はじめに：報告の極意とは
ありがとうございます。わかまろです。今日は3月16日の6時45分です。今日もよろしくお願いいたします。
今日はですね、先週途中で終了してしまった仕事ができる印象になる報告の極意ということで、お話をしたいなと思います。
その前に、今日はライブ245回目でございます。何回やったんだろうなっていうのを数えてみたんですよ。何回やってみたんだろうなと思ったら、多分今日が245回目なんですね。
245回目のライブです。ちょっと毎日数えていって、なんかこう300回記念とか400回記念とか、ちょっと何かやりたいなって思ってます。
ということで、今日はですね、先週ちょっと途中で終了してしまった、できる人型ができる印象になる報告の極意ということで、お話をしたいなと思います。
皆さんは報告って得意でしょうか?このポイントを踏まえると、仕事上でね、報告がすごく上手になるよっていう、そういうお話ができればなと思ってますので、
よかったら最後までお付き合いいただけると嬉しいです。ちなみにですね、今日またマイクが聞こえなくなったら、音声が聞こえなくなったら、ちょっともう一回入り直すっていうのをね、やりたいと思ってますので、よかったらお付き合いいただけると嬉しいです。
はい、ということで、あくまたんさん、おはようございます。今日はトラちゃんありがとうございます。
今日はですね、先週できなかった報告、報告で仕事ができる人になる報告の極意ということでお話をしますけども、
くまたんさんはね、報告をする上で何かこう気をつけてらっしゃることとかあれば教えていただけたら嬉しいです。
はい、よすえきさんもおはようございます。今日は和歌山は晴れですね。東京はやや曇りでちょっとね、雨がしとしとと降りそうな感じでございます。
はい、よりこぴーさんもおはようございます。今日もよろしくお願いいたします。よりこぴーさんは確か管理職をされていたかなと思うんですけども、こういう報告、
今日報告というのがテーマでして、こういう報告だと嬉しいなとか、ちょっとこういう報告だとちょっと嫌だなっていうのがもしあればね、教えていただけたら嬉しいです。
はい、りささんもおはようございます。今日はもよろしくお願いいたします。せやさんもおはようございます。今日もよろしくお願いします。りほさんはよろしくお願いいたします。
はい、せやさん、音声が時々途切れます。今普通に聞こえてますか?聞こえてたら良いのですが、もし切れちゃったら、もし切れちゃったらちょっともう一回ね入り直すっていうのでやりたいなと思ってますので、よろしくお願いいたします。
今日は先週の続きで、先週は音声トラブルでできませんでした。仕事ができる印象になる報告の極意ということでお話をしたいなと思います。皆さんは仕事上とかでどなたかに報告をしたりとか、逆に報告をされたりっていうことって結構ありますでしょうか。
で、報告って分かりやすくしてとかまとめてとか結論を教えてとかね、いろいろ言われますけど、結構難しい技術ですよね。結構フォロワーさんからもよく伺うのが、報告がすごく苦手なんだと。特にちょっと苦手意識がある上司の方とかだと、特にその報告っていうのがすごい精神的にもすごいちょっと負担で苦手なんだよねっていうのをよく伺いますが、皆さんは報告はお得意でしょうか。
で、今日は報告とはそもそも何なのか。報告とはこれを大事にするとすごく楽になるぞっていう話から、具体的な伝えた方のところまでお話がしたいなと思いますので、そう報告がねすごく分かりやすくなりますので、よかったらお付き合いいただけると嬉しいです。
報告の基本原則：自分のため、鮮度、テキスト活用
はい。あ、で、ツネオヘアーさんありがとうございます。おはようございます。蟹、聞こえてます?ということで、先週ちょっと途中終了しちゃってすみませんでした。なので、もし今日途中で聞こえなくなったらまたちょっと入り直すっていうのをやってみたいなと思います。
はい。あ、で、マチさんありがとうございます。若丸さん皆さまおはようございます。ということで、マチさんもおはようございます。マチさんもお仕事上で誰かに報告をしたりとか、マチさんが実際に報告を受けたりっていうことってありますでしょうか。何かね、こう報告をするとき、受けるときで気をつけていらっしゃることがあれば教えていただけたら嬉しいです。
はい。あ、ヨリコピーさんありがとうございます。進捗何パーセントで完了見込みの時期は?ということで、あ、あれですね、数字を使って今何パーセントだよっていうところと、いついつ終わるよっていうのはね、すごく大事な情報ですよね。ここがないまま見切り発車で話しちゃうとね、ちょっとなんかよくわかんない、あのちょっと曖昧でね、お互い認識の速度が生まれちゃったりもしますので、すごく大切ですよね。
