タスク管理の重要性と導入
始まりました。ほどよくストイックな仕事日記、渡部そばです。 頑張りすぎない。でもサボらない。ストイックに追い込まなくても仕事はちゃんと上手くいく。
そんなほどよくストイックな働き方を語るポッドキャストです。 第2回目というところでよろしくお願いします。
最近僕はですね、会社で上司の方とですね、週に1回ワンワンをしたりしてるんですけれども、そこで仕事の話だったりとか
勉強している方の話だったりもするんですけど、そこでですね、最近読んだタスク管理の本の話を最近しまして、
これ後ほど内容は話しようと思うんですけれども、かなりですねすごい盛り上がってですね、
タスク管理についてちょっと厚く語ったんですけれども、そこでですね、僕の上司がふと冷静になって一言言ったことがあってですね、
僕もその方も40代なんですけれども、40代になってもタスク管理の話で盛り上がるなんて、
タスク管理というのは人類の命題なのかもね、みたいな話をしていました。 僕も確かに20代とかから働き始めたからずっとタスク管理のこととか
すごい考えて、本とかも読んで実践してみたいなことをやってたりもしていましたというところで、今日のテーマはタスク管理のですね、話をしていきたいと思います。
タスク管理、全ての基本みたいな感じかなとは思いますけれど、そんな話をしていければというふうに思います。
タスク管理ってもう結構本当に仕事の肝かなというふうに思ってまして、本当に学校の必修科目にしたいくらいかなというレベルではあると思うんですけれども、
だけどこうしっかりとですね、教わったことってあんまないなと思ってて、先輩からですね、教わるっていうのは結構実務的なことばかりで、
そういったタスク管理っていうのは自分で本読んだりとか、実践して考えながらやってる方、僕もそうだったんですけれども、多いんじゃないかなというふうに思います。
ちょっと不思議ですよね。
今回はですね、この第2回ではですね、前編としてポイントを2つに絞って話して、後編としてエピソード3の方でですね、またちょっと細かいテクニックとかを話していければなというふうに思ってます。
はい、ということでタスク管理の話をしていきましょう。
今日話すポイントの2つのうちの1つ目ですね、ポイント1としては、これも本当に基本ですけれども、全部書き出すと。
ここがですね、非常に大事かつ基本の基本のまさに基本みたいなところになります。
極端に言えば、もうこれだけやってても十分かなとは思うんですけれども、まずはとにかく全部書き出すですね。
これが大事なポイントになってきます。
自分のタスクだったりです。
これはもちろんですね、仕事のタスクっていうのはもちろんですけれども、やりたいことだったりとか、日々の生活していく中ですべきことだったりとか、そういったところをですね、仕事もプライベートも全部ひっくり返って全部洗い出す。
これが非常に大事なことになります。
書き出す作品としては、メモ帳とかでもノートでもいいですし、それこそ電子的なウェブのサービスとかでも全然いいんですけれども、とにかく1箇所にまとめておく。
そこを見るだけで自分が抱えているものが全部わかる。
そういう場所を作って、そこにとにかく書く。
タスクが増えたらその追加分もそこに書く。
そういったことをやっていく。
これが非常に基本かつ大事なポイントになります。
結局ですね、目に見えないものっていうのはなかなか管理の仕様がないですね。
ポイント1：全部書き出す
頭の中で描いていても、人間の脳としては3個、4個ぐらいのことしか同時に思い浮かべることができなかったりもするという話もありますので、
とにかく全部書き出す。
書き出したものを見て管理をしていく。
これをやるだけでも全然違ってくるので、
このあたり全然やってないなって方はぜひトライしていただけるといいんじゃないかなと思います。
本当にもう書き出すだけなんで、難しいことは一切ないので。
そのあたりはぜひやってみてください。
書き出すことはそんなに難しくないかなとは思うんですけれども、
どこに書くかっていうのはそれなりに考えた方がいいかなというふうに思っています。
もちろん最初にやるときは手元のメモ帳とかでも全然いいんですけれども、
それをやった上で自分の生活だったりとか仕事環境に合わせてどこがいいのかなっていうところはすごい吟味してですね。
