業務効率改善の提案
皆さんこんにちは、矢野哲平です。この番組は、耳で学ぶAIをコンセプトに、初心者・中級者向けにAIを分かりやすく解説する番組です。
今回のテーマは、業務効率を改善するための3つの提案について話していきます。 はい、ということで今日は、業務改善について話していきます。
皆さんは、業務効率を改善するために、どのようなことを試していますでしょうか? 私もいつも、業務をどのようにすれば効率化できるのかっていうのを考えています。
今日は、私の経験談を踏まえて、あとAIの話と絡めながら、業務の効率化にスポットを当てて話していきます。
今日のエピソードを聞いて、業務効率を改善する、何かヒントのようなものが見つかれば嬉しいです。
今日話すポイントは主に3つです。 1つ目に、パソコン周りの環境を見直す。
2つ目に、業務効率化をするツールを自分たちで作る。 3つ目に、手元のパソコンで動作するAI環境を構築する。
はい、それでは早速話していきましょう。 まず、最も導入がしやすくて、かつ効果的なものから話していきます。
それは、パソコン周りの環境を見直すことです。 いろいろ見直すところもあると思うんですけど、シンプルに3つ提案したいと思います。
1つ目に、デュアルディスプレイの導入。 2つ目に、AI音声入力の導入。
そして3つ目に、ショートカットアプリの導入。 ちょっと1つずつ詳しく説明します。
まず1つ目が、デュアルディスプレイの導入についてです。 このデュアルディスプレイは何なのかっていうと、
簡単に言うと、パソコンのモニターを2台設置することです。 すでにやっている方もいると思うんですけど、これ何がいいのかっていうと、
シンプルに作業効率が上がります。 Microsoftの研究結果によると、デュアルディスプレイにすることで最大で44%
生産性を上げることができるという報告もあります。 結構見落としがちなんですけど、モニターを1台増やすだけで生産性が上がるのでおすすめです。
特に今って、AIと一緒に仕事を進めていくケース増えていると思うんですよね。 例えば、AIエージェントとかを使っている人ならなおさらだと思います。
AIエージェントに指示を渡して、AIが作業している間に自分も別で作業すると。 こうした仕事の進め方をするのであれば、やっぱりモニターは1台よりも2台あった方が作業がしやすいです。
じゃあモニターを4台とか10台どんどん増やしていくと、もっと仕事の効率が上がるのかって言うと、それはちょっと簡単な話ではないんですよね。
人によると思うんですけど、大体そうですね、最大3台ぐらいがちょうどいいのかなと思います。 というのも、私、昔
ウルトラワイドモニターというのを導入してみたことがあるんですよ。 ウルトラワイドモニターっていうのは横幅がすごくあるモニターで、そうですね、大体大人が手を広げたぐらいの横幅があるモニターなんですけど、
結局使わなくなりましたね。 というのが、あまりに横幅がありすぎると首の可動域もそれに比例して増えるからです。
ずっと作業をしていって、左から右に視線を動かしていくと結構疲れてくるんですよね。 なのでモニターの大きさや、あとは数っていうのも、あの無限に増やせばいいとかではなくて、
大体2台か3台ぐらいがベストかなと思います。 最近だとAIエージェントを同時に起動して、同時にタスクを行ってもらう。
そういった使い方している方も多いと思うんですけど、その動かすAIエージェントの数っていうのも、大体そうですね、2台から3台ぐらいが限界かなと思います。
私のケースでは、AIエージェントにタスクを進めてもらっても、人間のチェックが必要な場面っていうのが必ず出てきます。
で、あとAIエージェントから質問が飛んできたりするわけです。 これこれどうですかと。そうしたチェックも大体2台ぐらいが限界かなと。
AIエージェントを例えば10体とか起動させることできるんですけど、10体を全部管理するのちょっと無理かなと。
しっかり人間のチェックを入れながら、あとはAIとのやり取りをしながら作業するのは、大体同時起動でAIエージェント2体ぐらいが限界かなと思います。
私今ディアルディスプレイで作業しているんですけど、もう1台モニターを増やして、あの正面のモニターでは自分の仕事、
で、左右に設置したモニターでは、それぞれ1体ずつAIエージェントを動作させる環境を作ろうかなと思っています。
はい、ではモニターの話はここまでにして、次はAIによる音声入力について話します。 皆さんはAIとやり取りをするとき、どんなふうに入力していますでしょうか。
おそらくキーボードで入力している方多いと思うんですけど、 周りの環境が許すのであればAIによる音声入力をお勧めします。
これやり方すごく簡単で、ChatGPTのチャット画面があるじゃないですか。 あれの右側にマイクのアイコンがあります。
チャット画面の右側に。で、これを押してパソコンに話しかけるだけです。 これだけでAIによる音声入力が可能になります。
