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2026年10月24日 土曜日
こんにちは、行政書士の河野翔です。 今日は私の仕事でのコミュニケーションの取り方についてお話をしたいと思います。
具体的には、電話はあまり好きでなくて、メールでやりとりを好むというお話になります。
個人的には、私はあまり電話が好きではありません。
普段からLINEやメールなどでやりとりをしたいと思っています。
とは言っても、電話そのものが嫌いというわけではなく、 もちろん自分から必要な時には、
適宜電話をすることもあります。 ただ、
何でもかんでも電話で済まそうというのはあまり好きではありません。 今日はその理由と普段の仕事でどのように工夫しているか
ということについてお話をしたいと思います。 まず私が電話があまり好きではない理由についてお話しします。
理由は主に5つあります。
1つ目が、 電話を受けると受けた側の作業が中断されてしまうということです。
これはよく言われることだと思うんですけども、 例えば3分くらいの短い電話だとしても、
電話をする側は、電話をするためにいろいろと準備をして話を組み立てて電話をかけるので、本当にその電話をしている時間としては3分しかないかもしれませんが、
電話を受けた側としては何か作業をしていた場合は、 電話を受けてその作業が中断されて、3分間中断されてその後にまた作業に復帰するために
数分、 頭をリセットするなど時間がかかる場合があります。
これが結構なストレスになったりもするので、 平日電話が多いと
仕事が進まなかったりします。 あとは同じく自分のタイミングで対応できないというのも理由の一つです。
自分のタイミングで電話をするのであればいいんですが、
自分自身受ける側としては電話を 受けるタイミングというのは選べないと思います。
なので こちらも
あまり良い気はしないのかなと思います。
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3つ目が 記録が残らないということです。
電話を録音していればいいのですが、 基本的にその録音を聞き返すのも大変だと思いますし、
後から見返したいとなった時に記録がないと不便です。 また
何かトラブルに発展した際に どこをどう整理していたかというのを確認するのには
やはり文章がいいと思います。 これも大きなデメリットと言えると思います。
あとは その場で回答を求められるというのがあります。
これは結構
仕事をしていて気になる部分、大きい部分ですが その場で回答を求められて
やはりこちらも調べないと 正確かどうか曖昧なことだってあります。
ただ その場で回答しなければならないとなれば曖昧な回答になってしまうので、
専門的なことをお話しする際はできれば事前にメールで
これについて聞きたいなどいただけるとこちらも準備がしやすいです。
なので電話でいきなり聞いてこられると かなりストレスに感じます。
あとはそもそも電話で話すことが得意ではないというのもあります。
普段から付き合いのある方からの電話であればいいのですが やはり初めての方から電話がかかってくるとこちらも
失礼がないように対応しなければなどと思い結構ストレスに感じます。 なので基本的に私は電話があまり好きではありません。
ただ 周りを見ていると電話を対応している人は
結構仕事が早いと思うことがあります。 まあ電話だから早いというよりも
行動が早い人が電話をためらわずに使われているというような印象ですね。 まあ電話ならその場で疑問を解決できるので
何か
作業が止まってしまってどこかに確認をしなければいけないとなった時にすぐに電話を してすぐに回答を得てそれを元に次に進むということがやはりできるので
電話を対応している人の仕事は早いのかなと思います。 メールだと何億も
電話だと数分で終わったりもしますしね。 なのでこれは電話のメリットかと思いますがこれはまあ
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電話をする側のメリットであって電話を受ける側にとっては メリットにはないのかもしれません。
私は メールの方が気をいなくできるのでメールの方が好きなんですが
やはり仕事となれば相手もそうとは限らないと思います。
もちろんメールを書くのが面倒。
メールを書くのが面倒そうですねメールを 構成するメールの文章を構成するのが大変なんですかね。
メールの文章を構成するのが大変な人も結構いると思います。
電話の方が簡単に説明できるという理由で電話を対応されるという気持ちもわからなくはないです。
だから別にお客様や取引先から電話があった際は普通に対応しますし
メールを強要するというような気持ちは全然ありません。
私が意識しているのはできるだけサービスは良くしたいと思って仕事をしているので
相手がストレスに感じるようなことはできるだけ避けたいなというのがあります。
なのでしっかりとした接客ですとかしっかりとしたサービス確実な仕事っていうのを求める方にできるだけ応えたいなというのがありますので
電話が来ても全然嫌な気持ちとかっていうのはしたりはしないので
そのあたりサービスとしてそれも含めて報酬で報酬額を決めて仕事をしているので
そこがきめ細やかにサービスを受けたいというお客様から仕事を受けられればいいかなと思って普段仕事をしています。
ただメールをこちらから送る際にやはりお客様から電話がすぐにかかってくるよりも
私としてはメールで対応いただけるとすごく嬉しい部分はありますので
お客様に対してできるだけ回答がしやすいようなメール
お客様の方でメールを返信しやすいように配慮はしています。
具体的にどういう配慮をしているかというと返信しやすいメールを意識するということです。
例えばこちらから聞く質問に対して質問については
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○1○2○3などのように番号を振ることでお客様がその質問に答える際に
○1は○○○2は○○○3は○○という感じで返信をしやすくなります。
またできるだけはいかいいえで回答できるようにしたりもしています。
あとは必要に応じて選択肢を用意する
例えば現在土地はどのように利用されていますかという質問に対して
回答例・駐車場として利用または何も利用していないなどのように
ある程度誘導ができるように質問を考えたりもしています。
あとは初歩的なお話ではあるんですが
電話でも共通なこととして専門用語は避けるようにメールでも作成をしています。
この辺り配慮をしてメールを送るので
お客様がメールを考える段がこれで減れればいいかなと思っています。
個人的にはやっぱり電話より見えるのが好きではありますが
もちろん電話のメリットも理解しています。
こちら側も急ぎの要件であったり
電話でないとどうしても伝わらないような要件であれば
極力相手が迷惑にならない時間帯
何度かやり取りをしていれば
何曜日の何時は忙しそうとか
何曜日の何時は少し余裕がありそうというのは大体わかるので
その時間に電話を入れるようにしたり
事前に何時にお電話しますということで
メールでお伝えをしたりもしています。
基本的には行政に対しては
時間があればメールをもちろん送りますし
すぐに回答いただきたい場合は電話をすることもあるんですが
平日の12時から1時の1時間は
やはり休憩を取られているというような行政も多いので
その時間は電話は極力かけないようにしています。
今後仕事をする上でも
急ぎなら電話、記録を残したいものなら必ずメールというような使い分けで
相手にとっても自分にとっても
負担の少ない方法でコミュニケーションが取れたらいいかなと思っています。
そんなことを考えながら普段仕事をしています。
今回はここまでです。