説明が上手くいく三つの型
日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、広島でサラリーマンをやっているたしづんが、日常の出来事について、あれこれと考察をしていきます。
今日も例によって、通勤中に収録をしていますので、ちょっと雑音が入っています。すいません。
ということで、第432回の放送、説明の手順、というお話をしていきます。
まあ、説明をですね、しないといけない場面、結構多いんですよ。
で、私はですね、意外と説明って、実は上手な方です。
なんで上手だと自分のことをね、思ってるかというと、割と周りの人からね、そう言われることが多いんですよ。
説明上手ですねって。よくわかりました。そういう言い方をしてもらえるとわかりやすいんですけどね、みたいな。
結構そういう評価をいただいています。なので、自分のことを説明が上手な方の人間だと思い込んでるんですよね。
で、まあ、この説明ってどうやってやるか、実はパターンがもう決まってるんですよね。
パターン、説明の上手くいくパターン。
まず一つ目が、とにかく大きい話から始めること。
そして二つ目が、とにかく文を短く切ること。
まあ、これは言い換えるとね、とにかく結論を言うことということになります。
それから、とにかくわかりやすい例えに変えるということです。
テニス用語で学ぶ大きな分類と短い文
まず一つ目、とにかく大きな話から始める。
これどういうことかというと、説明をするときになるべく大きな分類の話をします。
例えば、ダウンザラインって何?と聞かれたときにどう答えるか。
皆さん多分ダウンザラインって言葉知らないと思うので、なるべくわかりやすく説明します。
ダウンザラインっていうのはテニスの用語の一つです。
どんな用語かというと、ボールを打つコースですよね。
そのコースの種類です。
具体的には、ダウンザラインっていうのはまっすぐ、ストレートに打つことです。
コートの左側にいるのであれば、相手コートの左側に打ち返すこと。
コートの右側にいるときは、相手のコートの右側に打ち返すこと。
こういう打球のコースのことをダウンザラインと言います。
ダウンザラインの反対側はクロスですね。
自分がコートの左側にいるときは、相手のコートの右側に打つこと。
こんな感じです。
今のわかりましたか?
ダウンザラインっていう言葉の説明から入る人多いんですけど、詳細の説明。
要はダウンザラインっていうコースはクロスの反対ですみたいな。
テニスの話しか予定になるじゃないですか。
だから、まず最初にダウンザラインっていうのはテニスの用語です。
まずこれぐらいから始めるのが大事です。
商品の特徴をいきなり説明するんじゃなくて、
こういう商品はこういうジャンルのものです。
大きい話から始めましょう。
コアラのマーチというお菓子がありますけど、
コアラのマーチっていうのはチョコレートのお菓子です。
から始めるっていうことですね。
これ多分練習したら簡単です。誰でもできると思います。
そして今のダウンザラインの例文、2つ目のね、特徴というかコツも含んでいます。
なるべく結論を早く言う。あるいは文章を短くする。
これもそうですよね。
悪い例で言うと、ダウンザラインっていうのはテニスの用語なんだけど、
打球打つコースがあるじゃないですか。
あれでクロスに打つっていうのがコートの左側から相手コートの右側に打つことです。
ダウンザラインっていうのはそうじゃなくて、
相手のコートの左側、自分のコートの左にいるときに相手のコートの左側に打ち返すことだよ、みたいな感じ。
意外と多いです、こういう説明をする人。
だから一文を短くして結論を早めに言いましょう。
ダウンザラインっていうのはテニス用語です。
具体的にはボールを打ち返すコースのことです。
こういう感じで一文を短くして結論がすぐに出るような文章にしましょう。
これ何がいいかというと、一つ一つ意味が途切れるんですよ。
だから相手の脳みそが追いつくスペースを与えるっていう感じ。
一回ダーッと走って止まる、その間に後ろから来た人が追いつく、こんなイメージです。
ですからダウンザラインっていう言葉は全く何も知らない人が
まずテニスの話なのねって言って、打球に関することなのねって言う。
そんな感じで一回一回噛み砕く時間を与えてあげると。
こういう効果があるので話を聞いている人からするとすごくストレスが少ないです。
具体例は分かりやすさと練習が必要
そして三つ目、例えを出す。
これはテニスのダウンザラインっていう話をしたこと自体が具体例ですよね。
なるべく具体的な例を出すっていうのが大事です。
ですから、私が会社にいて嫌だなって思ってたのが
会社の過去データのフォルダーがすごくぐじゃぐじゃになっていたんですよ。
フォルダーの種類ごとに作られてないみたいな感じ。
具体例を出しちゃうと仕事が特定されるので言えないですけど
上司にこう説明をしました。
こういうフォルダーの作り方って
動物で言うとカラスっていうフォルダーと哺乳類っていうフォルダーが隣同士同じ場所に置いてあるみたいな感じです。
こう言ったんですよ。
普通は哺乳類っていうフォルダーと鳥類っていうフォルダー、それから魚介類っていうフォルダーが同じ場所にあるはずですよね。
でもこのこれはすごい具体的なフォルダーが一番大きな分類の中にあるので
哺乳類っていうのとカラスっていうのが隣り合っている状況です。
この例ね、どうだろう。分かりやすいかな。
結構ね、この話ね、実はいい例じゃなくて失敗例なんですよ。
失敗例。
この例をしたら分かりづらいと言われてしまいました。
なので、とにかくね、例え話っていうのは何度もやらないと上手になりませんので
ぜひぜひ例え話をするっていうのは毎回毎回チャレンジをしてみてほしいなと
そのように思います。
相手の質問にそのまま答える
これね、ダメな例があって
○○のようなケースでは××をしたほうがね、東大生とかの話はやっぱりありますよ。
だけど一般人、皆さん一般人ですよね。
一般人の割合って標準偏差でいくと全人口の60%くらいですけれども
そういう人たちはこういうやり方のほうがいいと思います。
今の説明って意味わかりましたか?