で、じゃあまず報告とは何なのか。報告はここのポイントを押さえるとまず怖くなくなるんじゃないか、あの報告をしたくなるんじゃないかっていうのをね、ちょっと3つね、ご紹介をしたいなと思います。で、まず報告とは何が大事なのか。1個目は自分のために、報告は自分のためにするんだっていうことですね。
そう、で、報告って何のためにするかって言われたら、上司の仕事のため、上司が自分のことを把握するためなので、上司のためだったり相手のためにするものだと捉えてらっしゃる方も多いんじゃないかなと思うんですよね。で、ただですよ、確かにその情報を提供するという意味では、相手のため、上司のためかもしれないですけども、これ実は報告って自分の身を守ってくれてるんですよね。
どういうことかっていうと、なんかちょっとお客さんからクレームがありましたと。で、上司に報告しないでいると、そのクレームっていうのが自分だけの情報になっちゃうから、上司もとりあえず協業もしてもらってなくて、何かそれでバーンってね、爆発したときに、なんで言わなかったんだよってね、怒られちゃうっていうね、あるなと思います。
例えばじゃあ、このプロジェクトの進捗が思わしくないぞ、ちょっとエラーが起きている、うまくいってないって思うんだけど、それを自分で抱えちゃってると誰も助けてくれないのでね、後々困るのって自分なんですよね。
そう、なので報告っていうのはまず、上司のためとか相手のためじゃないんだと。自分の身を守るために報告ってあるんだよねっていうのをね、ちょっと1回認識を持っていただくと、ちょっとね、こう報告が億劫じゃなくなるんじゃないかなと思います。
はい。私もですね、報告めちゃくちゃしまくってますね。報告っていう感じじゃないんですけど、ちょっと垂れ流すような感じで、もう何かトラブル、何か嫌なこと、何かマイナスなことがあったらすぐ上司にちょっとこれこれありましたので、ご報告までポーンって全部チャットでね、流すようにしてます。
はい。で、2つ目に報告が、報告とは、報告をこれに意識しておくと楽になるぞって2つ目が、あの、感性度よりも鮮度、鮮度ってあれですよ、お魚の鮮度。おーこれ息がいい、新鮮な魚だねって言う鮮度ですけども、その情報はね、鮮度が大事なんですよね。
で、よくありがちなのが、よくお話を伺ってあるなと思うのが、良い報告をしなきゃ、分かりやすい報告をしなきゃと思って順序立てて、うーんっていろいろ考えてるうちに、上司の機嫌のいいタイミングとかいろいろ見測ってるうちに、その情報の旬が時を過ぎてしまって、結局、遅いよって言われちゃうっていうね。報告遅いよって言われちゃうっていうことをね、よく聞いたりします。
なので、完成度よりも鮮度、良い報告は完成度よりも鮮度なので、とりあえず出す、とりあえず出す、入ってきたらとりあえず打ち返すぐらいのつもりで、テニスのボールってあるじゃないですか、卓球でもいいんですけど、誰かから嫌なボールパーンって来たら、そのままパーンって上司に打ち返すぐらいの、ラリーするぐらいのつもりで、とりあえず完成度はどうでもいいので、鮮度、とりあえず新しい情報をお渡しするっていうことですね。
すいません、今日は途中から来てくださった方のために、報告、仕事ができる人の印象にある報告の極意というのはね、お話ししてましたが、皆さん報告はお得意でしょうか。
まず1個目は上司のためじゃなくて、自分の身を守るためなんだっていう話をしてました。
2つ目は、完成度よりも鮮度、とりあえず完成度はいいから、とりあえず上手くなくていいから、とりあえずそのまま報告をするんだっていうね、鮮度が大事なんだっていう、そういう話をしてました。
3つ目に、テキストを味方につけるっていうのもね、これもすごく大事だなと思います。
口頭の報告とか共有って、「言ったでしょ?」とか、「言わなかったでしょ?」とか、「聞いてないよ?」みたいなことが発生するんですよ。
皆さんもこれ、ご経験ないでしょうか。
私ね、満を持して頑張って伝えた報告なのに、それからちょっと時間が経っちゃって、上司が忘れちゃうっていうことが結構あって、
うわ、この上司忘れん坊さんだなと思って、そっからは必ずチャットを入れるようにしてたりします。
とか、あと、私も自身も管理職をやっているので、報告をね、いただく立場なんですけども、忘れん坊さんなんですよ。
というか、とにかく人って忘れん坊さんじゃないですか。
すっごいどんなに注意してても、やっぱり忘れちゃうことってあるんですよ。