で、なんで音声入力がいいのかっていうと、シンプルにキーボードでタイピングするよりも早いんですね。
だいたい最大で3倍ほど入力スピードが速くなると言われています。 ちなみにこうした音声入力の機能というのはジェミニにもあります。
カフェで仕事をしていて、音声入力ってのはさすがに厳しいと思うんですけど、 会社で音声入力をOKにして環境を整えたら、それだけで業務スピードも変わってくると思うんですよね。
例えば、社内で音声入力がOKになれば、周りの目を気にせず使うことができますよね。 で、そうするとタイピングの入力スピードも3倍速くなると。
で、先ほど紹介したデュアルディスプレイと違って、わざわざモニターを別で購入する必要がないっていうのもメリットだと思います。
シンプルにChatGPTやジェミニのチャット画面でマイクボタンを押すだけで使うことができます。
過去にこのポッドキャストでもAIによる音声入力というのを話したエピソードがあります。 結構反響も大きかったんですよね。
音声入力非常におすすめなので、ぜひ導入を検討してみてください。 ちなみにChatGPTやジェミニ以外の画面では音声入力どうするのという話になるんですけど、
これはAIの音声入力アプリを導入することで解決できます。 具体的には過去にこのポッドキャストでも紹介した
スーパービスパーというアプリ、もしくはアクアボイスというアプリがおすすめです。 私もともとスーパービスパーを使っていたんですけど、最近はアクアボイスに乗り換えました。
理由としては処理のスピードがスーパービスパーよりも若干速いかなと感じたからです。 こちら概要欄にリンクを載せておきますので興味のある方はぜひチェックしてみてください。
アクアボイスはMacでもWindowsでも使用することができます。 パソコン周りの環境を見直し、最後3つ目それはショートカットの設定をすることです。
ツール開発と新たなアプローチ
毎日の業務の中でやることってだいたい決まってますよね。 例えばメールの画面を開いたりChatGPTの画面を開いたり
そうした普段行うアクションにショートカットを割り振ると、こうすることでシンプルに業務スピードが上がります。
例えば私の場合で言うとワンクリックでChatGPTやGemini あとはGoogle AI Studioやノートブックを起動できるように設定しています。
これ結構地味な設定なんですけど、シンプルに業務スピードが上がるのでおすすめです。 例えば仕事をしていて、ちょっとAIに質問したいなと思った時に
ショートカットを何も設定していない場合では次のようなアクションが必要になります。 まずブラウザを立ち上げて、でChatGPTのURLを入力してサイトにアクセスをすると
そこから初めて質問ができるわけです。 こうした何気ない動作なんですけど、これもワンクリックでChatGPTを起動することができます。
そうした一つ一つの小さなアクションというのを積み上げていくと、結構チリも積もればじゃないですけど 業務スピードの改善につながります。
じゃあこうしたワンクリックのアクション、ショートカットはどうやって設定するのかっていうと、これもいくつか方法があります。
いろいろなツールがあるんですけど、最近のおすすめで言うとRaycastというアプリがおすすめです。
もともとMac向けのアプリだったんですけど、最近はWindowsにも対応しています。 こちらも概要欄にリンクを貼っておきますので興味のある方はぜひ導入してみてください。
Raycastは無料で利用することができます。 ここまでパソコン周りの環境を見直して業務スピードを改善する提案をしました。
ここからはまたちょっと違う切り口で話したいと思います。 今度はAIを使って業務効率を改善するアプローチについて話します。
その一つが自分たちの業務を効率化するツールを自分たちで開発するというアプローチです。 少し前まではそういったことできなかったですよね。
なぜならツールを作るにはプログラミングの知識が必要になるからです。 ただ今は状況が変わってきて、こうしたツールもAIに質問することで開発できるようになっています。
ただ開発といってもどのようなツールを使ってどのようなものを開発すればいいのか ちょっとわからないという人もいると思います。
なので個人的にオススメな開発ツールであったり、こういったツール開発のアプローチがオススメですよということをちょっと今から話していきます。
AIを使ってツールを開発する、こうしたアプローチにはいろいろな選択肢があります。 例えばそれこそChatGPTを使って開発もできますし
Geminiのチャット画面からでも開発ができます。 あと本格的に開発したい人はAIコードエディターのカーソルを使うという選択肢もあります。
ただいろいろ選択肢がありすぎて逆にどれを使えばいいのかわからないと迷う人も多いと思います。
Google AI Studioの活用
個人的にオススメなのがGoogle AI Studioを使った開発となります。 Google AI Studio、その名前の通り
