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おはようございます。平瀬楽器です。イベント成功の法則、現場のヒントにようこそ。
この番組では、僕平瀬楽器がイベントの現場で経験してきた実例をもとに、イベント成功の秘訣や失敗から学んだことをお伝えしていきます。
これからイベントを企画してみたい方、運営に携わっている方に向けて、現場目線のリアルなヒントをお届けします。
今回第3回目、今回は前回に引き続きタイムスケジュールについてのお話なんですが、今回のお題は、完璧すぎるタイムスケジュールが招く落とし穴と題してお話ししていきたいなと思います。
前回は、ざっくりしたタイムスケジュールを作りすぎることによって起こる弊害のお話をしたんですけども、聞いていただけましたでしょうか。
今回は、その逆で完璧すぎるスケジュール、きっちりしすぎたタイムスケジュールを作ったらどうなるのかというお話です。
このきっちりしすぎたタイムスケジュールっていうのは、イベントの初心者の方に多いように思うんですけども、本当にきっちり作る方がいらっしゃいます。
例えば、13時開演のイベントがあったとします。タイムスケジュール13時開演って書いてありますね。
最初はどなたかの挨拶が2分、13時2分から別の方が挨拶して、最初の出し物が13時4分から始まって、7分40秒後に次のステージみたいな感じで、妙にきっちりきっちりしてるんですよ。
もちろんそれは間違ってないんです。これ自体は悪くはないです。しっかりいろんなことを調べて、たぶんお願いとかもされて作り込んでらっしゃるので、それ自体は全然間違ってはないです。
ただですね、実際問題としてこんなにきっちりきっちり作って、きっちりきっちり進むんですかという話なんです。
前回の話と若干ごっちゃになるかもしれないんですけども、タイムスケジュールっていうのはイベントに関わるすべての人が共有するものですよね。
なので、タイムスケジュール作った方っていうのはイベント自体に深く関わってらっしゃる方だと思うんです。そういう方はもちろんですけども、その日だけ関わる人っていうのも当然それを見るわけです。
その日だけじゃないにしても、ライトに関わっている方もそのタイムスケジュールを見て動くわけですよね。
なので、あんまりにもきっちり作り込みすぎた完璧なスケジュールっていうのをその日初めて見たスタッフとか、ライトに関わっているスタッフさんっていうのはどんな目で見るんでしょうか。
考えたことありますかね。僕やったらこんなうまくいくってちょっと思ってしまうんですよね。ちょっと意地悪かもしれないですけどね。
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このきっちり作り込みすぎたスケジュールの一番ダメなポイントというのは、何かの表紙にイベントが遅れていってしまった時にどうやって挽回していくのかっていうのが見えにくいんです。
もちろん何のトラブルもなしにそのきっちり作り込んだスケジュール通りに動くのが一番いいに決まってます。でもなかなかそうはいかないんですよ。
何か生物なので何か起きるんです。このよくできたタイムスケジュールっていうのは最初と最後の時間が分かるっていうだけじゃなくて、どのあたりで時間の調整ができそうだっていう点まで含めて分かるのがよくできたタイムスケジュールだと個人的には思っています。
例えば休憩時間に若干のバフが取ってあったりとか、実際の出し物の時間よりも余裕を持って組んであったりしてくれると、進行してる人とか周りの人も安心して動けたりするんですよね。
先ほどの例でいくと、最初の方の挨拶2分って言いますけど、2分で済みますかね。なかなか長くいったりすることもありますし、人前でしゃべると早口になって早く終わる方もいらっしゃいますんでね。そこらへんちょっと含めて少しバフは取っておくのがいいかなと思います。
7分40秒のステージというのは、これあくまでも出し物の時間ですよね。入れ替えの時間を含めると7分40秒はきっと済まないと思うんですよ。なので、ここ僕やったらプラス1分1分取って9分40秒、10分ぐらいかなみたいな感じで組むと思うんです。
当然ですけど、司会の方も出てくる時間、吐ける時間もありますし、司会の紹介の時間もありますよね。だからそのあたり考えるともう少しゆったり組んでもそんなには問題ないんじゃないかなというふうに。
なので、おすすめはですね、先ほど言いましたようにある程度余裕を持ったスケジュールを作るというのもいいんですけども、きっちりしたスケジュールとざっくりしたスケジュール、この2つを用意するっていうのがいいんじゃないかなと思って、僕自身もそれを実践しています。
当日だけ関わるようなスタッフさんとか、ライトに関わっていらっしゃる方にはある程度ざっくりしたスケジュール、進行役とか、自分が責任者の場合は自分とかの手元にはきっちりしたもの、この2つを使ってやっていくと便利なんですよ。
実際にきっちりした時間のスケジュールを作っておくとですね、一体どこの何が原因で予想と時間の返りが生まれているのかなっていうのが把握しやすいですし、きっとこの先でこういうふうになれば挽回できるんじゃないかなっていう想定ができるんですよね。
この想定ができるっていうのがおそらくいいタイムスケジュールなんじゃないかなと個人的には思っています。なので、ある程度きっちり作ったスケジュールは必要だとは思うんですけども、作り込みすぎたスケジュールっていうのは出る人もそうですし、周りのスタッフにも対してもそうなんですけども、単なるプレッシャーにしかならないような気がして、あんまりお勧めはしていません。
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人それぞれですし、場所によっても違いますよね。イベントの中身によっても違うんですけども、やっぱり実際に現場で使えるスケジュールっていうのを作れるように、どんなのがいいかなってちょっと考えながら取り組んでもらうのがいいんじゃないかなと個人的には思います。
というわけで、前回と今回と2回にわたってタイムスケジュールのお話をしました。先ほども言いましたけども、これは本当にイベントの種類によってもちょっと違ってくるので、一概には言えないんですけども、僕がよくやってるような音楽のイベントであったりとか、前回お話しした地域のイベント、いろんな人が特会1回出てくるようなイベントっていうのは舞台転換がすごく多いんで、こういったところでこういうふうなきっちり作ったスケジュールを作るのがいいかなと個人的には思います。
そういうふうなきっちりしたスケジュール、ざっくりしたスケジュールっていうのはいつも問題になります。だから、そういうところに応じたスケジュールを作れるっていうのがイベント主催者の腕の見せ所なのかなというふうに思います。少し頑張ってみていただけたらと思います。
次回はこのイベントを行うにあたってのマインドの部分のお話をしたいなと思います。日々いろんなところでいろんなイベントが実施されてると思うんですけども、このマインドの部分っていうのが整ってないものがとっても多いなと思うんですよね。
一番大事といっても過言ではないイベントを行うにあたってのマインドについて、次回はお話をしたいなと思います。この番組ではこんなふうにイベントをやっていくためとかやっている人のために役立つ情報をいろいろ発信していきたいと思います。
イベント運営をもっと楽しく、もっとスムーズにするためのヒントっていうのをもっと発信していければと思っておりますので、ぜひ次回もお聞きいただければ嬉しいです。ご質問とか取り上げてほしいテーマとかがあれば、スタイフのレターの機能からお寄せいただけると嬉しいですし、コメントで書いていただいてもまた取り上げたいなというふうに思います。
はい、というわけで今回は第3回目お聞きいただきましてありがとうございました。平瀬智樹でした。あなたのイベントの成功にまた一歩近づきましょう。提供はイベントラボTriangleでした。ではまた次回。
