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どうも、コウブンです。 栃木県の片田舎にある蓮城院というお寺で副住職をしております。
はい、今日はですね、昨日ノートで公開した記事のお話をしたいと思います。
タイトルは、コードを書かずに、就務所のエクセル業務を自動化した話、というタイトルですね。
これまでの記事は、AIの話というものを多くしていました。 今回は、AIを使っていないというお話ですね。
つまり、エクセルの関数だけのお話ということですね。
このタイトルにある就務所というところなんですが、これ何かと言いますと、
栃木県の総統州のお寺、私の所属している州は総統州なんですけど、この総統州のお寺を取りまとめする期間ですね。
言ってみれば、県庁でいいんですかね。 栃木県だったら栃木県県庁。
栃木県県庁というのは、栃木県のいろんな事柄を取りまとめする行政機関ですけども、それに近いようなイメージですね。
栃木県の総統州のお寺、寺院の取りまとめをするというような機関が、総統州栃木県就務所というところです。
そこの栃木県就務所に私は初期という役割で、週2回。火曜日と金曜日ですね。それを3年間勤めているということですね。
その業務の半分というのは、ほとんど半分ぐらいはエクセル業務が多いんですね。
水筒帳をつけたり、入勤伝票とか出勤伝票とか、あとは領収書を作成したりとか、そういったことをやっているんですが、今まで結構問題があったんです。
それは同じ数字を3回も4回も入力をしていたということなんですよね。
ファイル、例えば水筒帳で入力したものを、また別のファイル、入勤伝票のファイルを開いて、そこに入力をするという、入力を移していたと言ったらいいのかな。
そういったときに桁を間違ってしまったりとか、あとは宛名を微妙に漢字を間違っちゃったりとか、そういったことがあったんですよね。
なので、そういった間違いを防ぐためにも称号をするんですよね。
ファイルを2つ開いて、左に水筒帳、右に伝票みたいな形で称号をする、そういった本作業よりも称号の方に割と時間を取られていたなということだったんです。
なので、入所してから2年目にExcelの関数だけでこれを連動させるということを改革をしたというか、改善をしたんですよね。
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ざっくり言うと、1回の作業が1時間かかったとします。
水筒帳に入力して、入金伝票に入力して、あとは領収書も作成して、そういった1円の流れが1時間かかっていたとしたら、それが5分で済むようになったと。
そんなところですね。
これを月に直すと、1時間が大体月に約8回出勤するので、8時間かかっていたものが40分で済むようになったということですね。
すごいですね。8時間が40分ってすごくないですか。
それぐらい効果があったよということなんですよね。
これはあくまでも、いわゆるプログラム、Pythonと言われるようなファイルを動かすプログラムがあるんですけど、そういったものを使わずにあくまでもExcelの関数のみということですね。
具体的に言いますと、Vlookupとか、あとはifとか、index、matchとか、sumifとか、ちょっと専門的な言葉ばっかりだったんですけど、これはExcelの中級者ぐらいかな、では誰でも知っているような関数なんですよね。
考え方は単純で、入力する場所を1カ所だけにする、あとは関数で他のシートに自動で転記させるという、これだけなんです。
といってもメリットだけじゃなくて、デメリットも当然あるんですが、関数で連動させたファイルというのは、残念ながら私以外の人、構造を理解していない人が触ると壊れちゃうというところなんですね。
自動化したから安心というわけではないということですね。触る人が限定されてしまうというような状態ですね。
とはいえ、月8時間が月40分になる価値というのは、その制約が上回ってるんじゃないかなというふうに思います。
ということで、今日一番伝えたかったのは、コードが書けないから業務効率化は無理というのは成り立たないということですよね。
関数を一つ覚えるところから十分始まるというふうにも言えますよね。
同じ数字を2回以上書いている業務が一つでもあれば、そこが入り口ということなんですよね。
そのノートの記事、プロフィール欄から飛べるようになっております。
また、今回の放送の概要欄の方にも記事のリンクを貼っております。
そこからどうぞご覧になっていただければ嬉しいなと思います。
禅には寒という言葉があります。
掃除や水事といった日々の労働そのものが修行である。
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そういう考え方なんですよね。
手を動かすことには意味がある。
ただ、数字を4回入力するというのは寒とは言えないんじゃないかな。
そんなふうに私は思っております。
それは単なる消耗じゃないかというふうにね。
最後に皆さんに一つお聞きしたいんですけれども、
皆さんの仕事の中で同じ数字を2回以上入力しているという場面はありますか。
よかったらコメントで教えていただければと思います。
というわけで今日はこのところで終わりたいと思います。
連常院副住職の幸文でした。ではではまたね。
