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Hello, this is Rikki Broadcasting from Tokyo.
声で便利を届けるポッドキャスターのリッキーが、
1日1つライフハックをシェアするポッドキャストをお送りしております。
今日のトピックは、
読みやすいメールを書く3つのコツ
忙しい人に読まれるメールを作るハック術
というテーマでですね、お送りしてまいりたいと思います。
メールをなかなか読んでくれない、
あの上司が、あのクソ上司が、
いや違う、クソって言っちゃいけない。
あの上司が、あの人がなかなか忙しくて読んでくれないとか、
コミュニケーションに時間がかかってもマジ大変ですとか、
あとは外国の方とですね、メールのやり取りをしていて、
なかなか先方からメールが来ないとかですね、
いろいろとですね、メールに対する悩みっていうのは、
結構つきものだったりすると思うんですよ。
私もですね、主にコミュニケーションのツールはメールを使っていますし、
また最近はですね、ディスコードとかのチャットを使うことも非常に増えたりとか、
あとはラークっていうですね、ディスコードのチャットツールなんですけども、
そういうのを使うことが増えたりとかしてはいるんですけども、
未だにやっぱメールです。
メールでですね、いくつか工夫していることがありまして、
それをね、ちょっとやってみたら結構ね、返信率が上がってきたので、
その3つのですね、やっていることを皆さんにライフハックとしてご紹介していきたいなと思います。
このラジオをね、聞いていただいた終わった後にですね、
その3つを実践していただくと、メールが返ってきたりとか、
メールが読まれるようになったりとか、
あとはね、自分よりも上の方っていうかね、上司の人にメールを送っても返ってきやすくなるというメリットがあります。
あとはですね、チームメイトとの情報共有も進みやすくなりますので、
そのライフハック術をいくつかご紹介していきたいなと思います。
はい、それではですね、3つご紹介させていただきましょう。
はい、まずですね、1つ目はですね、本文に図解を入れるということですね。
本文に図解を入れましょう。
図解というかですね、写真とか図解とかグラフとか諸々ですよね。
メールってなんかね、テキストだけ入れなきゃいけないみたいな普通なそんなね、
ことも、まあメールだからテキストが中心でしょみたいに思っちゃうんですけど、
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やっぱり結構図を入れると読みやすくなります。
目に留まります。
文字情報よりも理解が深まりやすくなりますし、情報共有が進みます。
あとね、個人的には図解を入れるってことも大切なんですけども、
開業がないメールは見づらくなるので、開業は絶対しましょう。
そういうのしてない人がいたらぜひ気をつけてください。
メールがブロックになっていると絶対誰も見てくれない。
特にめちゃめちゃ1日200通とか300通とかメール来てるような人は絶対見てくれないです。
わかりやすい表現だったりとか簡潔に書かれているとかっていうね、
そういう技術スキルが必要なんですけども、
特に有効なのが開業とかいろいろ簡潔に書くとかあるんですけど、
やっぱり有効なのは図解を入れるっていうのが一番ね、
ああなるほどっていうことがわかってくれますね。
でね、これね、何が問題かっていうとね、
例えば、パワポイントで添付しましたので見てくださいとか言っても見ないんですよ。
忙しすぎて。
見る暇ないですよね。
メール開けるのが精一杯なんですよ。
だからやっぱり図にしましたみたいなね、
メールに全部貼り付けて送るっていうのが、
もうメール見るだけで私の提案はわかりますよ。
あなたに伝えたいことは全部ここに詰まってますよっていう風にする方が、
すっごい親切だと思うんですよね。
メールを見る人にとって。
だからそういうところにこだわるのであれば、
やっぱりメールに写真を入れたりとか図解を入れていきましょうっていう話です。
これをすることによってですね、
本当にメールを開くだけで、
そのユーザーというか見る人が、
超忙しい人がメール見て返事してくれやすくなりますので、
ぜひぜひやってみてください。
具体的にですね、
写真を入れたりとかスクショを入れることがいいですね。
スクショを入れる場合はですね、
例えばMacの場合だったら、
コマンドとシフトと4。
もう一度言いますね。
コマンドとシフトと4。
これを同時に押して、
そうするとですね、
画面を選択できるようになります。
選択したものをですね、
離すとパシャッとね、
フラッシュは出ないですね。
パシャッとなります。
そしてその選択した写真がですね、
どっかデスクトップに貼り付けられるわけですよ。
その貼り付けられた写真をメールにポンとね、
本文の中にドラッグして貼り付けるというね、
そういうイメージになります。
そうすることでテキストの間に
写真が入っていくようなイメージになりますね。
Windowsの方は、
WindowsプラスキープラスシフトキープラスSキーで、
切り取りエンドスケッチが起動します。
ここでですね、
自由に範囲を選択とか、
ウィンドウを切り取りとか、
全画面を切り取りとか、
