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どうも、コウブンです。 栃木県の片田舎にある蓮城院というお寺で、福寿食をしております。
はい、えーっと、今日はですね、8月の12日なんですけども、昨日、あの8月11日はね、台風だったということで、すごかったですね、風がね。
関東の人だけしか、もしかしたらわかんないかもしれないですけど、私の住んでいる栃木県も岡市もね、かなりの風がね、すごかったです。
雨はね、大したことなかったんですけど、風がすごくて、でね、まああの、何だろう、最大風速9メートルって言ってたんで、もうかなり強風ですよね、はい。
多分、外に出たら立ってやんないくらいなんじゃないかな、なんかね、窓ガラスが割れるんじゃないかっていうくらいね、尋常じゃなくて、こう、風が吹いていたというところでございましたんで、そのおかげで、なんとこの、お寺の庭がね、ほんと餅葉だらけになっちゃったんですよ。
13日からのお盆だっていうのにね、お盆だからお団子さんがいっぱい来るわけですよ。
にもかかわらずね、もうね、お寺の境内、あとは墓地、これがね、全部、全部っていうか、お寺だらけになっちゃって、もうね、見るからにこう、なんていうかな、大変なことになってますよ。
なので、えっとね、掃除してたんですね、今日は昼間、午前中はね、濡れてたんで、今後、乾いてからやったんですけど、それがね、結局終わらなくて、もう明日の朝から、13日の朝からやらなくちゃいけないなというような状況でございます。
というわけで、今日はどんなお話をするかというと、えっとですね、昨日の続きに近いっていう感じでしょうかね、昨日はお団子さんがね、私のブログを読んでくれていたということで、そこでAIの話が盛り上がったということで、私のAIの活用法みたいなのを少しご紹介したというような内容なんですけども、
えっと、今日はその、まあ、AI、まあ、AI活用も多少は入ってくるんですが、まあ、そのちょっと前の段階、準備の段階というか、まあ、あの書類、特にレシートとか、あとは領収書、名刺とか、そういったものの管理方法、保存方法の、そういうお話なんですよね。
スマホを使って書類を簡単に整理する方法、まあ、そういうお話ということなんですよね。
で、このお話は、まあ、主にね、事業、自営業の方、あとは個人事業主の方、えっと、サラリーマンの方で言えば、出張が多い方、あとは営業職で外回りが多い方、そういった方が特に有効なんじゃないかなと思うんですけども、
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そういうふうに思うわけなんですよ。
はい。で、どういうことかと言いますと、あの、Googleドライブっていうアプリをね、使うんです。
うん。まあ、皆さん使ってます?
あの、Googleドライブのアプリ。
うん。ね。Googleのアカウントさえ持っていれば誰でも使えるというやつですね。
ね。あの、無料プランでも大丈夫なんですね。
あの、有料プランは必要ないと。
必要ない、まあ、有料プランでももちろん使えますよ。
でも、有料プランじゃなくても大丈夫ということですよね。
はい。うん。で、Androidのスマホを使っている方は、まあ、もう標準でね、Googleドライブアプリは入ってるんだと思うんですよ。
うん。たぶんね、私持ってないんで知らないんですけど、おそらく入ってると思います。
で、iPhoneの方は、まあ、自分で入れる必要があるんですよね。
うん。で、あと、Googleのアカウント、それも自分で取る必要があるということなんですよね。
で、その、まあ、アカウントの取り方の説明しちゃうとちょっと大変ですので、そこはね、今日は省きますけども、まあ、分かる方に聞きながら、あるいはAIに聞いてもいいかもしれませんね。
とにかくGoogleのアカウントを作ってもらって、そしてGoogleドライブのアプリを入れてログインをするということね。
で、ここまでが準備ということですよね。はい。で、どういうふうにやるかと言いますと、Googleドライブのアプリを立ち上げるとね、下の方にメニューが4つのアイコンが並んでいるわけですよ。
うん。えーと、左からホーム、スター付き、共有中、ファイル、ね、この4つが並んでいるというわけなんですよね。
うん。で、この中に、まあ、その一番右のファイルというアイコンですね。これを押してもらうと、
フォルダ、Googleドライブのメインのフォルダと言ったらいいのかな。そこが開くわけですよ。
で、その中に1個、新しいフォルダを作ってほしいんですよね。
うん。で、それをどうするかというと、右下の方にやっぱり同じく右下の方にプラスというボタンがありますから、それを押すんですね。
で、それを押すと、いろんなものを作る、作成のメニューが出てくるんですけども、その中にフォルダを作成というものがあるんです。
で、これを押して、保存するための、あの書類をね、保存するための場所を作ってほしいということなんですよね。
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で、それができたら、そのフォルダが開いている状態にするということなんです。
開いた状態になったら、また右下の方にまたアイコンがあるんですね。それはね、書類のボタンなのかな。書類みたいなボタン。
おそらく書類だと思うんですよね。なんかね、四角に横線が入っているやつね。あのドキュメントのアイコンみたいな。
そのアイコンを押してもらうんです。そうすると、ドキュメントスキャンモードというふうに切り替わるんですよ。
具体的に言うとね、カメラに切り替わって撮影モードみたいになるんですよね。
その状態で、例えばレシート。そのレシートの方にカメラを向けますと、なんかね、四角い枠みたいなのが出てくるんですね。
そうするとね、レシートを自動で認識して、その状態で1秒ぐらい待ってるとね、パシャッと、自動でパシャッとシャッターを切ってくれるわけなんです。
勝手に撮ってくれるということなんですよね。これは仮保存の状態ですので、まだファイルとして保存はされてないんですよね。