これも複数試してみるのをお勧めしてるんですけれども、やってみるといいんじゃないかなと思います。
例えばですね、ちょっと先にWebツールみたいな話をしましたけれども、
例えばNotionでタスク管理してる人とかですね、
ちょっとマニアックなツールですけど、Todoistみたいなタスク管理ツールもあったりするんですけれども、
そのあたり会社でアクセスNGなところもあったりもします。
会社でもちろんそういうWebサービス使える環境であれば全然それも選択肢に入ると思うんですけれども、
そこがNGなのであれば、例えばスマホで手元で見やすいツールにするですとか、
あるいは紙ですね、紙のノートに書くようにするとかですね、
そういった選択肢を考えていくといいです。
結局その仕事もプライベートも一緒くたに見えるようにしていくので、
仕事中にも簡単に見える、タスクが追加のタスクがあれば追加すぐできるようにする。
そういった行動がしやすいっていうところが非常に大事なところになってきますので、
ぜひ自分の使いやすいもの、いつでもすぐ確認できて、すぐ追加もできるものですね。
こういったツールをぜひ探してみてください。
僕もいろんなウェブツールもそうだし、メモ帳とかノートとかいろんなものを試した結果ですね、
今はWorkflowlyっていうひたすら箇条書きができるウェブサービスがあるんですけれども、
そこを使っています。
ここは後編の細かいポイントで少し関わってくるところなので、またそこで詳しく話ができればなというふうに思っています。
一応お勧めというところでは、書き出すだけであれば紙が結構お勧めなのかなというふうに思っています。
やってみると分かるんですけれども、タスクの量を肌で感じられる。これが紙の良さだったりします。
どんどん紙に書いていくと、何ページにも渡ってタスクが書かれることもあったりするんですけれども、
そういったタスクがいっぱいになっていたりとか、ごちゃごちゃしていると結構整理しようという気分になったりですとか、
あるいはだんだんと紙で書くときは終わったタスクは横線、取り消し線を引いて消していったりもするんですけれども、
それでどんどん減っていくのを見ると結構やったな、自分偉いなみたいな感覚にも紙のほうがなりやすかったりするので、
もしあまり制約がなかったりとか、紙のほうがいいなというふうに感じられる方は紙お勧めですので。
一度は紙で試していただけるといいのかなというふうに思います。
もう一個気をつけたほうがいいのは、さっきノーションみたいな話もしましたけれども、
ノーションってめちゃめちゃマクロンみたいなやつを組んでタスク管理している方も結構いらっしゃるかなと思うんですけれども、
全然それが苦手でないのであれば非常に素晴らしい仕組みだと思うんですけれども、
結構凝ったツールを凝った使い方をするとか、そこを目指していくんだと結構しんどくなるし、
外科しがちかなというふうに思ってます。
実際僕がそうだったのでそう思うんですけれども、
簡単なコツだけ取り入れれば十分なので、
本当にただ書き出すだけでも全然いいと思うので、
ポイントの一つ目、全部書き出そうということをやっていただけるといいんじゃないかなというふうに思います。
ポイントの二つ目、クローズドリストということをお伝えしようかなというふうに思います。
タスク管理は考え方の一つとして、オープンリストとクローズドリスト、そういったものがあります。
オープンリストというのは何かというと、いくらでも追加するリストですね。
このポイントの一個目で話したような、そういうものですね。
どんどん追加して、終わったら削除してみたいな、そういったリストをオープンリストというふうに言います。
クローズドリストというのは何かというと、文字通りではあるんですけれども、追加ができないリストですね。
何かしらタスクを一度リストを作ったら追加ができないリスト、これがクローズドリストになります。
クローズドリストというのを何に使うかというと、1週間と1日のやることリストに使うことを僕はお勧めしています。
1週間のほうは、1週間でこれをやろうよという、やるべきタスクのリストを作る、これが1週間のリストですね。
1日のほうは、これも同じなんですけれども、1週間でやるタスクのリストから、今日やるタスクのリストを作っていくという、
二段構えな感じですけれども、そういった運用をしていくと、かなりいい感じに仕事ができるようになります。