なので、テキストを味方につけるということで、さっきね、報告は上司のためじゃなくて、自分の身を守るためなんだっていう話をしてました。
だって自分の身を守るために、いや、私ちゃんとこれ言ってますよっていうのを示すために、メールとか、あとチャットとかがね、ある会社さんは便利ですよね。
チャットでとりあえずこのポンポンポンって投げておくっていうのがね、すごく大事なんじゃないかっていうのはね、ちょっとまずご紹介をさせていただきました。
ということで、ヨリコピーさんありがとうございます。悪い報告ほど早く、そうなんですよ。
結構こう、メンバーの、私のメンバーの方とか、よくいただくご相談とか聞いてると、悪い報告ほどずっとずっと考えちゃう人いますよね。
あ、うわ、お客さんにこんなこと言われちゃった。これ言った方がいいんだろうけど言いづらいからもうちょっと持っておこうかなみたいな。
もうちょっと持っておこうかなって、早く出せみたいな、早く言えっていう感じなんですけども、悪いことってシューンと収束していくことってほとんどないじゃないですか。
どっちかっていうと、悪いことが最初こんぐらいだったのに、どんどんどんどん大きくなっていくっていうことの方が多いと思うんですよね。
しかもその悪い報告を自分の中に止めておくのも精神衛生上良くないじゃないですか。
悪い報告って、朝から汚いんですけど、うんちみたいなものだと思ってて、お腹痛い、出そう出そうってなってそのまま我慢してるとすごい体に悪いんですけど、パーンって上司に、
汚いですね、汚い話ですいません。上司に悪い報告、お土産をパーンと出してしまうと自分はすっきりするのでね。
本当にヨリコピさんおっしゃる通り、悪い報告ほどパーンとライトにチャットとかでパーンと投げちゃうっていうね、すごく大事だなと思います。
具体的な伝え方：棚作り、事実と意見の分離、数字の活用
はい、で、具体的な、具体的な伝え方のところをお話をしたいなと思います。
はい、で、これもポイントが3つありまして、ちょっと順番にご紹介をいたしますね。
はい、で、じゃあ分かりやすい報告、できる人の報告の1つ目なんですけども、相手の脳の中に棚を作ってあげるっていうことなんですよ。
どういうことかっていうと、相手の脳の中に棚を作る、じゃあ私は今何の棚を用意すればいいのねっていうのを分かりやすくしてあげるっていうことなんですけど、
どういうことかっていうと、例えば今から相談をしますよなのか、報告ですよなのか、共有ですよなのか、
この相談なのか、報告なのか、共有なのか、あと壁打ちをしてほしいんですが、によって相手の心の準備って違うじゃないですか。
そう、なのでこの相談ですが、報告ですが、共有ですが、壁打ちしていただきたいのですが、によって相手の脳の中に棚を作ってあげると、
相手は今、お相手の上司の方は、今相談を聞けばいいのねなのか、ただとりあえず受け止めておけばいいのかなのか、壁打ちをするためにちょっと脳のここらへんを使わねばなのか、
自分自身の準備ができるのでね、すごく親切なんですよ。そうなので、分かりやすい報告の極意、一つ目が相手の脳内に棚を作ってあげるっていうことでした。
相談なのか、報告なのか、共有なのか、壁打ちなのか、棚を作ってあげるっていうのが一つ目でした。
もう二つ目には、事実と意見を分けるっていうことなんですよね。
これどういうことかっていうと、一番分かりづらい報告っていうのは、それは事実なのか解釈なのかが分からない報告っていうのが一番分からないんですよ。
例えば具体例でいくと、事実と解釈がぐちゃぐちゃってなっちゃってる例でいくと、この前A社のクレームが発生したんですよ。
それですっごく怒ってるなと思ったので、多分早めに対処した方がいいと考えてます。
A社の温度感はどれくらいなんだいっていうのも分かんないし、結局どうしたんだいっていうのが分かんないじゃないですか。
じゃあこれを事実と解釈を分けて分かりやすく伝えると、事実をまず報告しますと。
事実は先方からA社の担当の方から、これこれの農機が3日遅れてるよねとご指摘をいただきました。
先方の社内では、先方の上司の方に挙げるほど少し大きな問題になってしまっています。
ここからは私の意見なんですけれども、これについては本日中に対応するのが良いと考えています。
みたいな感じで、事実はこうです。私の意見としてはこうですっていう感じで、事実パートと意見パートを分けるようにすると、すごく分かりやすくなります。
皆さんもありませんかね。それってあなたの感想なの?それとも起きたことなの?みたいな確認されることってないでしょうか。
事実と解釈を事実と意見を分けるっていうのがすごく大事だっていうお話でした。