Googleが提供するAIツールとなります。 これ画面がChatGPTやGeminiのチャット画面に似ているので使いやすいんですよね。
じゃあなんでChatGPTを使わずにGoogle AI Studioで開発するのかっていうと、これもちゃんとした理由があります。
その理由がChatGPTよりもGoogle AI Studioの方がシンプルに長い会話を処理できるからです。
AIを使って開発していくと一度の会話で終わることっていうのはほぼないです。 何度も何度もAIと会話を重ねて一緒に開発をしていくようなイメージとなります。
なので結構会話のボリュームが大きくなってくるんですよね。 こうした会話のボリュームが大きくなった時に会話をどれだけ保持できるのかっていうのは
AIによって変わってきます。 例えばそうですね、ChatGPTに夏目漱石のぼっちゃんっていう小説あるじゃないですか。
あれを渡してこの内容を要約してくださいと指示をしたとします。 結論言うとこれ要約できないです現状は。
なぜならChatGPTのあのチャット画面では処理できる大きさが足りないからです。 インプットできる大きさも、あとは会話の内容保持できる大きさも
決して大きいわけではないんですね。 これはChatGPTのチャット画面の話となります。
一方でGoogle AI StudioはChatGPTのチャット画面よりも大きな内容を処理できます。 なのでじっくり腰を据えてAIと相談をしながら開発するのに
Google AI Studioは向いているわけです。 これエンジニアの方であればAIコードエディターのカーソルとか
あとはクロードコードなど、他の選択肢が出てくると思うんですけど、 エンジニアでない方からするとちょっと慣れないツールなのでハードルが高いと感じてしまうと思います。
そうした理由もあってGoogle AI Studioをここでお勧めしているわけです。 じゃあGoogle AI Studioを使って何を開発するのかって言うと
お勧めが2つあります。 1つがChrome拡張機能、そしてもう一つがGoogle Apps Scriptを使った開発となります。
Google Apps Scriptの利用
ちょっとここも詳しく掘り下げます。 まず先にGoogle拡張機能っていうのはChromeのブラウザー上で使える機能となります。
そうですね、iPhoneとかあとAndroidのアプリをイメージするとわかりやすいと思います。 iPhoneっていろんなことができますよね。
なぜならいろんなアプリを自分が好きなようにインストールできるからです。 もともとiPhoneにはない機能でもアプリをインストールすることでいろんなことができると。
例えばInstagramであったりYouTubeとかですね。 Chrome拡張機能はそれと似たような感じで、
Chromeのブラウザーに自分の好きな拡張機能を入れることができます。 さらに言うとAIを使えばこの拡張機能を自分で開発することもできます。
Chromeの拡張機能を開発するって言うとハードルが高いと思うんですけど、意外とAIを使うと開発できます。
この開発した拡張機能っていうのは自分だけで使うのもOKですし、 あとはチームの人にデータを渡して共有することもできます。
おそらく多くの人がパソコンでChromeブラウザーを使っていると思うので活躍するシーンも多いと思います。
Chrome拡張機能はAIを使えば割と簡単に開発ができると。 なおかつ仕事でChromeブラウザーを使っている人はたくさんいると。
こうした理由でAIを使ったChrome拡張機能の開発をお勧めしています。 例えば私の例で言うと、クロンプト管理を効率化する
Chrome拡張機能を自分で開発しました。 あとは複数のURLを入力すると一括で複数のサイトを起動してくれる
Chrome拡張機能とか。 こんな感じでこういった機能欲しいなって思った時にAIに相談すると割とハードルは低く開発してくれます。
具体的には例えばこんな感じでAIに指示をします。 〇〇の機能を持つChrome拡張機能を開発したいです。
具体的な手順をステップごとに教えてください。 他に必要な情報があれば私に質問してください。
こうした指示をGoogle AI Studioに入力をして、対話を重ねながら拡張機能を開発するというイメージです。
そしてもう一つお勧めなのがGoogle Apps Scriptというプログラミング言語を使った開発です。 これ簡単に言うとスプレッドシートやGmail
Googleのツール色々ありますよね。 そうしたものをプログラミングから操作できるようになるものです。
こうしたものもAIを使って開発ができます。 Google Apps Scriptを使って〇〇という処理を実装したいです。
具体的な手順をステップごとに教えてください。 他に必要な情報があれば私に質問してください。