わかんないですよね。
要は○○のようなケースでは××をしたほうがいいと思いますっていう結論に対して
そういう話なんですけど、途中でね、説明を割り込ませてしまっていて
文章が長くなってるんですよ。
ですから、何が主語で何が述語なのかわかんない。
結論がわかんない話なんですよ。
これだと相手の脳みそがね、うろうろと迷子になってしまうんですよ。
頭が混乱しちゃうってことです。
聞いてる側の頭がですね。
なので、結論を最初にバシッと言ってしまう。
これめっちゃ大事です。
何が大事かというとですね、聞いてる側の脳みそを無駄に疲れさせてしまう行為になっちゃうんですよね。
極端に言うと。
で、だからやっぱりね、話を聞いてる側にストレスを与える行為になっちゃいます。
なので、ぐだぐだ話を長く言って結論が出ないっていう話し方は
本当に相手に迷惑をかける感じになるのでダメです。
まあね、なんか聞き直されたりする時もあるんですよ。
話がごちゃごちゃ長くて何が言いたいのかがわかんないから
何々の部分はこういうことですか?とか
相手が要約をしてくれた上で質問を返してくれるっていうこと
こういうケースもね、多くなってしまいます。
だからそうなっちゃうと
やっぱりお客様というか聞いてる相手にとって
時間を無駄にさせられてる感じが出ますよね。
もちろん説明する側にとっても
聞いたような説明を2回しないといけなくなって
お互いの時間のものすごく無駄遣いになります。
まあ今お客様って言葉を出してしまいましたけど
仕事の場合でね、説明をすることが多いと思います。
仕事ってやっぱり時間が限られているので
時間を無駄にする行為っていうのは
最もやってはいけない行為のうちの一つだと思っています。
また、相手に何かを聞かれてそれに返事をするっていうパターン
こういう場合もね、よく間違っている
間違った答え方をすることが多いです。
一つ例を出します。二つか。
まず一つ目。
毎日お弁当作ってるの?と聞かれた。
これ昼休憩にお弁当食べてる時ですよね。
同僚の人から毎日お弁当作ってるの?と聞かれて
それに対して答える側が
今度旅行するから節約してるんですよって答えました。
これ、まあ意味は通じるけど
ダメなパターン。わかりますよね。
お弁当を作ってるんですか?っていう質問に対しては
やっぱり答え方があります。毎日作ってるとか
週に一回は作るようにしてますとか
いろいろあるんですよ。
だから作ってるか作ってないか、あるいは毎日なのかどうか
これを聞かれてるわけですから
なんでお弁当作ってるかっていう説明に入るのは早すぎますよね。
こんな感じで結構
相手の聞かれたことに答えてないっていうケースが多いです。
私はやっぱりそういう
説明っていうことの仕事で結構勉強するようになって
他の人の良くない説明の仕方がとっても気になるようになりました。
テレビとかでよくあるんですけど
芸能人の人がお店に行って
創業何年ですか?とか
何年くらいこのお店をやられてるんですか?って聞かれて
そしたらお店の人がね
昭和何年からやってます?とか
私が何歳くらいの時に始めたんですよ?っていう答え方をするんですよね。
で、何年経ってるんですか?っていう答えになってなくて
その芸能人の人が
年数を計算して
ってことは大体何年くらいですか?みたいな
そういうふうに言うみたいな感じですよね。
昭和60年くらいから始め
昭和60年創業ですとか
お店の人が答えて
じゃあちょうど40年くらいですか?って芸能人の人が
わざわざ計算してあげてるとか
ちょっと極端な表現ですけど
実際その芸能人の人に考えさせるっていう負担を与えてるわけですから
やっぱりね、そうじゃなくて
聞かれた内容をそのまんまで答えると
こういうことがね、大事じゃないかなっていうふうに私は思っています。
相手のストレスを減らす説明練習
ですから
まとめますとですね
コミュニケーションのコツ
とにかく相手に小さなストレスを与えないようにする
相手に与える小さなストレスを極限まで減らすと
こういうことが言えます。
説明の手順で大事なのは
まず大きい話から入りましょうと
そして一文一文を短くして
結論がすぐに出るような文章にしましょう
そしてその中で例えを分かりやすい例えにして使いましょうと
さらにダメな例として
相手の質問に対する正しい答えをしましょう
このようなお話をしました。
皆様いかがですか?
説明ってね
練習しないと上手くなりません。
でもスポーツと一緒で
万全と練習をしていても上手くならないですよね。
素振りだって
何も考えずに素振りをしているとか
基本に忠実じゃない素振りを
ただ回数をこなしていても上手くなりません。
やっぱり説明も
正しいやり方をしっかりと練習する
あるいは間違ったやり方にならないように
気をつけながら練習をすると
これがとても大事だと思いますので
結構ね
こんだけ言葉を毎日喋っていても
できない人多いです。
やっぱり日頃から意識して練習をするっていうのがね
大事だと思いますので
私はまだまだ下手くそです。
こうやってね
配信をしてはいますけれども
自分がね
反省をするいいきっかけになっていますので
一緒に頑張って練習をして
説明上手になっていきましょう。
今回ねちょっと外で収録したのと
歩いてたんでね
途中から疲れて息が上がってしまいました。すいません。
はい、ということで
日々こう2つ
日々こうラジオ第432回の放送は
説明の上手なやり方について
お届けしました。
ここまで聞いてくれてありがとうございました。