イベント運営への思い
おはようございます。しばちょんのほぼ毎日インサイト❗。
この放送は、日々の出来事や、僕が気になるトピックを通じて、
皆さんの生活に役立つかもしれない情報や視点をお届けします。
はい、今日は8月30日、土曜日ですね。
お休みの方も、お仕事の方も、よろしくお願いします。
今日は僕はですね、出勤日ということで、
午前中ですね、今後の現場の打ち合わせに行きまして、
それが今終わったので、ちょっと次の場所へ移動する途中の車内で録音しておりますので、
雑音等入ってお聞き苦しいかもしれませんが、最後まで聞いてくださると嬉しいです。
はい、ということで、今日の本題なんですけれども、
今日の本題は、イベントの運営に対して思うこと、というお話をしたいと思います。
僕はですね、9月の、いつだったかな、第2週の日曜日、ちょっと待ってくださいね。
9月の7日ですね、来週の日曜日ですね、岐阜県岐阜市のみんなの森という場所で、
これはですね、岐阜市役所のすぐ北側にある広場なんですけど、
そちらでですね、岐阜アウトドアジャンボリーというイベントが開催されます。
そのイベントのですね、僕はボランティアスタッフとして参加させていただきます。
このボランティア募集の告知は、何月だったかな、6月か、そのくらいにインスタでですね、流れてきまして、
僕は昨年もボラスタで参加させていただいたので、すぐね、DMで今年もボランティアスタッフとしてお手伝いさせていただきますので、
お願いしますっていうね、DMをインスタで送ったんですよ。
でですね、それからですね、マテド、クラセド、何の連絡もなく、
昨年の場合は確か春に募集があって、お盆休みに一旦ズーム会議があったんですよ、ボランティアスタッフ同士の。
仕事の内容だとか顔合わせ的な感じでね、
ズーム会議があったんですけど、今年はですね、そういったこともなく、
あっという間にも8月の下旬になったわけですよ。
連絡不足と混乱
で、確かね、8月の上旬ぐらいに改めてGoogleホームでボランティアスタッフの情報を入れる案内があったのでね、
そちらの方にもGoogleホームで検入させていただいたんだけど、
やっぱね、マテド、クラセド、何の連絡もなくだったんですよ、運営側から。
で、ちょっと僕痺れを切らして、
インスタのDMでボランティアスタッフで参加させていただくんですけど、
集合場所とかそういったものの連絡、仕事内容とか全く連絡ないんですけどどうなんですかね、
DMをしたところ、LINEグループを作るのでそちらに招待させていただきますって連絡が来ました。
それから数時間後にLINEグループの招待があったんですけど、
なんとそのLINEグループに招待されたのは、そのイベントの出展者さん用のLINEグループでした。
僕はですね、ボランティアスタッフで参加させていただきますけどって書いたんですけど、
なぜか出展者さん用のLINEグループに入って、
それも出展者さんのLINEグループもその時にできたんですよ。
そこに案内されても、出展者さんがよろしくお願いしますとかっていう挨拶ばっかりで、
そこから一週間以上経ったかな、先日ですね、また痺れを切らしまして、
そのLINEグループの中で、すみません、僕はボランティアスタッフなので出展者さんの方に案内されてますが何かの間違いですかと、
もしボランティアスタッフのLINEグループがあるならそちらにもう一度招待していただけませんかってね、
そのLINEグループ、出展者さん用のLINEグループに入れたらですね、
運営の方から、今晩運営のミーティングがありますのでその後にボラスター用のLINEグループを作成して招待させていただきますって返信があったんですね。
なんか順番おかしいなぁと思いまして、
昨日かな、招待していただきました。
本当ね、来週ですよ、来週なのに10日前になっても集合場所の案内はない、仕事内容はないってことでね、
いやこれ大丈夫かなと、去年と全然違うなと思ってたんですよ。
で、そんな中ね、ボラスター用のLINEグループに招待されて、
そこでですね、だれだれさんとだれだれさんとだれだれさんはこういった仕事をしていただきます、
このだれだれさんはこういった仕事をお願いしますって仕事の内容がそこで初めて知らされまして、
集合時間もそこで初めて知らされました。
そこでですね、最後にTシャツをお忘れなくって書いてあったんですよ。
Tシャツをお忘れなく、確かに去年は配布されたんですね、現地で配布されました。
それもね、事前にこういうTシャツを作ってますっていうのがね、
情報で流れてて当日とお渡ししますね、だったんですよ。
で、今年もそのLINEグループの中にTシャツをお忘れなくって書いてあって、
Tシャツをお忘れなく作ってるって話も聞いてないし、
送りますっていう話も聞いてないし、何のことかと思って、
また僕ね、そのLINEグループにTシャツをお忘れなくと書いてありますが、
どういったTシャツなんでしょうかって聞いたら、
去年のものですって書いてあったんですよ。
去年のもの?
