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リッキーのボイステックレビューを聴いてくださることを願っています。
ポッドキャスターのリッキーがお送りいたします。
おはようございます。ポッドキャスターのリッキーです。
この番組は毎朝一つ、ボイステックに関する情報をお送りしております。
これから音声配信、ポッドキャストを始める方、また機材などで悩んでいる方に参考になる情報を毎日、毎朝、シェアしておりますので、ぜひチューインしてください。
さあ、今日お送りするテーマはこちら。
Zoom会議を成功させる6つのコツについてですね、シェアしていきたいと思います。
今更だけれどもZoom会議慣れてない人がいてちょっと困っている。
いや、実はZoom使ったことないんですよね。
スカイプとかLINEばっかり、あとはもしくはディスコードばっかりしていたので、
いや、Zoom流行ってるけれども意外とやってなかったんだよね。
そんなあなた、そしてZoom会議めちゃめちゃやってるけれども、いつも失敗に終わってるというあなたにですね、向けて、
Zoom会議をちょこっと成功させる6つのコツをご紹介していきます。
お送りしますのは私、リッキーですね。
2013年からCiscoのWebExを使って毎週、毎晩、WebExですね、Web会議をしたりとか、
Zoom会議、スカイプとか、ディスコードなど様々なWeb会議ツールを使ってきておりました。
そんな私、リッキーがですね、ちょこっとコツをお送りしていきたいと思います。
まずですね、一つ目のコツとしてはこちらです。
アジェンダをメールで事前送付しよう。
アジェンダとは議事会議の話すべき項目ですね。
その項目をメールで事前に送付しておきましょう。
よくあるのがですね、これGoogleドックにまとめておいたので、リンクでシェアしますみたいな感じで、
リンクで送っちゃう場合があると思うんですけども、リンクはね、みんな見ないんですよ。
本気で見ないんですよ。
ですので、必ずPDFにしておいて、ワードじゃなくてPDFにしておいて、PDFで送っておきましょう。
なぜワードだとダメだっていうと、
ワードだとね、たまにスマートフォンによっては、見切れちゃう、体裁が崩れちゃうという場合があるんですよね。
文字が見れなかったりとか、文字が変な文字に変換されてしまうことがありますので、必ずPDFにしておきましょう。
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PDFにしておけば、スマートフォンでもですね、見切れることなく、また体裁が崩れることなく、参加する方にお送りすることができますので、ぜひやってみてください。
ちなみにですね、このZoomのパスワードとURL、これがね、またね、ないないないないって事前に騒ぐ方がいらっしゃいます。
はい、私もかつてはそうでした。
どこだったっけみたいな感じでね、あれちょっと送ってくださいみたいな。
いや、こっちはこれからZoomするのにさ、すげえ忙しいのにさ、これURL、パスワードとURL送ってくれとかさ、言われても困るんですよ。
でもね、それを防ぐ方法としましては、予約メールですね。
予約メールで開始1時間前に改めて、これはリマインダーなんですけどっていう形で、ZoomのURLとパスワードを親切に送っておきます。
そうすればですね、事前に何だったっけみたいな感じでね、問い合わせが来ることを回避することができます。
はい、二つ目のコツとしてはこちら。
Zoom初心者いたら別途接続テストをしよう。
優しいですね。本当に優しいですね。
でね、これはね、やっといた方がいいです。
初めてZoomに入る方がいたら、いや、これ実は何月何日にあるんですけれども、
その3日前に接続テストしましょうか。
いや、なんか音声とか画面の共有とかわからないですよね。
実際に一緒に手取りは一人やるんで、別途費用儲けさせてもらえませんかみたいな感じで、
めちゃめちゃ大変なんですけど、これをやっておくと絶対いいと思います。
特にね、シニアの方とか入る場合はですね、こういう風にしておいて差し上げると非常に喜ばれますね。
で、別のやり方としては、例えばYouTube動画で、今だったらZoom関連のレクチャー動画いっぱい出てるんですよ。
その中で、あなたが見つけた中で、これ使いやすいなと思ったことをですね、
これ実はこういう動画があるんで、もしわからない方がいれば見ておいてくださいみたいな感じでシェアしておくっていうやり方もありだと思います。
3つ目のコツとしてはこちら。
初めて使う人には15分前にZoomに入ってもらう。
