は僕たちにはなかったって。
今後やっていきたいですねって書いて。
感想を書いてくれて。
山田さんが入社おめでとうとどんどんパフパフっていう、
なんかすごい絵文字を交えたメッセージを書いてくれて、
すごい面白かったっていうのが一日の記憶なんですけど。
そんなことがありまして。
入った後にちょっとこれ整えたいなって自分がウェルカムされたい気持ちを、
次の人をウェルカムするようにしたいなと思って。
今年の1月からなんと今まで12人ぐらい入社してるんですね。
すごい。
すごいですね。1ヶ月2人ぐらい入社いただいてるんですけど、
それで1月から増えるってことが昨年末ぐらいに分かってたので、
そこでオンボーディングを整え始めたっていうのがあります。
オンボーディングって結構、
松田さんコーポレートずっとやられてるんで悲しいと思うんですけど、
まず入社までって結構やんなきゃいけないこと多いですよね。
めんどくさいですよね。
要件書を結ぶとか、PCとか備品発注するとか、
アカウントをいっぱい発行するとか、
あと人事ローム的な不要の入力とかマイナンバー入力とかいっぱいやんなきゃいけないんですけど。
まず入社周りで言うと、その辺を今まではコーポレート結構少なかったので、
CFOの山田さんと、あとアシスタントをやってくれてる方が1人いて、
フルタイムじゃないんですが、
ほとんどはその方がDMとかでみんなとやり取りしつつやってくれてたんですね。
ただ、みんなで、じゃあ津田さんも入った後ぐらいに、
コーポレートみんなで入社手続きをどうしようかっていうのを一回洗い出し会をやりましたよね。
そうですね。
ちょっと納書に全部書いてくださいって言ったら、
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実は誰もその全体像があんまり分かってないっていうことがそこで判明しまして、
マスターがないとか、
アカウント発行するにしても使ってるツール結構ちょこちょこ変わるので、
あれみたいな、VizLibの人にはこれを付与して、ノードローンの人にはこれを付与して、
みたいなのが結構分かってないとか、
なんか漏れてるみたいなのがちょこちょこ分かってきましたと。
で、どうしようってなった時にちょうど津田さんが入っていただいたばっかりだったので、
津田さんに業務フローの概要図っていうのを全部作って最初にもらいました。
そうでした。
あれはシーケンス図みたいなので全体像を書いてもらったんですけど、
ああいう作業は結構よくやられてたんですか?
そうですね。その当時はプラントUMLを使って作図したんですけど、
前職の時からそういうシーケンス図とか業務フローとかよく書いてたので、
よく慣れてるツールでとりあえず書いた記憶があります。
確か津田さん、その入社トライアルの時もああいうシーケンス図で、
高校の時のその図みたいなのをパーって書いてて、
高校なのにすごいPMみたいな図をサクサク作れてすごいなと思ってたんですけど。
図があると直感的にここ違うとか、合ってるとかが議論しやすいのでいいですよね。
そうですね。あれにすごい助けられて、
どこから手をつけていこうかなみたいなのがあったんですけど、
私そんなに高校で業務やったことなかったので、
何からやるのかなと思ってたんですが、
その津田さんに全体図を書いてもらったことで、
エントリーして受けてきたところから入社が決まって、
ここで契約書を送って、入社1週間前になったらこれやってとか、
あと分岐、NGの場合はこうなってとか、分岐はいろいろあったので、
それが分かりやすくてとても助かりました。
よかったよかった。
まずは必要なことを明らかにした後に、
それのどこをどうまとめてって自動化効率化できるかみたいなのを、
津田さんにもらった図を元に私がもう少し詳細なふうに書いて、
この辺まとめそうとか、これスラックチャンネルにしたいみたいなのを決めて、
結局Googleフォームとスラックワークフローを使うことにしたんですよね。
それはあんまりみんなが使い慣れてないツールとかここに入れてもしょうがないなと思ったのと、
Googleフォームにまとめていいなって思ったのは、
結局何々を確認しましたみたいなチェックリストまで全部Googleフォームで作ることにしました。
みんな手続きをまとめていったら、
なるはやフォームっていうのと入社手続きフォームっていうのを2つに分けて作ったんですけど、
PC発注とかは結構1ヶ月とか長いとかかっちゃったりするので、
とにかく入社日が決まって雇用契約書を結んだら、
