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みなさんこんばんは、上水優輝でございます。
サイコパスのラジオ、ぜひ最後までお付き合いください。
今日は、型をつくる、という話をしたいと思っています。
仕事の要領が悪い人を見ていると、繰り返し発生するパターンというのを認識できていない。
認識できていないため、レギュラーなことをいちいちレギュラーにしている。
言い換えるなら、ただの日常を非日常にしてしまっている。
平凡なことを緊急にしてしまっている。
平和を戦争状態にしているということが言えるのではないかと思っています。
繰り返し発生するパターンを認識し、繰り返し発生するんだから定型化し、
ほぼ何も考えずにとか、ほぼ自動的に処理できる状態に落とし込んでいくということがとても重要ですね。
考えなくて済む領域を増やすことによって、考える余裕ができるし、
他のことをやる時間が増えていくの。
なので、繰り返し繰り返し起こってくることを全部イレギュラーとしてやっていると、
日々目の前のことに対応するだけで終わってしまうと。
なので、ちゃんとその状況を俯瞰して、
これって繰り返し発生するパターンじゃないのかとか、
ここってこういう構造があるよね、みたいなことを認識して定型化していく。
何かの型に落とし込んでいく、構造に落とし込んでいく、みたいなことが重要だということですね。
レギュラー化できるものの例としてはいくつかあると思うんですよね。
作業的なものっていうのはまず分かりやすいですよね。
毎月領収書を提出する、毎月のルーティンの作業じゃないですか。
それをどうすると最も考えずに、最も簡単に、最も自動的にできるか、みたいなことですよね。
自動的にって言ってるのは、ツールを使って自動化できるとかっていう話だけじゃなくて、
たとえ人の手でやるにしても、それをなるべくほぼ考えずに、
最小限の労力でやれるようになるか、みたいな話ですね。
資料作成なんかもそうですよね。
毎回企画書を作ってるんだったら、企画書のテンプレみたいなのがあると作りやすいし、
企画を考えるときの思考のフローというか順番も考えておくと、
いちいち悩まなくていいというか、今ここのフェーズだよねとかってことがわかるわけだから、
いいですよねと。
会議なんかも、緊急の会議は別だけども、基本的には定例の会議、定例開催にして、
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かつ、大枠のアジェンダみたいなのを固定化しておいて、
その中の細部を毎回いじれば、今回の会議どうしようか、みたいなことがないですよね。
しっかりと枠組みを用意して、その中で事業が回っていくようにしておく、みたいなことが重要かなと。
そうすると、必要な会議、必要じゃない会議っていうのも判断しやすいですよね。
業務一般っていうのはね、確かに定期化できないものもあるかもしれない。
例えば営業活動するときにお客様候補を発見し、お客様になっていくまでの過程、
契約を結ぶまでの過程、みたいなことは確かに迂回曲折あるかもしれないけども、
フローとして見ることができますよね。
最初に自己紹介できたのかとか、何か自社製品を案内できたのか、
具体的な提案まで行ったのか、見積もりまで行ったのか、最後クロージングしたのか、
契約書を結んだのか、みたいな感じでフローで見ていく、みたいなことが重要かなと思いますので、
逐一マニュアルにできなくても、型にできなくても、フローとして見ていくことで型が見えてきますよね。
年間のスケジュールとか行事とかもそうですよね。
ずっと企画しているとやっぱりそこで時間がかかるんだけども、年間の計画をパッと考えておくと、
だいたいこの時期にこういうことをやるってことは決めておくだけでも、その時期に慌てなくて済みますよね。
僕が取締役をしている会社は、2023年の会議の年間スケジュールがもうすでに全部入っていますと。
もちろんね、状況に応じてリスケなんかはあると思うんですけども、
そもそも会議を設定していなかったとか、会議の時間をこじ開けるみたいなことをしなくていいんですね。
もうすでに埋まってあるので、移動したい場合は移動するんだけども、
基本的にはその枠でやっていくということで、それをやっていれば大変だけども、
そこでしっかりとやるべきことをやっていれば、会社が適切に意思決定できる状態になっているということですね。
もちろんそこから外れたものってありますよ。なんかトラブルがあったとかあります。
そういうのはイレギュラーとして緊急の会議をやればいいのであって、
基本的には定例で回せるみたいなものっていうのが理想ですよね。
そうやって業務一般を定型化していく、型にしていくことによって、
考えるべきことを考える余裕ができてくると。
やるべきことをやる時間が増えてくると。
そうなってくると新しい活動が行われたりする。
新しい活動を行うと新しい作業や新しい会議、新しい業務が出てくると。
またそれを定型化し、行動化したりして、また時間ができてきて、また行動してっていうのを繰り返しですよね。
もっと言うとそこで型にする、行動にする、ルール化することによって、
自分じゃなくても他の人に任せることもできたりしますよね。
この部分はこの人に任せてもいいよねとか、この部分は業務委託の方に任せてもいいよねみたいな感じで、
さらにまた時間ができてくると。
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そうすると新しい活動ができるよねみたいな好循環に入りますんで。
イレギュラーのレギュラー化ですよね。
カオスの秩序化みたいなことをずっとやっていくって感じですね。
秩序化されると次のカオスに向かっていく。
次のカオスが来ると次の秩序をもたらすみたいなことをずっと繰り返していく中で、
いろんなことが進んだり進まなかったりしていくっていう、これが仕事なわけですね。
おそらく。僕は思うにおそらくそうなんじゃないかなと思っております。
なので目の前のカオスにただただ対応するっていうことはもちろん重要です。
もちろんそのカオスと乗り越えなければならないことがたくさんあるんだけども、
カオスをただカオスとして受け止めたところでカオスですから、
どうしたら秩序をもたらすことができるのか、
楽をすることができるのかっていうことを考えて、
どんどんそのカオスを秩序の方に導いていくという観点を持ちながら仕事をするっていうのは、
結果自分を楽にしますし楽になることによってもっと他のことに目を向けたりもっと考えることができて、
結果もっと良い仕事ができるみたいなことになっていくんじゃないかなと思いますので、
ただただカオスにカオスだなって終わるのではなくて、
このカオスを終わらせるんだという意思を持って仕事をしてみてはどうかなというふうに思ったりしますね。
そのためにはポイントとしてはですね、やっぱりその繰り返し発生しているパターンみたいなものを認識しなければいけないので、
物事を俯瞰してみる、構造的に見るということがとても重要かなと思います。
ぜひ仕事を型にして、イレギュラーをね、レギュラー化することによって楽をしてみてはいかがでしょうか。
本日は以上です。またお会いしましょう。
さようなら。
