Excelのバージョン問題
にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代の読み書きソロ版を中心に、様々な話をしています。
今回のタイトルは、「Excelの使い方とDXが進まない理由」というものです。
水曜日は、ITを中心とした技術的な話をしています。
ちょっとした必要があって、最近Excelを使っています。
ここでよくITの話をしていますが、Excelの使い方はよく知りません。
表計算アプリはマルチプランの時代から使っていて、必要に迫られれば使うことができますが、正直なところめんどくさいなぁと思うことが多いんです。
僕にとってのめんどくささの主な原因は、Excelの画面にメニューやボタンが多いことです。
メニューやボタンを探っていくより先に、まず関数でやることを考えてしまうのです。
現時点で苦手なのはラムダ関数の使い方ですね。
あと、困ったなぁと思うのが相当関数です。
何を言っているのかわからないという人が大半かもしれません。
逆に、なるほどと思った人もいるかもしれません。
ここで挙げた機能は、ちょっと前のバージョンのExcelでは使えないのです。
僕にとってExcelがめんどくさくて使いにくいと感じる主な原因は、バージョンの問題なんですね。
Microsoft Officeにはいろいろなバージョンがあります。
今使われているとしたら、2013、2016、2019、2021、
その他にサブスクリプション版のMicrosoft 365というのもあります。
2019などの年号のついたバージョンは基本的に買い切り版ですね。
ここまで聞いて、ふと思ったことはありませんか?
なんだかたくさんあるけれど、これらのバージョンの違いはなんだろう、ということじゃないですか?
そうなんです。これがめんどくささの原因で、しかも今流行りのDXを妨げる原因だと思うんですよ。
僕自身はオフィス製品をお金を出して使うとしたら、迷わずMicrosoft 365を選びます。
毎月または年間で使用料を支払うタイプです。
なぜこれを選ぶのかというと、いつも最新の機能を使えるからです。
最新じゃなくてもいいじゃん、という人がいるかもしれません。
でもこれ、言い方を変えるとバージョンを気にしなくていいということなんです。
Excel 2016か2019か2021か、これをいちいち考えてしまうのが面倒なんですね。
なぜかというと、2021で作ったスプレッドシートが2016では動かないということがあり得るからなのです。
そうならないために、会社などの組織では全てのパソコンのオフィス製品のバージョンを合わせます。
これがまたとんでもなく大変です。
そのために、たぶん情報システムを管理する部門の人が結構苦労しているはずです。
バージョン統一の困難さ
もう一つ問題があります。
使う人の問題です。
2016を覚えた人は、2019の機能を覚えません。
ちょっとメニューの配列が変わっただけでも嫌がります。
このような問題があるので、あるバージョンをできるだけ長く使おうとしてしまいます。
買い切りですから、長く使った方がお得という感覚も経営層にはあるでしょう。
結果として、組織のITはどんどん古くなります。
買い切り版のリスク
今は2023年です。
未だに、Excel 2013を使っているところがあるんじゃないですか?
2013は、今年の4月でサポート切れになっているのです。
そういうことに無関心な人たちもいるわけですね。
もっと根本的にまずい問題があります。
会社の情報システムを使うときに、
買い切りのオフィスを使う動機の一つは、
パソコンをインターネットに接続できないようにすることです。
情報保護とかセキュリティの問題とか、
勤務内容に問題があるという場合が多いでしょう。
それはわかります。
でも、それはこれらの問題に正面からぶつかるのを避けているだけで、
結果的に業務の効率を上げられないという致命的な問題をはらんでいます。
なぜ効率が上がらないのでしょう?
Excelの使い方
例えば、Excelである条件のときに、セルに色を付けたいとします。
どうやりますか?
やり方を覚えていてすぐ出てくる人は素晴らしいですが、
それをどうやって覚えましたか?
ちなみに、僕はこのやり方を知りませんでしたが、
2分でやりたいことができてしまいました。
どうやったでしょう?
そうです。ググったからですね。
業務の効率が上がらない原因、わかりましたか?
インターネット接続の重要性
もしもインターネット接続がなかったら、
2分ではやり方を見つけることができなかったってことですよ。
インターネット接続が制限されたところで、
新しいことを学ばずにExcelで経銭だけを引いている人がいる。
これが買い切りのオフィスを使って仕事をしている組織です。
これが買い切りのオフィスを使って仕事をしている組織の実態だと言ったら、
言い過ぎだと思いますか?
もちろんインターネット接続もちゃんとできる組織も多いでしょう。
でも、できない組織はまだまだあるのです。
そういう組織ではもちろんAIも使えないでしょう。
そんなものは関係ないと思っている人もいるかもしれませんが、
AIを使えない組織や人は数年後には仕事を失うことになります。
これが買い切りのオフィスを使い続けた場合の最悪のシナリオです。
ITリテラシーの重要性
実はDXを阻む大きな問題につながっているということがお分かりでしょうか?
バッドエンディングを避ける第一歩は、
仕事できちんとインターネットの機能を使えるようにすることです。
そのために人を教育し直すことです。
一人一人のITリテラシーを強化していくことです。
そして、それを使って新しい仕事のやり方を探れる人を増やすことです。
ITリテラシーを簡単に調べる方法があります。
どれくらいネット検索を使っているかを数えるのです。
1日10件も検索していないとしたら黄色信号ですよ。
今回はExcelの使い方からDXができない理由について考えました。
今日はここまで。
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よろしくする日でありますように。
千葉直樹でした。ではまた。
