自己紹介と今回のテーマ
みなさんこんにちは、のりです。 このラジオでは、3人の子供を育てながら会社員を退職し、
フリーランスとして活動を始めた僕が、これまでに経験したことや学び、 気づきなどを発信していくチャンネルになります。
今回は、オンライン秘書の仕事を仕分けてみた話、 というテーマでお伝えしていきます。
オンライン秘書として働いている方や、 これから始めたい方向けに聞いてほしい内容です。
結論から先に言うと、意外と自分の仕事を棚卸ししていると、 半分近くが秘書の仕事というより、
ただの作業になりがちという話ですね。 結構痛い発見かなと思います。
でも同時に、これから何を伸ばせばいいのか というところも見えてくるかなと。
課題をしながら、移動しながらでも、 気楽に聞いてもらえたら嬉しいです。
オンライン秘書としての経験と課題
僕はオンライン秘書として活動を始めて、 もうすぐ3年くらいになります。
未経験から始めて、今は複数のコミュニティの運営や、 あとはクライアントさんのお仕事を任せてもらえるようになりました。
ありがたい限りです。
ただ、日々の仕事に追われていると、 自分が何にどれくらい時間を使っているか、
意外と見えていないんですよね。
僕もそうでした。
そこで、自分の仕事を全部一時期書き出してみたんです。
定例のアナウンスであったり、 Googleフォームの集計、作成、
あとはホームページのプラグインの更新とか、
あとはクライアントさんの請求書を作ったり、 資料を作ったり確認したり、日程調整したり、などなど。
こうやって並べてみると気づくんです。
これは秘書というより、 ただの作業をしているだけかもみたいな。
もちろん 作業が悪いわけでは ありません。
必要な仕事では あります。
誰かがやらないと 回りません。
ただ、作業だけを 続けていても 単価は 上がりにくいです。
ここは 危機感を持たないと いけないと 思います。
仕事の3分類：作業、価値提供、種まき
そこで 自分の仕事を 3つに 分けてみるのが いいのかと 思っています。
僕でいうと 作業、価値提供、種まきの 3つです。
作業は 代わりが効く仕事です。
Googleフォームの作成や 集計や 投稿や 請求書の作成や 提携の連絡など。
そういうのは 大事です。
しかし これは 自分ではなくても できる仕事でも あります。
価値提供は 僕がやるから 意味がある仕事です。
相手の状況を 整理する 改善案を出す。
その人の 内面的な部分を 考慮しながら 判断する。
先回りして 提案する。
クライアントが 見落としている 部分に 気がつく。
このような 仕事です。
種まきは 今すぐ 収益には つながらないが 未来に つながる 仕事です。
発信する 人とつながる 学んだことを 記録する。
自分の実績を 見える形に しておく。
このような 仕事です。
この3つに 分けてみると 見え方が 変わると 思います。
僕の場合だと 思った以上に 作業に 時間を 使っていたと 分かりました。
今日 一番 言いたいことは 単価が 上がるとしたら 作業の 部分ではない ということです。
価値提供と 種まきの 部分です。
ここに 時間を 使わないと ずっと 忙しいままに なります。
作業時間の削減方法とAI活用
作業を どう減らすのか。
僕が やっていることは 大きく 3つです。
テンプレ化すること チェックリストに すること AIに 任せることです。
毎回 0から 文章を 作らないこと 毎回 思い出しながら 確認しないこと 同じ手順で 迷わないことです。
これだけでも かなり 時間は 減るはずです。
あと AIも 使っています。
ただ AIを 主役には しません。
AIは 目的というよりは 手段なので 作業を 減らす 目的を 果たすための 道具 手段です。
文章の 下書き 確認項目の 整理 投稿の 叩き台です。
他にも いろいろな 使い方が あります。
このような 部分を AIに 任せると 人間が 考える時間を 残すことが できます。
空いた 時間は 相手の 状況を 整理したり 改善案を 考えたりする 時間です。
未経験者へのアドバイスと仕事の進め方
まだ 全部が きれいに 切り替わった わけでは ありません。
僕の 場合は そうですが 今も 作業は それなりに あります。
AIを 活用することで 作業を 減らして 価値提供を 増やすと 決めただけで 仕事の 見え方は 変わって きました。
これから オンライン 授業を 始める人にも 伝えたいことが あります。
最初は 作業が 多くて 自然です。
最初は 費用対効果が 合わないと 感じることも あるかも しれませんが それは 当然です。
むしろ 最初の 一件は 作業から 始まるはずです。
正確にやる 期限を守る 丁寧に返す 言われたことを きちんと 形にする これが 最初の 信頼です。
いきなり 提案しなければ いけません。
最初から 価値提供を やろうと思いすぎると 逆に 空回りします。
まずは 作業を きちんと 行います。
その積み重ねで この人なら 任せられると 思ってもらえるように なるはずです。
そこから 少しずつ 価値提供の 仕事に 移っていきます。
僕自身も このような 順番でした。
当時は このようなことを 全然 意識できて いませんでした。
今 振り返った時に このような 順番だと 思っています。
作業から抜け出すための思考法
今の 自分の仕事が 作業ばかりに 見えても 焦らないで いいです。
大事なのは 作業で 止まらないことです。
思考停止に ならないことです。
作業をしながら これは テンプリ化できないか。
これは 先回りできないか。
これは 改善や 提案に つなげられないか。
このようなことを 考えるのが 大事です。
そこから 少しずつ 仕事の質が 変わってくるはずです。
まとめとリスナーへの問いかけ
まとめに 入ります。
今回は オンライン社の 仕事を 仕分けてみた 話を 伝えました。
整理すると このような 感じです。
自分の仕事を 作業 価値提供 種まきに 分けてみる。
作業は テンプリ化 チェックリスト化 AI活用で 少しずつ 減らす。
空いた時間は 価値提供と 種まきに 使う。
未経験のうちは 作業から 始まって 自然なことです。
ただ ずっと 作業だけで 止まらないように しましょう。
このような 話を しました。
オンライン社の 仕事は ただ 手を 動かすだけでは ありません。
相手の 時間を 増やす 相手の 利益を 生んでもらう 仕事です。
そして 相手の 判断を 助ける 仕事です。
相手が 前に 進むための 環境を 整える 仕事でも あります。
そう考えると まだまだ できることは ありますか。
あなたは 自分の 仕事を 棚下ろししたことが ありますか。
今 やっている 仕事の中で これは 作業だなど これは 価値提供だなど これは 未来への 種まきだなど そういうものが あれば コメントで 教えてもらえたら うれしいです。
今回の 配信は 以上です。
最後まで お聞きくださり ありがとうございました。
では 失礼します。