でも撮りましたよという状態なんです。そうしたら右下の方に保存というボタンが出ますので、それを押していただく。
そうするとプレビュー画面が出ますので、それをね、ちょっと確認して問題なければ保存するという、そういう流れなんですよね。
そうすると先ほど作ってもらったフォルダの中に撮った写真がね、そのPDFのファイルの状態で保存されるということなんですね。
これが、これでOKということなんですよね。
そうそう、説明が忘れちゃったんだけども、自動でシャッターを切ってもらう。その書類に対して、レシートに対してカメラを向けると四角の枠が出てくると言いましたけども、
それでパシャッと自動で撮ると、その後自動でトリミングをしてくれるんですよね。
余計な場所を切り捨てて、その書類だけを残すということなんですよね。
しかも、ちょっと斜めに撮ったとしても自動で成形してくれるということなんですよね。形を整えてくれる。
斜めにパシャッと撮ったとしても正面から見たような状態にしてくれると。すごいですよね。
もちろんピタピタというわけではないんですけども、少し甘いんだよなという部分は見受けられるんですけども、でも読めます。
これで十分なんですよね。
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この状態で領収書とかレシートとかどんどんバシバシ撮っていくわけですよね。
連続で撮ってもいいし、あとは1回1回保存してもいいし、どちらでも大丈夫ですよね。
この状態でいいんですが、ただ注意点が1つありまして、スマホで撮っておけばもう紙のレシートは捨てていいんじゃないかって思うじゃないですかね。
でも実は私も最初そういうふうに思ってたんですけども、調べたら違ったんですよね。
税金のルールで電子帳簿保存法というのがあるんですよ。電子帳簿保存法。
紙のレシートは、紙のレシートを捨てていいのは、訂正や削除の履歴が残る専用のシステムで保存した場合だけなんです。
ちょっと難しいですよね。
要するに、Googleドライブで保存すると、それは自分でファイルを消せちゃったりするし、要件を満たさないっていうことなんですよね。
つまり、Googleドライブにとって保存しただけだと紙のレシートとか領収書は捨てられないよっていうことなんですよね。
だから紙は紙でちゃんと保管していく必要はあるんですよね。
紙を捨てていい条件というのは会計ソフト、フリーとかマネフォワードとか、あとは弥生ですかね。
そういう対応したアプリで取った場合は大丈夫らしいんですよ。
こういう細かいところをゼリーさんに聞いていただくと一番いいんですけども、
ともかくね、Googleドライブは便利にはなるんだが、紙を捨てられるわけではないということだけお伝えしようかなと思いました。
じゃあ、取る意味ないんじゃん。何やってるのって思っちゃうかもしれませんけど、そんなことはないんですよ、実は。
レシートの紙って寒熱紙と言われるやつなんですよね。
インクを写すんじゃなくて、インクで字を書くんじゃなくて、熱を加えて色を変化させるっていうタイプなんですよね。
これって実は時間が経つとだんだん消えてきちゃうんですよね。
見たことないですか?古いファックスの文字とかが消えていくみたいな感じ。
レシートもそうなんですよ。時間が経つとだんだん消えてきちゃうんで、なので写真で残しておけば、
紙の方が仮に読めなくなったとしても中身は残るということなんですね。
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その他にも、後からデータを探す。それが圧倒的に楽になるんですよね、Googleドライブとかに保存したほうが。
だから私は推奨しているということなんですけども、ここからは私の場合なんですが、AIを使って整理をしていくんです。
皆さんはすぐにこれを実践してくださいというわけではないんですけど、ちょっとご紹介だけすると、
クロードコードというAIを使っているんですよね。
先ほど撮ったレシートの写真を保存してあるフォルダ、それをクロードコードで開いてもらって、
このフォルダ内にある写真のファイルを整理してください。そして日付ごとにきちんと分けて整理してくださいというふうに言うんです。
言うというのは音声入力ですね。そんなにベラベラベラベラ喋るんですね。そうすると最初に何年何月のフォルダみたいなものを作ってくれるんです。
その中に先ほど撮った写真を整理して分けてくれるんですね。その整理の仕方というのはちゃんと写真の名前も付け替えてくれるということなんですね。
いわゆるリネームをしてくれるってやつですよね。リネームした状態でなるべく入ってくれるということなんです。
さらに同じ日の写真ですね。例えば今日は12日ですけども12日に撮った写真を一つにまとめてくれる。
一つのファイルにしてくれるという。そこまでやってくれるんですよね。そうすると後で確認するのが楽なんですよね。
どっかに出張した時の経費として何日の経費はこれですみたいな。そういうのが後でパッと確認できる。そういう状態になるんですよね。
ここまでやると本当に楽ですよ。どうしても経費の形状っていうのは面倒くさいですよね。
私もちょっと前までは自分の手入力なんかしてたんでつい貯めちゃうんですよ。そうするとあれこのレシート何だったかなってなっちゃうんですよね。
なので自分で管理するにしても、あとは事務の方にやってもらうにしても面倒なんで、ぜひともこういう便利なアプリを活用していただいて楽になるようにしてもらえるといいんじゃないかなって思うんですよね。
もうちょっと言うと、その名前を付け替えて整理されたファイルというものはAIを使ってもっと自動でまとめることもできるんですよね。
ただそのこまでの話しちゃうと永遠に終わらないので今日はこの辺りにしたいなというふうに思うんです。
というわけで今日はスマホを使ったレシートの整理方法、そんなお話をいたしました。
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今日のような話また聞きたいなという方はどうぞリクエストよろしくお願い致します。
レンジョーインフク住職の幸文でした。ではではまたね。