いう選択ができますので、
必要に応じて、
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自由に範囲を選択だ。
自由に範囲を選択というのが一番使えると思います。
例えばこんなところですね、
いわゆる保存先のフォルダーの名前が入ったフォルダーの一覧とか、
あとはね、例えばこう、
会場のレイアウトとかですね、
確認してほしいときにレイアウトの図面とかですね、
とかとか、
なんかこうちょっとね、
わかりづらいところですね、
スクショして送っておくとかね、
なんかそういうのですね、
あとそのリストの一覧とかもですね、
わざわざExcelで開いてくださいって言ってね、
リストを送るの大変なんですよ。
Excel開かせる手間、
大変じゃないですか、
もったいないじゃないですか、
時間、その人にとって。
だからもうその本当に一枚のリストだったら、
もう多分スクショして、
そしてこれが出席者のリストですみたいな感じで、
すごい親切だと思うので、
ぜひそういうふうにですね、
図解を入れるとかスクショを入れるとか、
やってみてください。
これを言うとですね、
反論があるかなと思うんですね。
図を入れたらメールが重たくなるんじゃないかなとかね、
どうやって入れればいいんですかと、
いろいろ聞かれるんですけれども、
そんなにメールは重たくはならないです。
よっぽどの画像、
例えば25メガ以上の画像でない限りは、
重たくなりませんので、
ほとんどね、
多分300キロバイトとか400キロバイトで、
処理されるので、
そういう画像でしたら全然問題ないので、
ぜひぜひそういうのやってみてください。
図解といえばですね、
やっぱりうむこさんですね。
このうむこさんのTwitter、
めちゃめちゃ有益なんで、
フォローした方がいいと思います。
幸いリッキーですね、
うむこさんと、
もう本当にフォローしてくださってるんですよ、
うむこさんがめちゃめちゃ嬉しいんですよ。
うむこさんですね、
例えばこんなのをツイートしてあります。
文字配置のコツとトレンド予想とかね、
アイキャッチの作り方とか、
Pinterestの攻略法とか、
SEOの攻略法とかね、
そういうのを図解でわかりやすくね、
Twitterにアップされてるんですよ。
そしてうむこさんのトレンドは黄色いね、
背景色がトレンドになってるんですけど、
キーカラーになっていて、
非常にわかりやすくまとめてくださっています。
このうむこさんの情報は、
すごい大切な情報がいっぱい載ってるので、
うむこさんフォローしてない方、
いらっしゃいましたら、
ねこもりうむこか、
ねこもりうむこフリーランス15年で調べると、
出てきます。
今ね、最近、
ちょっとさっきの2時間前のTwitterでもですね、
私がうむこさんのツイートをリツイートしております。
そこからもね、検索できますので、
ぜひぜひ見てみていただけたらと思います。
あとはですね、
図解をやっぱりこう、
まとめてる人いるんですよ。
例えば、
まなぶさんの本とか、
著名人の本とか、
そういうね、
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本のエッセンスを図解でまとめました、
みたいな感じで、
ツイートしてる方って結構いらっしゃるので、
そういう図解系Twitterユーザーさんをフォローしておくのが、
いいのかなと思います。
そうするとね、参考になる情報というか、
もう本当にプロがやってる情報ですね、
がわかりますので、
そういうの参考にしてみてください。
はい。
まああとね、サクッとPowerPointに
考えてることをまとめて、
スクショして送るとか、
それをね、メールの文字と合わせてですね、
送るとかね、
そういうことができますので、
ぜひぜひPowerPointを使ったりとか、
画像を使ったりとかですね、
工夫してやっていくと、
いい結果が得られると思います。
はい。
適切人だけのコミュニケーションとは早くさよならをして、
有益なコミュニケーションに切り替えていきましょう。
2つ目。
送付時間を指定する。
そう、これはね、
意外とやっていない人が
多いと思います。
まあこれ、リッキーの肌感覚なんですけれども、
これはね、結構
多いかなと思いますね。
送付時間を指定していくと、
何がいいのかっていうと、
何だろうな、
受け手が最も開封するであろうタイミングを
見計らって
お送りすることができますね。
で、この
受け手が最も
開封するであろうタイミングっていうのは、
普段のその人から
メールが返ってくるタイミングの
ちょっと1時間とか2時間前
を狙って
メールを送ってあげると
いいと思います。
まあメールを返すときって
必ずメールを見てるんですよね。
見る作業が発生してから
メールって
書き出しているので、
その書き出している
いわゆるメールが届いた
時間からマイナス2時間とか
マイナス1時間ぐらいにですね、
サクッと送ってあげると
返答率が
返信率が上がる可能性が大です。
大です。これはめちゃめちゃ大です。
日頃のコミュニケーションの中から
この上司は
この時間にメールが来る。
この人はこの時間にメールを送ってくれている
っていうのがあれば、その時間を
記録しておいて、そして
その
開封
その2時間前ぐらいに