最後に、さっきはどなたかユリコピーさんもおっしゃっていただいてたんですけれども、数字を見方につけると途端に分かりやすくなります。
どういうことかというと、分かりづらい例をいきますね。
例えば、ちょっと進捗が思わしくないんですよ。ちょっとあんまり良くないですねっていう言い方と、
アフターでいくと、数字を見方につけてみると、今の進捗としては30%程度です。予定では70%行っておきたいところだったので、返りが生まれていますとか、
例えば、A社さんが怒ってますっていうお話をするじゃないですか。じゃあA社がすっごく怒っちゃってるんですよっていうのは分かりづらい例です。
でも、数字を見方につけると、A社の態度がいつもの150%ぐらいの熱量でこちらに対してご指摘をいただきましたみたいな感じでいくと、急に分かりやすくなりませんか。
ということで、今日は途中から来てくださった方のために、仕事ができる人になる印象になる、分かりづらいですね。
仕事ができる印象になる報告の極意ということでお話をしていまして、今伝え方についてお話をしていました。
まず1つ目が、相手の脳内に棚を作ってあげるということでした。相談なのか、報告なのか、共有なのか、壁打ちなのか、棚を作ってあげる。
2つ目に事実と意見を分けるということでした。これは伝え方の段階で事実としてはこれが起きました。そこに対して私の意見はこれですというのも分けてしまうということですね。
3つ目に数字を味方につける。進捗は30%程度です。相手の熱量は普段の150%程度ほどでしたとか、そんな感じで数字を入れるとすごく分かりやすくなりますというお話でした。
報告のイメージ：運転手として相手を目的地へ
この例だと分かりやすいかなと思った、分かりやすい報告のイメージなんですけれども、相手と一緒に荷物を運ぶ運転手だと思うとちょっとイメージつきやすいんじゃないかなと思います。
分かりづらいですかね。自分運転手ですと。お相手と例えば上司なのか、報告をしたい相手なのかと一緒に目的地に何かを持っていきますという役割だとします。
そしたらまず自分が運転手なので、相手に目的地を伝えないといけないですよね。例えば滋賀に行くのか、東京のスカイツリーに行くのかで全然工程が違ってくるじゃないですか。
なので今からスカイツリー行くよなのか、今から滋賀行くよなのか、はたまた今から広島行くよなのか、そんなふうに目的地を伝える必要があるんですよね。
これがさっき言った脳の棚を作ってあげるということなんですけど、今からどこどこに行きます。今から何々をします。なので今から相談をします、報告をします、共有をしますというのをお伝えしてあげると。
そこで相手の役割を明示してあげる。相手はただ助手席に座っててもらえればいいのか、ナビゲートをお願いしたいのか、励ましてもらえればそれでいいのか、隣でガムでも噛んどいてもらったら全然いいのか、そんな感じで相手の役割をお伝えします。
何を運ぶのかというのをお伝えします。運ぶ荷物は3つなのか1つなのかとかね。こんな感じで自分が運転手になって相手をわかりやすく現地まで送り届けてあげるというイメージを持つと、ちょっと報告もわかりやすくなるんじゃないかなと思ってお話をさせていただきました。
はい、ということでありがとうございます。やすゆきさんありがとうございます。結論から言わないと何を言おうとしているのか分かって詮索しながら聞くので、結局内容が理解できなかったってことがあるので、最初に内容を伝えるのは有効だと思いますねということで。ありがとうございます。そうなんですよね。結論から言うのも結構難しいと思うんですよ。
結構難しいので、なのでその相手の脳内に棚を作ってあげると。相談したいです。共有したいです。報告したいです。壁打ちしてほしいです。棚を作ってあげるとね、とっても伝わりやすくなりますというお話でした。
まとめと今後のライブ
はい、ということで今日来ていただいてありがとうございました。今日は何とか音声トラブルもなく最後までお話をすることができましたがありがとうございました。このライブでは人間関係だったり、伝え方のお悩みを募集していますので、よかったらDMとかでいただければこのライブでお答えをしたいなと思います。
コミュニケーションはちゃんとルールがありまして、そのルールの知識を持っていればどんな方ともスルスルとうまくいくようになりますので、そういったことをお伝えができればなというふうに思っております。ライブは今日が245回目でしたので、明日が246回目です。
はい、ということでまた遊びに来ていただけると嬉しいです。じゃあ今日は今週一週間頑張っていきましょう。ありがとうございました。バイバイ。失礼します。バイバイ。
