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グッドモーニング!ともみんです。
ようこそ、自由と妄想の舞台裏へ!
今日のテーマは、段取り8割でうまくいく！100名規模のイベントの裏側🍎、です。
以前、最高にワクワクする企画の作り方3つのポイントという放送をさせていただいたんですけれども、
その時もイベントの企画についてお話ししたんですが、
今日はもうちょっと具体的にイベントの裏側についてお話ができればと思います。
これ何を皆さんの中でイメージしてもらいながら聞くと分かりやすいかなって考えたんですけど、
1個思いつきましたよ。結婚式の二次会だ!って。
それをちょっとイメージしながらお聞きいただけるように話していきますので、
よかったらぜひ最後までお聞きくださいね。
この番組は、芸能生活20年、巻き込みと妄想で生きてきた私、ともみんが、
表現したいあなたの心に風を巻き起こすラジオのステージです。
ぜひチャンネルをフォローして最後までお楽しみくださいね。
はい、というわけで今日はですね、100名規模のイベント、裏側どうなってるの?
っていうお話をさせていただければと思います。
冒頭お伝えした通り、やっぱりイベントの企画って何?って
大海原に投げ出されるよりも、なんとなく分かっていることを元にして、
それを基準に話を聞いた方が分かりやすいかなと思うので、
皆さんぜひ、きっと参加したことがあるであろう。
皆さんがね、ほぼね、結婚式の二次会のパーティーみたいなものを
イメージしていただければと思います。
この場合は、主催というのは新郎新婦ですよね。
企画をお願いされる幹事みたいな人がいますよね。
それがイベントのディレクターという立て付けになります。
まず一番初めに、ディレクターとして確認すること、
新郎新婦に確認することというのは目的と雰囲気かと思います。
何よりも大事なのは、主催者の思いなんですね。
新郎新婦がどんな思いでこのパーティーをしたいのか、
例えば感謝の思いを伝えたいなのか、交流を持ちたいなのか、
具体的に何をしたいのかっていうところももちろんなんですけど、
ふわっとしたやりたいこととかもヒアリングして、
そこをぶらさないようにしていきます。
もう一つ、雰囲気も聞くんですね。
どういった雰囲気がいいのか、フォーマルなイメージなのか、
フランクなのか、そういったあたりも初めにヒアリングして聞いていきます。
例えばこれが結婚式の二次会ではなくて、何かPRの目的があったり、
そのバックに申し込みを取りたいセミナーがあったりとかする場合の
イベントとかもありますよね。
そういう場合は、そういうカチッとしたビジネス的な目的っていうのも
しっかりと確認しておきます。
空気感を確認するときに大事なのは、
その空気感と目的がちゃんと合っているかどうかです。
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柔らかい、ゆるっとした雰囲気の中、
結構カチッとした報告とか、ビジネスビジネスした話とかがあると、
あんまりミスマッチになってしまって、うまくいかないことが多いです。
この目的と雰囲気っていうのが会場選びとか、
ビジュアルデザインとかにも関わってくるので、
しっかりとすり合わせて確認をします。
その内容が決まったら、一旦人の配置をしていきます。
その目的と雰囲気を実現するためには、
どういった人を雇えばいいのか、
どういった人にお願いすればいいのか、
当日までの役割もありますし、
当日運営をするというスタッフもあるので、
それぞれ声掛けをしていきます。
と同時に会場決めをしていくっていうのが大事な作業ですね。
とにかく会場は早く動くに限るので、
目的と雰囲気が決まった時点で会場を探します。
主催者のやりたいことが実現できる会場なのかっていうところとか、
あとさっき言っていたような目的や雰囲気に合っているのか、
その辺りをチェックしますね。
私は基本的に会場を探すときに見学に行くんですけど、
見学に行く前にしっかりその会場をリサーチするようにしています。
結婚式の二次会で使うんだったら、
以前も結婚式の二次会で使われているかどうかみたいな
これまでの実績を確認したり、
新しいイベントをするっていうなった時には
似たようなイベントをしたこれまでの経歴があるかどうかを確認します。
それによってやっぱり対応のしやすさが違ったり、
必要な備品があったりなかったりっていうのがすぐ分かるので確認をしています。
良さそうだったら見学をして、
現地のスタッフの方の雰囲気とか、実際に同戦をどうするのか、
何をどこに配置するといいのかとか、
そして一番大事なのは、
そこに参加してくれた人がどういう目線で、
どういうユーザー体験ができるのかっていうところも