そのポイントの一個目で話したような、全部丸っと書いてあるリスト、これだけでも運用全然できるんですけれども、
なかなかリストが大きいと、次々何をやるかを選択する必要が出てきまして、結構それだけで疲れちゃうんですね。
物事を選択する、意思決定するというのは、かなり脳にとっても労力がかかることになりますので、
そういったことを、なるべくシンプルに削ぎ落として、この中から選べばいいよというリストを作っていくというイメージですね。
クローズドリストにすると、これをやるべしというところがかなり明確になるので、迷いなくタスクを進めることができます。
その結果、集中力がかなり増し増しになって、集中して仕事に取り掛かることができる。
そういった効果があるので、こういった運用をお勧めしています。
ツールのイメージとか、僕の運用のイメージをお伝えすると、僕は日曜日に1週間のリストを作ります。
やること全体が書いてあるオープンリストから、この1週間これをやろうというリストを作っていきます。
さっきも言った通り、全体のリストはワークフローにWeb上のツールにあるんですけれども、
1週間のクローズドリストというのは、兄弟式のカードというのがあって、
いくつかちょっとわからないんですけれども、はがきよりちょっと大きいサイズの紙に書いていくと。
こういったことをやっています。ここは手書きなんですね。
それで1週間のリストを作ります。
日々の1日のクローズドリストは、毎朝仕事に取り掛かるときの一番最初のときに、
それを見ながらノート、僕は色々考えとかをまとめたりとか、メモしとくノートというのを紙のノートで運用しているんですけれども、
そこに今日のツールという形で、1週間のリストから1日のリストを作ると。こういったことをやっています。
もちろん、割り込みだったりとか、緊急タスクが来たときっていうのは、
もちろん仕事していく上では十分に考えられるし、結構あることです。
クローズドと言っても、それをやらなきゃいけないことは多々あると思うので、
そういうときは1週間のリストには入れる、1日のリストには入れないというのを基本にはしたりしています。
1日集中するというところがかなりポイント、仕事をうまく進める上でのポイントになるかなと思うので、
割り込みタスクがあった場合は、今日本当にやる必要がないものであれば、明日以降に回すということをやっています。
いつやるかというのは、もちろん場合によるんですけれども、
この取捨選択ができること自体が非常にこのクローズドリストを運用するときのメリットだったりもします。
自分でコントロールできるようにするという感じですね、タスクの量。
ポイント2：クローズドリスト
リストがないと、今このタスクって本当に今やっていいんだっけというところがパッとわからないので、
このクローズドリスト、あるとないとでは大違いですので、
ぜひクローズドリストというのも組み込んでいただけるといいんじゃないかなと思います。
ということで、タスク管理の基本というところのポイントを2つお話ししてきました。
最後に今日の一言というところで、今日の話をまとめていきたいと思います。
今日の一言、まずは全部テーブルに出す。
途中でも話したんですけれども、タスク管理って頭の中で考えると、
どんどん重くなっていきますし、管理しきれなくなってしまいます。
ですけれども、書き出してテーブルの上に全部並べてみると、
意外とこれだけかというパニックにならずに済んだりすることも多いです。
見える化するだけでも、タスク管理というのは半分ぐらい解決しているかなと思っていますので、
そういったことをやられていない方は、ぜひやってみていただけるといいのかなと思います。
もちろんクローズドリストも非常に有効なやり方ですので、
ここもぜひ取り入れていただけるといいんじゃないかなと思います。
次回は後編というところで、もうちょっと細かいティップスですね。
タスクを一回中断して切り替えるときにはどうしたらいいんだろうかというところですとか、
あるいは1年後とか半年後のタスクというのをどうやって覚えていくかという、
細かいけど困りがちなティップスについてお話ができればなというふうに思っております。
というわけで、ほどよくストイックな仕事日記第2回をお届けしました。
それでは、ほどよくストイックにいきましょう。
渡辺そばでした。