まず最初に答えてほしいリストっていうので、
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リードタイムが長い端末発注とかを全部書いてもらうと。
その後に入社1週間前くらいまでに入力してもらえばいい、
いろいろマイナンバーとか、ここのツールのログイン確認してくださいとか、
オフィスの入口の鍵を登録してくださいとかっていうのをひたすらGoogleフォームにまとめていって、
やりました。
その後、スラックワークフローは、
友人に入社手続きをみんなどうしてるって聞いていったら、
友達のある会社で、
うちワークフローのボットがいい感じにやってるよっていうのを教えてもらって、
しかもそれをノートに書いてくれてたんですよね、
広報担当の方の。
それ見たら、スラックワークフローの機能で、
これをしたら次これをするみたいなのがうまく設定できるのがあったので、
それを結局ポチポチ作りまして、
今は新しく入社する方がいたらその添付チャンネルをプライベートで作って、
雇用契約書を結んだらそのワークフローをスタートすると、
よろしくお願いします、まずはこちらのフォームに答えてねっていうなるはやフォームが出て、
なるはやフォームを入力し終わると、
入社1週間前までにこのフォームに答えてねっていうのが出て、
それも入力し終わると、
入社まではESの人が後でメンターとか伝えるからよろしくねみたいな自動メッセージで進んでいって、
あとは入社になったら入社オリエントか、
メンターとの面談とかっていうのがスタートするみたいな感じになりましたと。
すごい。
なんか自分がやったのをひたすら説明してる感じなんですけど、
一応そのGoogleフォームとかスラックワークフローで答えてもらったやつを、
基本Googleフォームの中身が全部その作業者チャンネル、裏のアドミンチャンネルに飛んできて、
それを見ながらアシスタントの方がいろいろ発注だったりとか、
アカウントとか社保の手伝いとかそういうのをやってもらえるっていう風になって、
まあちょっとはだいぶ楽になってきたんじゃないかなと思っているのが今という感じですね。
ですね。
ちなみに須田さんは入社したの3月末ぐらいでした?
3月の初めの方ですね。
その頃は入社体験とかオンボーリングはどうでしたか?
まだちょうど試行錯誤中な感じで、
ウェルカムってされたものの、
なんだろう、ウェルカムみたいな。
語彙が。
やっぱり出社してないので、
実態としてわーって拍手されるとか、そういうのがないじゃないですか。
日常の中に入ってお邪魔しに参りましたみたいな感じはちょっとありましたかね。
その時点から今はだいぶ進歩してると思うんですけど。
この後出てくるカレンダーとかも、今だと事前にオンボーディングの予定とかも入っているので、
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なるほど、このようにオンボーディングされるんだっていうのが分かりやすくなっているんじゃないかなという期待をしたいなというところですね。
そうですね。やっぱり全体像が見えるのは結構大事ですよね。
そうだと思いますね。
そしたら次はつらさの力をガッツリ欠いたところなんですけど、
今までが入社手続きのところを簡単にしたって話で、
その後オンボーディングもいろいろ整えたんですけど、
結構入社した方に対して、今10Xでセットしているオンボーディングっていう一連の流れがありまして、
まず初日にエンプロイサクセス、私たちから入社オリエン30分やっているのと、
あとはメンターの人に、それも業務のオリエンというか、
まずはメンターとしてどういうことを一緒にやっていきましょうみたいな話をしてもらう時間っていうのを30分とっています。
あとは特徴で一番大きいのが、社員全員とワンオンワンっていうのをやってまして、
今30人近くなってるんで30回やるっていう結構な量なんですけど、
これはでもやってみた中で、今入ってきたから一番評判がいいので、
やっぱりリモートでなかなか顔合わせる機会なかったり、業務で一緒じゃないとそんなに顔を知る機会ってないので、
最初15分とか30分なんですけど、そこでリモートで1回話してもらうことで、
まずは顔を知っている、ざっくりの事務所から住んでいるという状況にしていくっていうのをやってます。
あとは入社1ヶ月後、入社すぐはあれだ、まずCEO面談ですね。
山手行くCEOと入社者の人で、ウェルカムな気持ちと期待と不安とかあればそこで取り除きたいなっていう話を、
