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おはようございます。40代外資系ワーママ、葉月です。
3歳の男の子を育てながら、産休前と比較して年収200万円アップ、残業できないワーママが昇給するための戦略や試行錯誤の様子を発信しています。
はい、ということで、今日のテーマは、仕事のスケジュールやタスク管理について教えて、という内容でお話ししていきます。
私、7月1日に公式LINEをリリースいたしました。はい、たくさんの方に登録していただいてありがとうございます。
ということでね、今日も公式LINEからいただいた質問にお答えしていこうと思います。
質問くださったのが、よつはさんです。
よつはさんを知ったのは、多分スタッフでも有名な香林さん、いがらし香林さんつながりで知ったんだったような気がします。
仲良くさせていただいていましてですね、コラボライブをしたりとか、
あとアメブロ、よつはさんも葉月もやってるんですけど、それの20周年のイベントがお互い当選して一緒にいたりとかもしました。
はい、ということで仲良しのよつはさんから質問をいただきました。読み上げます。
葉月さんが日々やるべきことなどをどのように管理しているのかが知りたいです。仕事やプライベートのスケジュールやタスクなどということでありがとうございます。
そうですね、タスク管理系ですね、どうしてるかという質問なんですけれども、
プライベートはちょっとね、そんなに特筆すべきことはないかなと思ったので、ちょっと仕事のスケジュールとタスク管理に絞ってお話ししようかなと思います。
まずスケジュールですね、仕事のスケジュール管理は普通にアウトルックですっていう感じですかね。
会社のやつで管理していて、チームに全公開されている感じで、空いてるところは誰かが会議入れてくるみたいな感じですかね。
私は死ぬ気でヨガに通ってますみたいな感じで、フレックスでヨガにレッスン受けに行ったりとかするフレックスを利用していく日もあるので、
そういうのが事前に決めてビビッと塗りつぶしてブロックしてあったりとか、あとは有給取る日とかは一目で分かるようにブロックしておいたりとかをしています。
会議入れないでねみたいなアピールですね。それは基本みんなやってるんですけど、
あとはうちの会社は5時半定時なんですけど、基本私保育園を送り迎えしているので、5時半で保育園を迎えっていう予定を繰り返しの設定で入れちゃってます。
そうじゃないと5時6時の会議とかをカジュアルに入れられちゃったりするんですよね。
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もちろんどうしてもっていうことで相談してもらえれば基本的には何とかするんですけれども、やっぱりちょっとね、こっちも大変なんだよみたいなのをアピールするのを兼ねて、
一応入れてます。毎日設定みたいなやつにしてね。入れてますっていう感じです。スケジュールについてはそんなところですかね。
タスクですね。タスク管理はツールとしてはパソコンの中の、たぶんみんなついてるのかな、付箋メモみたいなやつありますよね。ないかな。
そういう本当に何でも特にこだわりなくメモツールを使っています。内容としては1週間分を日付、何月何日これやることばはみたいな感じで書いています。
ポイントとしては私時間を指定するようにしています。この日にこれやるっていうのじゃなくて、この日の何時にこれやるまでタスクとして決めちゃっていますっていう話ですね。
ざっくりと私のやり方は10時から12時と1時から3時と3時から5時っていう2時間の枠3つを作って、そこにこのタスクを当てはめる感じで入れてます。
会議が例えば1時から2時で入ってたらその日の1時から3時の枠とかは何も入れないとかなんですけど、あと不X取って夜が行く日とかは3時5時の枠には何も入れないとかね、そういう感じで週明け月曜日とかにタスクをバババとそれぞれに当てはめていくようなことをしています。
8月1日の10時12時はこのタスクとか8月2日の3時5時はこのタスクとかそういう感じのことを月曜日の朝にしています。
なんでこの方法にたどり着いたかっていうところなんですけれども、やっぱり仕事上いろんなプロジェクトとか案件を並行してやることが多いので、
1つのプロジェクトを1日ずっとそれに月切りみたいな感じにしちゃうとあんまり良くないなあっていうふうに思ったんですよね。
なので2時間ごとぐらいでいろんなプロジェクトをちょこちょこ進める方が良い好ましいっていうふうに思ったのと、
あとは考える系の仕事だとダラダラしちゃったりとか、正解がないからいつまでもできちゃうっていう感じですかね逆に。
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あとはなかなか取り掛かれなかったりとか、いろいろやればいいみたいな感じじゃない仕事って、
なかなかタスクとしてどうするみたいなのが難しかったりするなあっていうふうに思ったんですよね。
なのでとりあえず2時間単位でパッパッパっていう感じで切り替えていくと割とうまくいくなあっていうふうに自分の中では思って、
この方法を採用しています。
なので終わらなかったりとか考える系の仕事なので止まらなかったとしてももう時間が来たらそのタスクはとりあえず終わりみたいな感じでやってます、運用しています。
だから締め切りがあるようなのはちょっとダメなんですけれども、締め切りに余裕があればまた週の後半のタスクの最後のところに移動させるみたいな感じでやっています。
もちろん突発的な問い合わせとか急ぎの問い合わせとか会議とかが絶対入るので計画通りになっては全然いかないんですけれども、
そういう感じで枠を作ってそこにタスクをはめるみたいなイメージでやっています、管理しています。
でですね、それを週末にこのメモを元に振り返りっていうのをやっています。
その振り返りというのは何なんですかということなんですけど、これはですね福本春さんの女性管理職育成アカデミーを昨年秋ぐらいに受けていて、
そこの中で課せられている、毎週報告するように言われているポイントがありましてですね、
今週やったこと、今週できなかったこと、それがなぜできなかったのかどうすればできたのかみたいなのを毎週報告しなくちゃいけなかったんですね。
それが私は個人的にすごく良かったなぁと思っていいなと思ったので、それを卒業後も続けている感じになります。
なのでまあ1週間こう枠にはめてやって、最後やっぱりいろいろね、いろいろありますから突発的な問い合わせが入っちゃったりとかしてできなかったタスクみたいなのが発生するわけですよね。
なのでその残っちゃったタスクに対してなんでできなかったのかどうすればできるのかみたいなのを考えて、振り返ってまた来週のタスクリストを作るみたいなサイクルで回しています。
だからなんかね、例えばどうしてできなかったのかっていうところで言うと、タスク自体がねちょっとざっくりすぎたとか大きすぎた、だから具体的に何やっていいかよくわかんなくて、
なんか後回しになっちゃったとかだったら次回からはもっと細かく分割してタスクを作りましょうみたいになるし、
あとなんか時間がなぜかなくなっちゃったみたいなこととかもよくあると思うんですけど、そういう時はもうそのタスクのための時間っていうのをある時点に用意しちゃいましょうみたいな改善策になるかなと思います。
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なのでその2時間枠っていうのをやり始めたのもこの振り返りの反省から来たようなイメージになるんですよね。
だから四葉さんも多分そのご自身の仕事の内容とか進め方とかにもによってそのタスク管理の正解っていうのはいろいろ変わってくると思うので、
振り返りとかをしながらどんどんブラッシュアップしていくっていうのがいいんじゃないかなっていうふうに思います。
この方法をそのまま採用するというよりは自分でいろいろ試行錯誤していくっていうのがいいんじゃないかなというふうに思います。
はいということでこんな感じで答えてみました。何かのヒントになったら嬉しいです。
はいということでですね、公式LINEにいただいた質問をまだまだ答えていくんですけれども、
7月中の公式LINE登録したんですけれども質問まだですっていう方は8月中旬まで受け付けておりますので、
はい是非是非送ってください。ということで今日はこんなこんなところで失礼致します。それでは。