こんな感じの指示になります。 例えば社内のチームでGoogleスプレッドシートをよく使うと、結構手作業でやっているタスクがあるとします。
こうした時にGoogle Apps Scriptを使って自動化ができないかなということをAIに相談するようなイメージです。
ここまで2つのアプローチについて解説しました。 パソコン環境の見直し、そして自分たちでツールを作るアプローチ。
オフラインAI環境の構築
最後に手元のパソコンで動作するAI環境を構築することについて話したいと思います。
私たちって普段チャットGPTやジェミニにインターネットでアクセスをして使っていますよね。
そうではなくてオフラインでも動作する、手元のパソコンの中でも動作する、そうしたAI環境を自分で構築するというものです。
これ一見すると非常にハードルが高いようなイメージなんですけど、導入は意外と簡単です。
これもいくつか選択肢があるんですけど、オーラマというツールを使うと簡単に導入できます。
オーラマについてちょっと補足をすると、自分のパソコンにAIモデルをダウンロードして実行できるツールとなります。
先日このポッドキャストでも取り上げたんですけど、オープンAIがGPT OSSというモデルをオープンソースとして公開しました。
そうしたオープンソースで公開されたAIのモデル、つまり設計書が公開されているようなもの。
こうしたオープンソースのAIモデルを自由にダウンロードして自分のパソコンで使うことができます。
ちなみにGPT-5はオープンソースとして公開されていません。なのでそういったモデルはダウンロードはできません。
ただオープンソースで公開されているモデルって結構あるんですよね。例えばオープンAIのGPT OSS、
GoogleのGema、あとはMetaのLama。 このMetaっていうのはインスタグラムやフェイスブックを運営している会社です。
こうしたオープンソースのAIモデルを手元のパソコンで動かすことができると。 これやり方は非常に簡単です。
どのぐらい簡単かっていうと、今から口頭でお伝えできるぐらい簡単です。 ちょっと説明しますね。
まずオーラマのサイトにアクセスをしてアプリをダウンロードします。 で次にAIのモデルをダウンロードします。以上です。
これだけで手元のパソコンでオフラインでAIを動かすことができます。 これすごくないですか。アプリをダウンロードする。モデルをダウンロードする。以上です。
あとは普段私たちが使っているAIチャットのように使うことができます。 例えば英語テキストを日本語に翻訳してくださいとかです。
こんな感じで自分でAI環境を構築することには大きく2つのメリットがあります。 一つは入力した内容がAIに学習されることはないということ。
会社でAIの導入が進んでいない理由として AIに入力した情報が学習される可能性があるという懸念があります。
あの入力した情報がインターネット上に送信されてしまうというものです。 ただこうしたオフラインで自分の手元のパソコンだけでAI環境を構築することで
そうした心配をする必要はなくなります。 もう一つのメリットはシンプルにコストが安くなるということです。
AIを動かすためにかかるコストっていうのはパソコンの電気帯だけと AIを使うと何かしらコストが発生しますよね。
例えば月額料金であったりAPIから利用した時はAPIの料金が発生したりします。 でこうしたランニングコストがなくなるっていうのも自分のパソコンにAI環境を構築するメリットと
言えます。 使い分けるといいと思うんですよね。
例えば普段の業務はチャットGPTやジミニを使うと。 顧客情報とか機密情報を使う場合は手元のパソコンに構築したAIを使うと。
手元のパソコンで動作するAI環境を構築する。 これ結構楽しいので個人的にお勧めです。
例えば私直近でしたことで言うと、一行の英語のテキスト これを日本語に翻訳するタスクっていうのを手元のパソコンだけで実装しました。
このタスク一つ一つそうでもないんですけど 1時間に大体100テキストぐらい処理したいケースがあったんですね。
でオンラインでこうした環境を構築すると結構お金もかかりますよね。 じゃあこれを手元のパソコンだけで動くようにしたらいいじゃないかということで実装しました。
具体的にはGoogleのGemma 3というモデルこちらを使用しました。 Gemma 3 4Bという比較的小さなモデルを使ったんですけど
タスク自体がこの一行の英語を日本語に変換するだけなので そんなにAIモデルの性能が高くなくても大丈夫だったんですよね。
こんな感じで常に最新の性能の高いAIモデルを使う必要はない場面結構多いと思います。
業務効率の改善方法
タスクに応じて小さなAIモデルを使うと。 手元のパソコンでAI環境を構築するとこうした使い分けもできます。
あとはオープンAIのウィスパーという音声から文字起こしができるオープンソースのモデルがあるんですけど
これをパソコンにインストールすることで音声から文字起こしがオフラインでできるようになります。 会社の会議とか顧客との会話