はい、そうなんですよ。初めてZoomに入る方っていうのはね、
何かしら音声が繋がらないとか画面が繋がらないって結構あるので、
初めて入る人だけは15分前か30分前にこれ私繋いどくんで、万が一のこともあるのでぜひ早めにログインしてくださいみたいな感じでやっとくと非常にいいですね。
で、何か問題があった時にちょっといろいろサポートするじゃないですか。
じゃあここのパソコンのこの設定変えてくださいとかこういう風にしてくださいみたいな感じでやってると定刻になるんですよ、そのうち。
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だから一気にその初心者の方に定刻に来てもらっちゃうと開始がですね、多分15分ぐらい遅れちゃってしまいますので、
その全体の時間のロスを防ぐために初心者の方にはですね、早めに入ってもらうというやり方が非常に有益でございました。
続きましてがこちら。
いざとなったら全員ミュート。
そうなんですよ。たまにあるんですよね。参加人数が多かったりとか、いろんな年代の方が入ったりするとね、生活の音が会議に入ったりするんですよ。知らない間に。
なのでそういう時にはですね、もう容赦なく全員ミュートというやり方があります。
途中で、例えば会議の途中でね、すごい喋ってる人がいるじゃないですか。
喋ってる人がいて、でもなんかこうカチャカチャカチャカチャ言い始めたりとか、それがね、2,3人、4,5人とか出てきちゃった場合はもう全員ミュートします。
全員ミュートした上で、自分がすいませんもう一度話してた人話してくれますかみたいな感じで会議で話してる人だけがアンミュートして話し始めるっていうのはね、そんな段取りが一番スムーズですね。
〇〇さんミュートしてくださいみたいな、〇〇さん声が入ってますみたいな感じでやっちゃうともう本当にそういうだけで会議集中できないんですよ。
できないので、とりあえず一気に全員ミュートさせておいて、そして話すべき人がアンミュートしてもう一回話し始めてくださいみたいな感じが一番ですね、効率的で誰も本当に途切れることなく会議を進めることができます。
そして次がこちら。
アンケート機能をフル活用しよう。
そうなんですアンケート機能というのがありましてこれはね実は有料プランにしかついていないんですけど結構このアンケート機能はおすすめではあります。
アンケート機能を使うと何がいいかというと即日にフィードバックとか参加している方の好みとか意見をもらいやすくなりますね。
あとは議決を取るときに、この議決に対して賛成、反対、またはオルタネイティブな提案があるとかね。
そういう議決を取るときにこのアンケート機能をポップアップで出しますので皆さんの意見をここで述べてください。
ここで投票してくださいという形でするといいと思います。
あとは全部ウェブ会議が終わった後にこの会議がどうだったか、よかったか、このZoomの講習会がよかったかどうだったかみたいなフィードバックをもらうときに、
サクッとアンケート機能を使ってよかった、満足できた、やや不満だった、すごい不満だったみたいなアンケート機能を入れることができます。
別途Googleフォームでもいいですけどね。即時にすぐ見れるっていうのがこのZoomの会議のアンケート機能の非常に良いところではあります。
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そして続いてはこちら。議事録を速攻でシェアしよう。そうなんですよ。議事録は速攻でシェアしてあげてください。
ノート定価を事前に決めておいて、そして誰が次に何日までに何をするのかっていうのを超明確化しておく必要があります。
ここは一番大事ですね。誰が何日までに何をするのかっていうのを明確化しておく。
次のアクションが明確化されていくっていうのがこの会議の中で一番大切なことですね。
何をするのかっていうのを決めていく。何が問題かを顕在化させて何をするのかっていうのを明確化していくっていう必要があります。
おすすめの議事録の乗り取り方としてはですね、Googleドックを活用してオンラインでその場で書きながら、
そして会議が終わったら速攻でシェアをするとですね。
もう一回Zoom会議聞き直して書き起こしして、そして3日後にシェアしますみたいな、そんな意味ないですよ。
もう終わったら速攻シェアするぐらいのが一番いいですね。
そうするとすぐにね、タスクに取り掛かることが、もう3日坊主の人とかで、
あーZoom会議終わった。じゃあ今日は終わり。これでいいよみたいな感じでなっちゃうんですけども、
すぐ議事録があれば、これやんなきゃ。これすぐ取り掛かろうみたいな感じで動き出させることができますから、
