00:00
知恵さんは今タスクシュートって使われてますか?
今も使える限りは使ってますっていうお答えになっちゃうんですけども
今はタスクシュート、もともとは会社員の時は
Excelのタスクシュートをめちゃくちゃ使ってて
モニターも1個もらってタスクシュート専用みたいな
画面出しっぱなしで仕事やってたんですけど
今はね、子供を産まれて
突発的なことが多すぎて
タスクマンを持ち歩けるようにっていうので
タスクマンとアプローチでやってるんですけども
どうも割り込みに秩序がなくなってきて
うまく使えてないんですが
うまく落とし込みたいなとは思いつつ
欠かせないものにはなっております。
子供がね、まだ1歳なんです。
そもそもこのタスクシュートをExcelの
始めた頃で、どういうきっかけで始めたんですか?
当時がですね、会社員だったんですけど
私は経理財務、お金のやつだったんですけども
だいたい忙しい時に終わるのが
夜中の3時とかになってたんですね。
数字扱ってて3時とか頭回るわけないじゃないですか。
朝は何時からですか?
朝は9時からかな?
10時か9時かですね。
もうね、結構頭回らずに数字なんかやると
なんか予備作業が出てきちゃうんですよね。
確認するとか、ミスを補うとか。
もう無駄なこと際まりないなっていうか
そもそも早く帰りたいって思って
時間ってどうにか使えないのかなと思って
そんなところでタスクシュート1の方を見かけて
その後に佐々木さんの講座行かせていただいて
どうやら2があるぞという話になって
2ってどういうこと?みたいな
マクロとか当時触ったことがなかったので
オンラインで何か物を買ったりとかもしたことなかったんですよ。
そこでちょっとこうやってやって入れたら
別にマクロは自動で動くからすることないよって言われて
じゃあ入れてみようと思って入れたのが最初ですね。
すぐ使いました?
結構すぐ使いましたね。
もうそれは必要に駆られてみたいな。
必要に駆られて本当に。
経緯財務って基本ルーティンっていうのがあるんですよね。
月の中でやらなきゃいけないこと。
かつうちは当時
上司がどんどん病気で倒れていってしまって
引き継ぎをされないまま仕事がやってきて
かつ下の人を代わりにあてがってみたいな感じで
下の人も入ってきちゃったんですよ。
でも私も状況が掴めてないのに引き継げないじゃないですか。
03:03
なので今この会社は先月何で動いてたのかっていうのを
記録してってマニュアルを作っていく必要があったんですよ。
そのタイミングでタスクシュートを入れたので
マニュアルはマニュアルであるけど
マニュアルとつなぐものとしてログを取っていく。
このログのこのタイミングでこれをやりました。
ちなみに詳細はこっちですっていう風に
リンクを飛ばしたりできるのがめちゃくちゃ便利だったので
最初からめちゃくちゃいるものになりました。
ちょうどハマったわけですね。
そうなんですよ。ほんとありがたい限り。
それでやったことがどんどんリピートタスクになっていって
ある程度回るとまさにひと回りするので
2週目からは楽になると。
そうですね。月単位のルーティン自体は
一月やったらとりあえず集まるので
1ヶ月目は必死で記録して
2ヶ月目に見えてなかったちょっと詳細に落として
1ヶ月目はやっぱり1時間単位とかのブロックが結構あったので
データを入れる1時間みたいな感じのが多かったので
それをデータを入れた検証したとかちょっと分けて
ちょっと流度を下げた記録にしつつ
リピートにしてっていう風にやりました。
あと休憩時間を2ヶ月目にめっちゃ入れ始めました。
なぜ休憩を入れようみたいな
それはもうやっぱりやったことは記録するからっていう
何か思考回路みたいなものはあったわけですか?
はい。記録してた結果
見直しとかチェックがめちゃくちゃ多いなっていうのに気づいて
この見直しとチェックは何で発生するかなって思ったときに
その時は引き継がれてないものを初めてやってるからだったんですけども
頭がやっぱり冴えてない状態でやってるから
3重チェックをする羽目になってるみたいな
気づいて、じゃあこれちょっと流度を1つ1つそもそも下げて
休憩して頭冴えてたら時間は縮まるんだろうかと思って
最初から
Excelって便利ですよね。最初から10回休むぞって決めて
10行作ってしまって
振り分けてしまえば
いいってやったら
移動も楽ちんだし
翌月に、翌日には15とかって増やすのも楽
15回入力する必要ないので
っていうので休憩を
5分くらいの休憩をめちゃくちゃ増やしました
なんかスゴロクみたいですね
おお、スゴロク
スゴロク
1回休みっていう熊を入れてもらって
あらかじめ
そうですね、そうですね
そのサイクロは毎回1しか出ないという
そう、1しか出ない
06:00
6をね、仕事中に取るのも難なので
そうですね、飛ばしちゃいますからね
帰ってこなくなっちゃう
そうなんです
なるほど
そうそう、1いっぱい入れました
私、それこそ5分の休憩もだけど
他のものも一旦5分で表現できないかと思って
会議以外は
5分から15分の粒にするまでを
3か月目くらいの目標にして
粒を作ってた気がします
つまり、だから
はじめは1時間だったのが
どんどん使うにしたがって
おのずと粒に分かれていったわけですね
そうですね
自分が何をやっているかが分かってきたっていうのもあるんですけど
文化って言うじゃないですか
その文は分かれるに化けた
結局、細胞もそうですけど
はじめは1個の丸いものが乱心に分割していって
細胞分裂をしていくことで
いろんなパーツに分かれていくと
結局、文化・未文化っていう言葉がありますけど
進歩していくというのは結局文化なんですよね
何か始めたらどんどんこの
分析していって文化していくっていうのは
自然の流れなんでしょうね
そうですね
本当にそれだけ分けると
これは何のためにやっているとか
これは無駄な作業だったり
逆にこれとこれくっつけた方が効率的みたいな
解像度も上がる
だから
それが文化とすごい近い気がします
分かれたから分かる
逆にその
分けすぎちゃったなみたいなことってありませんでしたか?