僕はね、持ってますよ。去年のやつちゃんとあります。
ただ、この夏、寝巻きにしておりました。
だからね、くたびれてるだろうし、
それならそれでちゃんと一言、
昨年配布させていただいたTシャツを、
もしお持ちであれば持ってきていただけますかとかね、
そういう案内の仕方が僕は本当だと思うんですよ。
本当というか、優しい案内の仕方だなと思うんですけど、
いきなりTシャツを忘れなくっていう文面があったら、
え、今年の分もらってないけどってなりますよね。
そんなこんなんでね、もやもやしてるわけですよ。
改善点と学び
今回のイベントのボラスターとしては。
もっとすごいなと思ったのが、
出展者さん用のLINEグループ、
こちらにも僕は招待されているので、
なんか見れるんですよ。
見ておりましたら、
昨日だったかな、の運営からのメッセージで、
やっと配置の図面が共有されたんですね。
その中に搬入時間、搬入のことが書いてありまして、
キッチンカーとか車を用する方たちのグループと、
フリーマーケットとか、
そういった車両を必要としない出展者さんと、
グループ分けされてまして、
まず車で搬入される、
そのキッチンカーとか大掛かりなもの、
そういったものの方たちは、
こういう搬入経路で何時ごろお願いします。
で、車を用しないようなフリーマーケットとか、
そういった出展者さんに関しましては、
申し訳ないですけど、近くの駐車場に止めて、
手運びでお願いします。
もしそれが困難であれば連絡くださいっていうね、
メッセージがあったんですよ。
そしたらその後にですね、
キッチンカー以外の、
要は手運びだと言われてる方たち、
グループの出展者さんから、
荷物が多いので車搬入希望ですっていうのが、
もうずらーっとメッセージきたんですよ。
そりゃそうですよね。
そりゃみんな車で運びたくなりますよね。
多分想定の2倍から3倍ぐらいの車両が行き来することになると思うんですよ。
そんなめちゃくちゃ広場じゃないんです。
まあまあ車は入れるには入れるんですけど、
ただ運営からしたら当然想定外。
運営からしたら多分、
手運びでお願いしますって言っておけばいいだろう、
みたいな感じのアナウンスだったんですけど、
そりゃみんな手で運びたくないですよね。
まだ暑いですし荷物も多いので、
何オフしないといけないからね。
そんなメッセージが来たんですよね。
手運びグループですけど、
車での搬入希望ですってね。
そりゃそうなるわなと思ってね。
僕はそれを見てちょっと今回の運営は、
あんまりいい設計をしてないなと思いました。
もしやるなら出店希望を募った時点で、
車搬入希望か手で運べるものなのか、
まずそちらのアンケートを取ると。
そこでグループ分けしていく。
最終的に集まったアンケート結果で、
車が多いなと思ったら、
車が想定の搬入時間を前倒ししたりとか、
車搬入でもさらにグループ分けをして、
時間割を作るっていう設計をして、
当日混乱を起こさないようにするのが、
僕は正しい設計だと思いました。
でも今回1週間前になって、
みんなが車搬入希望っていうことになったら、
多分現場は混乱すると思います。
今回ボランティアスタッフのメンバーを見たら、
昨年の半分ぐらいしかいませんでした。
車案内が2人しかいないので、
多分大混乱を起こすと思います。
ちょっと見物ですね。
なのでイベント運営、
そこそこ今回1万人の来場者を目標にしてるって言ってましたので、
運営はちょっと目が行き届いてないのかなって思いましたね。
逆にとてもいい勉強になりました。
僕もチーム東海というコミュニティで、
小さいですけどイベントをしたりしてますので、
その時のかなり参考になりましたね。
最悪の場合を想定するっていうこと、
それと最初から参加者の誘導を設計しておく、
何パターンか事案を用意しておくっていうのは大事かなと思いました。
ということで今日はこの辺で終わりたいと思います。
最後まで聞いてくださりありがとうございました。
良い週末をお過ごしください。
それでは失礼いたします。