ぜひですね、Googleドックで議事録を誰かに取ってもらって、そして議事が終わったら速攻でシェアをして、
次のアクションはこれですよっていうことで責任を明確化しておく。これが一番大切だと思います。
よくホワイトボードとか使ったり書くじゃないですか。無駄ですから、本当に。
物理的に同じ部屋に集まっていればいいんですけれども、Zoomの場合は本当に無駄だと思いますので、
ぜひGoogleドックなどを活用して、またオンラインで共同でやっておくとね、結構いろいろ助け合ってくれるんですよね。
ミッシングしたときとかね、誰かがね、この人の発言ミッシングしてるよみたいな感じで、
ノートテーカーの方が書ききれなかったのでみんなで共有してね、助け合うみたいなこともできますから、
ぜひこのGoogleドック、どんどん活用していきましょう。
はい、今日はZoom会議を成功させる6つのコツについてご紹介させていただきました。
1つ目覚えてますでしょうか。
1つ目は、Zoom初心者いたら、あ、間違えた。
1つ目は、アジェンダをメールで事前送付しておくこと。
2つ目が、Zoom初心者いたらベッド接続テストをすること。
3つ目が、初めて使う人には15分前にZoomに入って戻る。
4つ目が、いざとなったら全員ミュート。
5つ目が、アンケート機能をフル活用しよう。
6つ目が、議事録を速攻で共有しよう。
この6つをですね、まずは押さえておけば、かなりZoomのね、ミーティングいい感じに回りますから、やってみてください。
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はい、ところでリッキーさん、Zoomの音質どうやって上げればいいんですかみたいなね。
いやー、実は音質も大事なんですけど、ここではね、そんなには深掘りしないです。
でもね、Zoomの中に設定というのがありまして、設定の中にオーディオというのがあるんですよ。
そのオーディオの中に背景雑音抑制というのがあります。背景雑音抑制。
そして背景雑音抑制で、例えば台にすると犬の吼声とかね、そういう大きな声まで抑制されてしまいますね。
中程度もしくは自動というところにしておけば、背景のエアコンの音とか、ペンのカチカチカチカチする音とかをですね、ある程度抑制してくれることができます。
こういう機能を使いながら音を良くしていくというやり方もあります。
一番いいのはね、ミキサーかましてダイナミックマイクつなげることがいいんですが、そこまでお金かけられないと思うんですよね。
なので、そんなこんなですので、マイク買わなくてもUSBマイクとかで買っておくのもいいんじゃないかなとは思いますね。
USBマイクだったりするとね、Amazonとかで結構安くなってるんですよね。
Amazonで例えば5,000円、6,000円くらいで結構いい音質も良くて、使い勝手も良くて、手元でミュートとか音の調整できるようなね、
USBマイクもありますから、ぜひそういうのも使ってみてください。
なんかね、ブルーのUSBマイク、結構最近サッカーボールみたいなやつも安くなってましたね。
今日の合わせで聞きたいんですけども、Amazonタイムセールで安くなりそうな音声配信機材6,000円というのを紹介させていただきます。
実はね、Amazonのタイムセールはね、本当にUSBマイクとかの入門マイクが非常に安くなることがありますので、
これは過去のオンエアなんですけど、過去に安くなってたアイテムを3つご紹介させていただきますので、ぜひ参考にしてみてください。
今日のレディーはいかがでしたでしょうか。
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番組への感想は、リッキーポッドキャスト、atmarkgmail.comまで。
リッキーのスプレー全部小文字で、R.I.C.K.E.Y.です。
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ポッドキャスターのリッキーがお送りいたしました。
いやー、今日も喋ったら15分になっちゃった。もう本当に10分に収まらないですね。
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もうちょっとそぎ落とします。
はい、期待していてください。
最後のBGM、結構好きなんですよ。
なんかポップな感じで、明るい感じでいいんですよね。
これぜひ、オーディオジャングルで買っちゃいました。
またBGMに関することも今後紹介していきたいと思います。
それでは、素敵な一日を。バイバイ。