ちょっと指定して送るっていうね、
それが一番いいかなと思います。
でですね、
Gmailだと予約送付機能が
あるんですよ。これね、
あんまり使われてないんですけども、
このGmailのメール送信ボタンの
ちょっとね、右側に
矢印の三角のボタンがあって
そこをクリックするとですね、
あの、なんかね、
送付日時の指定っていうのが
あります。
日本標準時っていうのが出ていて、
明日の午前中とか、明日の午後とか、
月曜日の朝とかね、そういう風に指定することが
できます。
で、やってはいけないのは
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やっぱりね、
金曜日の夕方に
送っておくっていうのは
よっぽどの
仕事好きな人じゃない限り
メール返ってこないと思います。
だから
金曜日の夕方にメール送るのはね、
多分意味がないですね。
意味がなくはないけども、
埋もれてしまう可能性が大です。
これは土日が
お仕事休みの人に限りますけれども、
でも金曜日の夜とか
休みの前の夜に
メール返しするのは、もしかしたら
あんまり良くないかもしれないので、
ぜひぜひ気を、そこはね、
避けた方がいいかなと思います。
はい。
あとは、そうですね。
そうですね。で、これ
例えば、外国の人が
相手になっている場合ですね、
グローバルな企業とか、
グローバルな環境の
プロジェクトをやっている場合ですね、
相手の方が
万が一ね、メール返事がない
方だったりしたら、その
例えばアメリカ時間の朝9時に
届くようにするとか、
アメリカ時間の朝の8時とかね、
そういう風に指定して
おくといいと思います。
アメリカ時間の朝8時ですと、
日本時間の
夜、夜中とかですかね、
夜中ですね、
例えばハワイの朝8時だったりすると、
日本の午前3時、
サンフランシスコだと
午前1時とか、
そのぐらいかな、
そのぐらいですね、ニューヨークとかだと
もっともっと早くなりますけれども、
その時間の時差をですね、
あらかじめ考えておいて、
そういう風に指定しておく
っていうこともやり方としては
ありますので、ぜひやってみてください。
はい、
あと他にはですね、やっぱり
ちょっとね、
タイトルもこだわってもいいかな
と思いますね、超確認してほしいです
とか、〇〇さん
確認してくださいとか、
〇〇日以内に返事ください
とか、そういう風にね、
締め切りを懸命に書いたり
とかする、懸命に
あらかじめ入れておくっていうこともね、
読みやすいとか読んでくれる
きっかけになっていきますので、
これも実践してみると
非常に有益だと
思います。3つ目、
結論を先に
書こう。
本当に書こう。マジで書こう。
先。
はい、結論とか
主張をですね、先に書くことが
いいと思います。これ絶対
書いたほうがいい、いいと思いますとか絶対書いた
ほうがいいです。
結論とか、聞きたい
こととかですね、できれば
太字にしておくって
いうこともありですね。
あと、宛名をね、
太字にするっていうのも結構有効
なんですよ。これね、ドキッとするんですよね。
宛名を太字にしたりとか、大きさを
大きくしたりとかね、そうするとね、結構みんなドキッと
します。はい。
ちょっとこれ余談でしたけども、結論を
先に書きましょう。聞きたいことを先に
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書きましょう。
ほとんどの日本語の
メールっていうのはね、これはね、意外とね、
あの、みなさん気づいてない
ですけど、日本語の文の構造ってね、
結論が最後に来るようになって
るんですよ。言葉とか話
とかね、全部が。だから
全部聞かないとね、分からない
になっているので、日本語って非常に
効率が悪いです。
なので、文の構造上仕方
ないんですよね。これ私、
リッキーもちょっと国際的な仕事をしているので、
たまに通訳とかする場面が
あるわけです。人がいないときですね。
普段はやってないです。人が本当にいないとき
やらなきゃいけないんですけど、でもね、
日本人の話聞いててね、本当に何言いたいの
っていうのは分からないですね。結論が
分からないから通訳が進めない
っていうことは結構ありました。
はい。だから最初に、私は
こう考えてますっていうのをね、ちゃんと
体験して、そこからね、
具体に入っていったり反論に入って
いったりするっていう流れを作った方が
いいかなと思います。で、
これね、なぜね、結論とか聞きたいことを
先に書いた方が
いいかっていうと、
このね、超忙しい人のメール
ボックスって、あのね、
スクロールする余裕ないんですよ。
メールを全部バーってね、
全部見るっていう余裕はないんですよね。
パッと見たときに、
聞きたいことがまず第一に
目に入ってくるっていう必要があります。
まず第一に目に入ってくる。
うん。なので、
一番なので、
いつもお世話になっております。
〇〇さんの〇〇です。みたいな。
聞きたいことはこのポイントですとかね。
私はこういうふうに考えています。
このことについてご意見ください。
具体的にはみたいなね。
最初にこう、〇〇さんの〇〇です。
で、ここでこう考えてるんですけど
どう思いますか?みたいなね。
あとにね、どう考えてますかとか、
どういう意見を持ってますとかね。
いうのは結構ナンセンスです。