そういう目線で確認をします。
会場は選択肢が少なくて、
一箇所だけ見学してすぐ決定ということもなくはないんですけど、
もし3ヶ月とか4ヶ月とか時間があるようでしたら、
何箇所か見るのがおすすめです。
3、4箇所見るとイメージもつきやすくなりますし、
見比べて一番いいところ、
あとは少し交渉、
それぞれの会場のいいとこ撮りをできるように、
こういうことはできるんですかとか言って聞くようなこともできますよね。
会場のスタッフの方とのやりとりっていうのが
結構重要だったりするので、
しっかりとここでコミュニケーションをとっておきます。
どういう連絡の仕方がやりやすいのか、
電話がいいのか、メールがいいのか、
SNSがいいのかなども確認します。
その上でその方のお休みの日とか、
大体の対応可能な時間とかも私は確認します。
意外と直前になって会場に緊急で確認したいことが出てきたりするので、
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そういう時にどうしたらいいのか困らないように確認をしておいたりします。
会場の方にもしっかりと目的とか雰囲気を伝えて、
何ならこっち側、同じチームメイトみたいにして、
一緒に盛り上げましょうっていう空気感を作ります。
会場が決まったということは予算が見えてくるので、
参加人数と参加費、そして会場代とかを主催者に確認してもらって、
こんな感じでいきましょう。
損益分岐点じゃないですけど、
この金額だったらこの人数以上くれば黒字ですよとかいうのも冷静にお伝えしていきます。
予算のやっぱり主なもの、大きく占めるものは会場代、
それからゲストを手配する場合などの人件費、
これの辺りが大きいかなと思うので、
会場が決まると予算がかなりクリアになってくるかと思います。
同時並行で、もともと座組を組んでいた人とのやり取りっていうのもできてきます。
ミーティングをしたりですとか、
実際にどういう動きをしているのかっていうような定例会とかをしつつ本番に向かいます。
ディレクターとしての動きを今お伝えしてますが、
もちろん主催者である新郎新婦もご案内状を作ったりですとか、
みんなに連絡を送って申し込みをどうするのか、
直接メールなのか、お手紙なのか、フォームを作るのか、
そのあたりは裏で一緒に動いてくれていますし、
誰を呼ぶのか、誰が来れないのか、
どんな人数になるのか、どんな雰囲気なのか、
みたいなのを主催者とやり取りしつつ、
それぞれが日本軸で動くという形ですね。
これはちょっと企画っぽいんですけど、
主催者のらしさみたいなのがちょっとエッセンスとして加わると、
すごくいいイベントになるなという印象があります。
例えば、結婚式の二次会の時には、
主催の2人、新郎新婦が好きなものを盛り込むとかいうのもおすすめです。
以前実際にあったのが、千葉ロテマリンズのファンという2人だったので、
ユニフォームを着用するようなファンタイムとかがあったんですよね。
なので、主催者のカラーですとか、その2人に共通する出身地とか、
そういうお披露目的なものが入るとすごく楽しくなると思います。
はい、ちょっと話脱線しましたが、
だいたい10日から2週間前くらいには、
参加の人数が分かって最終的な打ち合わせを主催とディレクターでしたりして、
あとは当日手伝ってくれるようなスタッフとも連携をしていきます。
当日の運営なんですけど、100人規模だったら私はだいたい4、5人で回せるかなと思っていて、
その内訳はディレクター、ディレクションする幹事長ですよね。
と、司会、受付。受付が2人いてもいいかなっていう。
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あと、音響とかパソコンのオペレーション関係ですね。
で、受付の人はお金のやり取りがないんだったら1人でいいと思いますが、
お金のやり取りがあるんだったら2人いたらいいかなっていう感じですね。
場内を見渡せるみたいなのは全員が手の空いてるときにやるっていう形で4、5人です。
これは本当に段取りが命で、当日っていうのは雰囲気、
結構ね、もう来てる人は来る気で来ているので楽しむつもりでいるんですよ。
だからそれまでのどうやってやっていくのかと、目的と雰囲気作りみたいなのを事前にしておくと、
いいイベントになっていくかなと思います。
一番大事なのは、やっぱり初めに言った目的と雰囲気をどうするかというところ、
誰にどんな気持ちを届けたいのかっていうところから逆算をしてみてください。
はい、今日のお話はいかがでしたか?
今日の放送を聞いての感想やコメント、いいねやフォローも大歓迎です。
最後まで聞いてくださってありがとうございました。
では、今日も圧倒的に自由に自分らしく、人生の主役はいつもあなた。
いってらっしゃい。