機密情報に当たるので外部に送信できないというケースあると思うんですけど このオープンAIのウィスパーを使うことで手元のパソコンだけで文字起こしができます。
私もこのウィスパー使っていてポッドキャストの文字起こしで使っています。 文字起こしのサービスいろいろありますよね。
結構なボリューム文字起こししようとするとお金が当然かかってきます。 一方で自分の手元のパソコンだけで動くAIの環境を構築すると文字起こしにかかるコスト
っていうのはパソコンの電気代だけになります。 こんな感じでタスクを小さく分解していくとこれ手元のパソコンだけで処理できるよね
っていうタスク結構あります。 そうしたものはパソコンに構築したAI環境だけで処理していくと
完全に自分で制御できるので自動化もしやすいです。 アイディア次第でいろいろな使い方ができると思います。
はいそれでは今日のポイントをまとめます。 一つ目に業務効率の見直しはパソコン周りの環境を見直すことから始めるのがオススメです。
デュアルディスプレイ、AIによる音声入力 ショートカットコマンドの導入となります。
二つ目にAIを使って業務効率を改善するツールを自分たちで作るというアプローチもオススメです。
具体的にはGoogle AI Studioを使ってChrome拡張機能やGoogle Appsスクリプトを開発する。
これが初めの一歩としてオススメです。 最後3点目手元のパソコンにAI環境を構築するアプローチもオススメです。
国産AIの紹介
大ラマというツールを使うことで簡単にAI環境を構築できます。 今日いろいろ話しましたけどそうですねあのどれか一つをオススメするとするなら
やっぱりAIによる音声入力がオススメです。 特別なツールとか機材は必要がなくてチャットGPTやGeminiのチャット画面でマイクアイコンを押すだけで
音声入力ができるようになります。 これをするだけでAIへの指示のスピードが最大で3倍速くなります。
これはぜひオススメしたい内容です。 そしてあのもし余裕がある方興味がある方いらっしゃったら
自分で何かのツールを自作する。これもぜひ試してみてください。 たびたびこのポッドキャストでもAIを使ってプログラミングをする話っていうのはしてきています。
で以前話した時よりもどんどんAIは進化しているので年々、いやあのむしろ月単位で AIを使ってプログラミングをするハードルっていうのは下がってきています。
で最初の一歩としてまずは自分のために何かツールを作る。 これも結構面白い体験なので興味のある方はぜひ
はい今日はこの辺ということで本日も聞いていただきありがとうございました。 今週はお便りをいただいています。ありがとうございます。
ちょっと読みますね。 国産AIを紹介してほしいです。私は71歳のおじいこじいと申します。
ポッドキャストを聞いています。 10日ほど前から耳で学ぶAIをエピソード1から半分ぐらい聞きました。
ありがとうございます。 チャットGPTとジェミニパープレキシティを使っています。もちろん趣味です。
技術が遅れていてもいいので国産AIを使いたいと思っています。 ご紹介いただければ周りの友人へも広めます。よろしくお願いします。
お便りありがとうございました。 そうですね、AIモデルではないんですけど
国産初のAIサービスという点で言えば検索AIのフェローAIがおすすめです。 過去にポッドキャストでこのフェローさんにもインタビューをしたのでぜひ応援してください。
検索系のタスクに強いAIツールとなります。 あと国産のAIモデルで言うとNTTが開発している
つづみとかでしょうか。 これ利用はAzureという開発者向けの環境から利用することになるのでちょっと利用のハードルは高いです。
ただこういった国産モデルも開発されています。 あとそれこそオーラマでダウンロードできるモデルで
イライザという日本のスタートアップが開発しているAIモデルもあります。 東京大学の松尾研究室からスピンアウトする形で創業した日本のAIスタートアップが
開発しています。 2018年の創業で直近のプレスリリースを見ると
三井住友カードさんに技術提供したり あとは国産の医療に特化したイライザLLM MEDを開発したり
活躍されています。イライザさんノートにオンドメディアを持っているのでこちらのリンクも貼っておきます。
お便りありがとうございました。 あと私、ユーデミーで生成AI関連の講座を公開していますが、今回5日間の割引クーポンを発行しました。
こちらも概要欄にリンクを貼っておきます。 番組ではこのように耳で学べるAIを毎週発信しています。
通勤中や家事の合間にAI情報をキャッチアップできます。 毎週水曜朝に更新していますのでぜひフォローをお願いします。
そしておすすめの生成AIツールをまとめた資料も配布しています。 興味のある方はこちらもぜひ概要欄にリンクを貼っておきます。
お相手は耳で学ぶAIの矢野鉄平でした。 また次の配信でお会いしましょう。