忙しい人にとって。
もしそれが長文ならば、
わざわざスクロールしないとね、
結論に行けないわけじゃないですか、下の方に。
だからこういうのはね、
本当に相手の時間を奪っていくことになっているので、
やめたほうがいいと思います。
結論とか聞きたいことは
太字で赤字で書く。
伝えたいことは
冒頭に図解を入れたり、
太字にしていくっていうことですね。
どこまでもどこまでも
読者ファーストですね。
忙しい人の状況を想定して、
どれだけ読みやすくするかっていうことに
注力していくと
いい結果が得られると思います。
で、中には
やっぱり私は日本人だから
結論は先に書けないんですと。
最後に結論を書きたいんです
っていう人もね、
いるかなと思うんです。
そうする、その人に
あえてお伝えできるとすれば、
最初にね、このメールで聞きたいポイントは
こことこことここです。
みたいな感じで、
3つぐらい過剰書きで書いておくと
その読み手の方が
読みやすくなると思います。
そしてですね、
ちょっとした工夫なんですけども、
過剰書きについてもですね、
必ず番号を付けておきましょう。
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番号を付けておくことで、
返事する人がですね、
その過剰書きに対する返事を
書きやすいんですよね。
1について返信します。
2について返信します。
3について返信します。
っていう風にすると、
もう番号でね、〇〇について返信します
って言うと〇〇のこと書かないといけないじゃないですか。
その時間ももったいない。
だから1について〇〇の返事。
2についてっていう感じでですね、
その番号の、過剰書きの番号で
もうすべてが
コミュニケーションが完結するようにしてあげると
非常に効率よく
コミュニケーションできますので、
その極限までストレスを減らしていく
っていうことができます。
こういうことです。
ちょっと細かいことなんですけども、
例えば営業先とか、
あとは会社でのやり取りとか、
そういう色々なシチュエーションの中で
相手の手間を奪わない、
相手の時間を奪わないように
こちら側が配慮してあげるっていうことは、
やっぱり商談とか、
色々な様々な仕事の部分でですね、
契約を取ったりとか、
このお客さんだったらやりやすいな、
この人だったら仕事しやすいなっていう風にね、
そういう風に思ってもらいやすい
人材になっていくことができますので、
ぜひこういうことを心して
やってみていくと
いいかなと思います。
基本的な想定としては、
相手は超忙しい、
超忙しいっていう想定、
そしてコミュニケーションのストレスを
極限まで少なくする、
本当に細かいことであっても、
極限まで少なくするっていうことを
やっていくと
非常に喜ばれると思います。
今日は、
読みやすいメールを書く
3つのコツ、
忙しい人に読まれるメールを作る
ハック術ということで、
ご紹介させていただきましたが、
皆さんのメール作成の
参考になりましたでしょうか。
少しでも役に立ったな
と思うんですけども、
実際どうかな
と思いますが、
ぜひお役に立っていれば
幸いでございます。
今日の
合わせて聞きたいですけども、
今日の合わせて聞きたいのは、
迷惑メールを見分ける
たった一つの方法。
親にシェアすると喜ばれる
っていうのを過去に紹介させて
いただいております。
ちょっとメール絡みということで、
迷惑メールに悩んでいる方、
職場のメールで
なんか上司が
メールだと思ったら
迷惑メール叩いちゃった。
それをしかもクリックしちゃった。
こんなことは二度とやりたくない。
こんな被害には絶対会いたくない。
迷惑メールだけは絶対
避けようと思っている方に向けての
迷惑メールを見分ける
たった一つの方法というのを
紹介させていただいております。
そちらも合わせて聞きたいですね。
読みたいじゃないです。
聞きたいの方にアップしましたので、
ぜひよろしかったら概要欄から
21:01
チェックしてみてください。
私、リッキーですけども、
地味に
無料メルマガを始めました。
その名も
音声配信の最新情報や
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ということで
音声配信も
かれこれ約1年
もうちょっとで1年かな。
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音声配信の始め方が分からない。
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それでもいいのが
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などなどありましたらメルマガの方に
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ツイッターの方でDMをお願いいたします。
今日は朝
更新できませんでしたので悔しくて
夜ポッドキャストを
収録しちゃいました。
それでは
明日も朝更新できるかな
明日も朝忙しいんですよね。
ちょっと更新できるか分からないんですけども
頑張っていきたいと思います。
今日もお聞きいただきましてありがとうございました。
それでは素敵な一日を。バイバイ。