そこで入社CEO面談をやってます。
あとは入社1ヶ月後に評価者の人と、まずは立ち上がり具合どうですか、
何ができてますか、何ができてないと思ってますかみたいな話をするという面談と、
あとエンプライズアクセスチームとも1ヶ月経ってみて、オンボリングどうですか、慣れてますかみたいな面談。
あとはTENXの特徴としてはゼロトピっていう社長のポッドキャストに出演するという会がありまして、
その辺までを設定しています。
で、これも前はアシスタントさんがカレンダーに登録をしてくれてたんですけど、
かなり手間なので直前にポチポチやってまして、
それをちょっと津田さんにどうにかできないかなってお願いをしたら自動化してくれたっていうのが、
割と2ヶ月くらい前の話ですかね。
そうですね。
あれはどうやってやったんですか。
あれは実装の仕方でいうと、
入社日あるいは初出社日から1ヶ月とかその当日とか、
そういう感じになるので、その辺の入力をGoogleのスプレッドシートに入れて、
その後のカレンダーの予定のところは、
Zapierでカレンダーを押さえに行くっていうことをやってます。
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1ヶ月後の金曜日とか水曜日とかそういう予定の縛りだったりとかがあるので、
その辺の縛りはスプレッドシートの関数を使ってやってます。
エンジニアの方、私技術者じゃないっていう前提があるので、
もしかするとエンジニアの方だとその辺プログラムで書いて、
カレンダーの予定とか見ていろいろやるのかもしれないんですけれども、
そういうプログラムを私は組めないので、
スプレッドシートの関数だと、
ワークデイっていう土日を省くものがあったりだとか、
1ヶ月後の一番近い金曜日にするみたいな、
そういう数式や関数の組み方ができるので、
それで入社日を起点にしながら、
それぞれの、例えばポッドキャスト収録とかワンオワンとかの時は、
どういう条件なのかっていう日付をスプレッドシート上で生成をして、
その生成したデータの日付に対して、
カレンダーを入れていくようなザピアを組んでいるっていう感じです。
あれはスプレッドシートとザピアだけで全部できてるんですね。
はい、そうです。
特にノーコードで何とか。
最初はちょっとその辺をやろうとしたんですけど、
やっぱり日付の取り扱いってすごく難しくて、
例えば土日とかもそうですよね。
とか祝日とかもそうなんですけど、
その辺の排除が難しかったので、
スプレッドシート上でも生成しちゃったらノーコードでいける、
みたいな感じの発想でやってますね。
今は祝日の排除はやってないんですけど、
祝日マスターも作っちゃえば、
それで関数から省けばいけるので、
そういうこともメンテも考慮した上でそのようにしてます。
そうだったんだ。
あれは今はその予定、どうやって発動する仕組みになってるんですか?
入社する人の日付とかそういったもの、
これはもう準備したしてないみたいな、
チェックするスプレッドシートが、
以前からアシスタントの人が作ってくれていて、
そこが割と活用されていたので、それを使ってます。
まずそこの入力するマスターみたいなものがあって、
入社日とか初出社日っていうデータがそもそもあったので、
そこを入れます。
見ながらザピアを発動するための別のシートを作ってまして、
Vlookupでその日付を取ってきて、
プラス1ヶ月間とか、
みたいな縦のセルを作っていくみたいな感じですね。
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それを確認した上で、
ただ更新するだけだと、
まだ決まってなくてお試し中な状態とかでも
発動されちゃう可能性があるので、
入力をした上で番号を指定して、
発動させるのチェックボタンが入ると、
Vlookupしているので、
発動させるようなシートの方にもチェックボックスが反映されるんですけども、
そのチェックが入った段階でザピアが発動されて、
生成されている日付データに対して予定を組んでいくようなものが
走っていくっていう感じですね。
Googleカレンダーに出る系ってちょっとうっかりテストで発動しちゃうと
めんどくさいですもんね、削除とか後で。
そうなんですよね。
あと入社日とかってちょっと調整が入ったりとか、
いついつぐらいになると思うんだけれども、
現職の交渉があるのでみたいなこともあったりするので、
そういった予知を残すために過ごしています。
