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ドチロートからお金を増やす実践をしまくりの、
Kindle作家、真矢です。
聞いてくれてありがとうございます。
いいねやコメント、めっちゃ嬉しいです。
さて、今回は時間術として、
マニュアルを作ろうっていうお話。
これはですね、会社の仕事でも副業でも、
どっちでも共通する話ですね。
私は数ヶ月前に、
2人から新しい業務を引き継いだけど、
2人ともマニュアルを作ってなかったんよね。
毎月経理の業務なので、
同じ締め業務をやっていくんだけど、
決まった業務があるのに、
マニュアルを作ってないっていうのに、
めっちゃ驚いた。
しかも、引き継ぎさえも、
薄い情報だけ一応文書化して、
後は口頭でやってしまおうっていう。
口頭って全部こっちにメモれということなの?
っていうのもあるし、
説明する側としても、
絶対全部網羅してないやろ?って思うよね。
本当に細かい情報とか、
意外と細かい情報に大事なことが含まれてたりするんやけど、
それ全部覚えて、ちゃんと順序立てて、
何も見ずに言えんのかい?っていうのをすごく思った。
私、そんな優秀じゃないから、
それ無理よ、無理よって。
絶対全部、引き継ぐこと書いとかんと取り落とす。
実際、引き継いだ後、数ヶ月後よ。
私が引き継いだ業務手順書、やっぱり穴だらけで、
あれ、この時どうしたらいいの?っていうのが
まあまあ出てきたんよね。
数ヶ月経っちゃったから、
移動していった人に聞いたところで、
多分移動した人もやり方覚えてないだろうな、みたいな。
特に、たまにある例外処理っていうのがめっちゃ厄介で、
たまにしかせんから、前任者も覚えてない。
しかもそれをメモってないっていう。
さらに引き継がれてもないっていうのがあって、
そういう隙間のやつに無駄な時間がいっぱいかかっちゃうんよね。
もしもね、そこをちゃんとマニュアルを作って、
例外処理もちゃんと明文化しとったら、
そんな無駄な時間をかけんで、そのわけよ。
それ以外にもね、マニュアルを作成することのメリットっていうのは、
私が思いつくのが5つあって、
1つが手順が明確化される。
2つ目が人員的ミスが減る。
3つ目が時間の節約になる。
4つ目が休みが取りやすくなる。
5つ目が引き継ぎが楽っていうことがあります。
詳しく説明していくな。
まず1個目、手順が明確化される。
明文化するっていうのはすごいポイントで、
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なんか自分の頭の中で分かっているつもりのことを文章にしようとすると、
ちゃんと理解せんと書けへんのよ。
あれこれ書いてみたけど、なんかしっくりこんなみたいなことが、
多分確実に出てくる。
これは結構ね、本書いとるときもそうやねんけど、
文章化、文章にするっていうのが大事かなって思う。
で、不明瞭な部分が出てきたら、
その都度分かっている人とか上司に確認をして、
ちゃんと正しい解釈をするっていうことをするんですね。
それによってちゃんと正しい理解で手順が明確化される。
それってすごく大事なことで、
理解せずに何かやっているとミスが起こったりするから、
だから私は新しい業務を始めると、
すぐにそれを手順書かマニュアル化して、
わからん点はどんどん聞いていってすっきりさせます。
そうすることで早く不明点を明確にして、
将来のミスを減らすっていうことをやってます。
2つ目、人為的ミスが減る。
ミスがあると、
もしかしたらお客さんに迷惑かけるかもしれんっていうのもあるし、
そのミスを修正するためにまためっちゃ時間がかかるわけよね。
でもマニュアルがあったら、
業務する人はその手順に従って正確にやっていくだけやから、
ミスの発生が減りますねっていうことですね。
そうしたら面倒な修正作業のための時間がなくなるからめっちゃええやん。
次、3つ目、時間の節約。
例えば月に1回しかせない業務って、
前月どうやっとったかなって思い出しながらやらなあかんのよね。
前月のファイル開いたりして、
あれこれどうなっとったっけ、この計算どうしとったっけみたいな。
まあまあ時間かかる。
でもちゃんと手順書があったらやるべきことがしっかり書かれてるから、
それを見てそれに沿ってスムーズに業務を遂行することができる。
次、4つ目、休みが取りやすくなる。
私は経理業務をやっとるんやけど、
毎月第1営業日とか第2営業日には全ての仕分けを切るとかいう締め切りがあんねんな。
そういう時に限って子供って熱出すね。
何回やったことかみたいな感じなんやけど。
私がやっとる業務は結構複雑というか重いというか細かいっていうかな。
まあまあパッと人に渡せるようなものではなかってんな。
だからこれまでは在宅勤務をしながら、
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熱出した子供を看病しながら仕事をするなんてこともあって。
めっちゃ頑張ってるやろ、仕事。
でもこれはあかんなと思って、めっちゃ時間をかけてマニュアルを作りましたよ。
で、緊急時には誰かにここを見てなってって引き渡せるような状態を作りました。
おかげでね、その締め日も何回か休ませてもらってたりしてだいぶ良かったです。
自分ナイス!
他の人もちゃんとやってくださってめっちゃありがたいなと思います。
周りの協力を得るっていうのも大事やね、マニュアルは置いといて。
それに基づいてやってくれる人もちゃんと感謝しなあかんなと思います。
最後の5つ目、引き継ぎが楽。
これはね、結構人事異動って急なことが多くて、
2週間後に会えなくなりますとかあったりするんやけど、
そういう時でもマニュアルを作っとればね、
それをどうぞ読んでくださいってまず読んでもらって、
その上で疑問点を持った上で一緒に打ち合わせして話し合って、
それを解決してちゃんと引き継ぐっていうことがすぐにできます。
この時に複雑な業務って結構あると思うんやけど、
是非パワーポイントの画面録画機能使ってほしいな。
私、動画でマニュアルを作るっていうことをやるようになって、
動画で作るってなると面倒くさそうなイメージがあるかもしれんけど、
事前に自分がいつもやっとる業務の時に画面録画をしておくね。
いつも通り。いつも通りやったのをただ録画しておくだけ。
だから何の手間もなし。
一応ね、ちゃんと説明は丁寧にちょこちょこ声で細くはしていったほうがいいけど、
そんなあっぷり立てて時間を余分にかかるってわけではないので、
ほんとおすすめです。
動画を作るっていう発想は副業で動画を扱うようになってから思いつきました。
副業のおかげでめっちゃいい操縦法がもたらされてるなって思います。
あなたの会社ではマニュアル完備が普通ですか?
是非コメント欄で教えてな。
それでは今日はここまで。
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