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AIに説明してもらったのに、長くて読む気がしない。 こういう文章ありませんか?
今日は同じ内容を文章、図、表に変えてみます。 最後に3つを並べるので、自分の仕事ならどれが使いやすいか見てください。
まず、元の文章がこれです。 説明用にお店のインスタグラムで、知ってから予約するまでの話を用意しました。
投稿で店を知った人が、プロフィールを開く。 メニューや料金、場所を確かめる。予約ページへ進む。
でも料金を探せないと、予約するかどうか迷ってしまう。 そこで料金や所要時間、所買いの流れを見られるようにするという内容です。
文章としては読めますよね。 ただ、これを誰かへ説明するとき、どの順番で進む話か。
どこを直したいのかを、読む人が頭の中で組み立てることになります。 ここで、もっと短くしてとだけ頼むとどうなるか。
例えば、インスタグラムから予約へ進みやすい案内を整えましょう。 まで短くできます。
でも、どこで迷っているのかが消えてしまうんです。 短ければ伝わるとは限らないんです。
今回は短くする前に、関係が見える形へ変えました。 出来た図がこちらです。
投稿、プロフィール、料金とメニュー、予約ページ。 読む順番が左から右へ並んでいます。
さらに、料金のところから下へ伸びて、料金、所要時間、所買いの流れという案内が出ています。
同じ説明でも、さっきより今どこの話をしているか見つけやすくないですか?
僕が料金の話をしたら、料金の箱を見る。 予約の話へ進んだら、右側を見る。
説明する側も、長い段落から該当する言葉を探さずに話を進められます。
この図と表を自分の説明でも作ってみたい方へ。
今回の元文章、完成した図と表、コピーして使える依頼文をまとめました。
概要欄のLINEを追加して、図と表と送って受け取ってください。
誰に何を説明するかを書き換えれば、自分の材料で頼む時にも使えます。
AIへ渡す依頼文も出します。
この文章を初めて読む人に説明する一枚の図にしてください。
人が進む順番を左から右へ並べて、案内を足したい場所を別に示してください。
このように、何を見たい図なのかを言葉にします。
これが、オシャレな図にして、だけの頼み方と違うところです。
色や形が綺麗でも、人の進む順番が読み取れなければ、今回の説明には使いにくい。
反対に、同じ四角と矢印でも、見たい関係が見えれば説明ができます。
では、図ができたら、文章は全部なくしていいのでしょうか?
ここは実物を見ながら考えてみます。
プロフィールという箱だけでは、何を載せるかまでは分かりません。
そこで下に、内容が気になる、料金のところに条件を確かめる、と短い説明を置いています。
元の文をすべて箱へ押し込むのではなく、その場所で何を判断するかが分かる言葉を残しています。
逆に、元の文章にあった場所の情報は、この図では目立っていません。
実際の案内を作るなら、場所も大事なのに、見落としたくないですよね。
そこで次は、全体を理解するための図から、用意するものを決める表へ変えます。
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できた表がこちらです。
左に案内を置く場所、真ん中にお客さんが見たいこと、
右にこの例で用意する案内、
プロフィールにはメニューと場所への入り口、
料金の案内には料金と所要時間、
書解の案内には来店までの流れ、
予約ページでは空いている日時を確かめるという並びです。
図では進む順番を見ていました。
表ではどこへ何を用意するかを行ごとに見ています。
同じ材料でも次にやりたいことが違うと使いやすい形も変わるわけです。
ここで最初の文章と図と表を一緒に出します。
文章は背景も含めてまとまった話として読むときに使います。
図は進む順番や途中の別れ道を説明するときに使います。
表は同じ項目を見比べたり、何を用意するか決めたりするときに使います。
だから全てを図にしたらいいということでもありません。
例えばお客さんから届いた相談の細かな事情まで、
最初から短い箱へ分けると言葉の意味を落とすことがあります。
最初は文章で読み、全体を人へ説明したいときに図を作る。
具体的な作業を決める段階では表にする。
一つの材料を使う場面に合わせて変えられます。
今回実物を作るのに使っているのはAIが生成した図を描くコードです。
元の文章と見せたい関係を渡してPythonで描写しています。
手で四角を一つずつ動かして組んだ資料ではありません。
コードと画像があるので後から同じ場所を直すこともできます。
自分がプログラムを書かない場合でも最初の依頼は普通の文章です。
誰へ説明するのか、どんな関係を見たいのか、今ある材料は何か。
この例なら初めて読む人にお店を知ってから
いわけへ進む流れを説明したいという頼み方です。
修正も見えている実物で頼めます。
料金のところが大事なのでその下に所要時間と書解の流れをまとめて
単にもっと分かりやすくしてと戻すより
今の図のどこをどう見せたいかを伝えられます。
もう一つ大事なのが見る人の画面です。
パソコンでは読めても動画の中で小さくすると長い説明は終えません。
だから図を全体で出した後、今話している部分へ寄る。
表も全行を一気に読ませず説明している行へ視線が向くように見せます。
資料の内容だけでなくどう見せるかも一緒に考えます。
今回の実物は説明用に作ったお店の案内です。
この図を作ったことで予約が増えたという話ではありません。
見てもらったのは同じ文章から話を理解する図と
用意するものを決める表を作った結果です。
自分の仕事で使うなら
AIから帰ってきて読むのが大変だった文章を一つ選んでみてください。
それを誰へ何のために見せるのかを書いて図や表へ変えてもらう。
今回の依頼文は概要欄へ置いておきます。
最後にもう一度文章図表です。
情報を減らすだけではなく見たい関係が分かる形へ変える。
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AIの長い説明を受け取った後にも使い方はまだ続きます。