なるほど。
そこちょっと改良されてましたね。
ちょっとずつ、はい。
はい、ちょっと音声でだいぶ分かりづらいかもしれないんですけれど。
説明があふれてるから。
頑張ってそんなことをやって、コーポレートでも快適にしていきたいなと思っているんですけど、
ちょっとそうですね、20分くらいで今日はまとめようかなと思っているので、
かなり簡単なトピックになったんですけど、
最後にちょっとまとめると、
なんかコーポレートでも、
Xって今30人くらいの中でこういうことをやっている、
いわゆるコーポレートと言われるようなチームが、
CFO、ビズレムも兼務しているんですけど山田さんCFOと、
あと津田さん、
あと私と、
あともう一人松尾さん、Employee Successの松尾さん、
あとアシスタント一人という感じで、
結構少ないメンバーでやっているんですけれど、
こういう効率化とか自動化をできるだけ活用してやっていきたいなと思っています。
ちょうど今日この話をするにあたって、
一回その入社手続き、いじいじしてた頃のノーションを漕ぎ出してみたら、
なんか最初にAs Is と To Be を定義するっていうのをやってて、
なんかそれ今見返したら結構いいこと書いてあったんですけど、
なんかTo Be が、
作業者、私たちとかアシスタントとかコーポレートにとっては、
入社者が月10人になってもコーポレートは1、2名で耐えられるような設計、
これは10Xってことですね。
1人で10倍の効率を目指したいっていうのと、
あと単純作業はできるだけ自動化とか機械に任せる、
もしくは作業時点をなくすっていうところを目指したい。
一方で入社者の方にとっては、
社内であっても使うツールとかフローとか全てがEUXになっている状況を目指したい。
Xのバリューに自立するっていうのがあるんですけれど、
私たちはこの自立するっていうのは、
必要十分な情報がノーションだったりいろんなところにあって、
それが取りに行けるっていう状況が揃ってて、
揃っているからこそ自立できると考えているので、
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この必要な情報にアクセスできる、
整ってるっていう情報もちゃんと整備しておきたいなと思っています。
いいこと書いてあったんで、コーポレートも他のところもですね、
いろいろ余地はあるので、引き続き整備していきたいなと個人的には思っています。
同じくらい。
なんかいいですか?
津田さんにも聞こうと思ったんですけど、
今後コーポレート、手をつけたいなってところとかありますか?
手をつけたいところは実はすごくいっぱいあって、
今回は手元の作業みたいな話でしたけど、
大方針とか、なんでそれをやらなきゃいけないんだったっけとか、
どういう姿を目指したいんだっけみたいなところは、
例えばローム管理とか情報セキュリティとか、
そういうちょっと大きめのイシューごとにいろいろあるので、
その辺をうまく整えていきつつ、
ハウの部分はシュッシュッとやったら、
シュッといい感じにしたいなと。
めっちゃ日本語。
ちょっと日本語の語彙がなさすぎてそんな感じなんですけど、
シュッシュッとやりたいなとは思ってますね。
すごい津田さんはいろんなやり方を調べるのが好きですよね。
好きなんですよ。
楽しいですね、やっぱ。
でも本当、社員の人に何ですかね、
結構コーポレートで、
たまにこういうみんなでどういうコーポレートであるべきかみたいな話を
過去にしたりしたことがあるんですけど、
やっぱり社員の方は本当に意識しないとか、
普通に生活してるだけで、
意識しないけど近代の時間がちゃんと取れてるとか、
そういう世界を目指したいんですよね。
そうですね。
入社手続きもそうですね、ストレスなく、
手作業もなくというところを目指してやっていきたい。
そうですね、そうしたいですね。
意識されずにいい感じに過ごしていただきたいですね。
そこもLatinXなコーポレートを目指すということで、
はい。
じゃあちょっと今日はこの辺でお会いにしようかなと思います。
はい。
じゃあ、LatinX FMは主にプロダクトの話が多いんですけど、
こういうコーポレートのノウハウとか、
まだあんまりブログ発信とかそんなにできてないんですけど、
あつがさんはたまに自分のブログでも
個人のブログで書いたりとかしてるので、
ノウハウが気になる方はぜひそっちも見てみてください。
はい。
はい、じゃあ今日はこの辺でありがとうございました。
ありがとうございました。