私は
なかったですね
じゃあ、もう程よいところにちゃんと分解できたわけですね
そうですね
というか
最初めちゃくちゃ分かれてたんですけども
そうやって分解した結果
タスクが減ったんですよね
分かりやすくなってきて
お夜食の時間がなくなるとか
帰れるようになったので
なので
私は分けたことで全体量が減ったので
すごく分けるのが合ってるタイプだったんだと思います
なるほど
今日60個やっつけりゃ帰れるんだろうみたいな
そう、よく
僕いろんな型のタスクショートを見るんですけど
うんうん
お昼食の時間がなくなるとか
帰れるようになったので
私は分けたことで全体量が減ったので
午前中に1時間とか1時間半のタスクがどんどんとあってね
ここに同じようにどんどんとあって
それだとこれはなかなかやりづらいだろうなと思うんですけど
でも
そこから文化に進まないのは何でかなっていうのは
ちょっと不思議というか
必ず
自分が設定した1時間というタスクで
いかなきゃいけないというふうに思っているのか
その辺りのね
09:00
ちょっとしたその解釈じゃないですか
そうですね、本当に
そこは時々何でだろうと思うんですよね
なんかあれですよね
記録してるその時間が何かって問うと
分かれざるを得ないというか
1時間確実に
そうですね
お仕事によるかもしれないんですけど
60分の仕事があっても
60分椅子に座ってられるとは限らなくて
割り込みも入るし
優先順位変えなきゃいけなくなることなんかいろいろあるので
その時にいかに組み替わっても
害がないというか
再開できる粒まで落とすかっていうのを
私考えた気がします
なるほど
電話、私のところがよくなるところだったので
インテリア雑貨を売ってる会社だったんですよね
テレビに出ちゃったりすると電話がリンリンリンなんですよ
朝出てたあれどこで売ってるの
あれって何?
見てないしっていう
朝のテレビのあれは
どのテレビのどれですか?みたいな
これ時間かかるやつかな?みたいなのが結構かかってきてたので
でも自分のやるべきことの仕事は別に電話出ても大丈夫
やるべきことの仕事は別に電話出ても減らないから
いかにスムーズに戻るか
もしくは何がもう無理だから隣の人やってって言うかみたいな
常に明確性を自分に見せてあげたくて分けてた気がします
なるほど
それはやっぱり必要に駆られて分けたって感じですね
うん、本当に必要に駆られて分けたし
どっかのタイミングでこれ分けた方が自分にメリットあるなって多分思ったんでしょうね
分けりゃいいだけじゃんみたいな
あとは何となくもうですね
分けるということは増えるということじゃないですか
人って増えることに対しては一定の警戒をすると思うんですよね
増えると手に負えなくなるんじゃないかという不安があるのかなって気がしました
私タスク集といろいろツールがある中でExcel版が一番好きなんですよ
いろいろ使ってるけどどれもまだアプリで動くやつは試行錯誤が終わらない
何年やっても試行錯誤が終わらないんですが
なんでExcel版はそんなに馴染みが良かったかっていうと
一個さっき最初に言った通りモニターもらってて
出しっぱなしだって60がちょうど画面の上から下までちょうどなんですよ
60個が私の開いてたモニターだと
なので終わると画面が線が引かれてるものと線が引かれてないものが
12:05
明確に全部見えてるっていう
つまりどれくらい消化できたのかが分かると
そうです達成感があって
まだ下から出てきたまだ下から出てきたって
例えばタスクマーだとね
9時のタスクとかは7時の時点で9時のタスクは見えてなくて
終わったのにまだ次のタスクがあるかどうしても思っちゃうけど
Excel版をサイズを変えて全部出してると
今日はあと4時間で20個掘らせりゃいいのか
で20個はこれだろみたいなのが全部見えてる
つまり常に地図全体が見えてる感じ
そうですそうです
赤いちょっとアクティブな仕事頭使うのがこれだけあって
あとは作業だけの緑だなとか
常に自分のモチベーションとエネルギー感と
比べながらできたので
それが多分分解したくなった理由だと思います
非常にナチュラルにそこにたどり着いたわけですね
そうですね
そうか
そうなんですよ
全体図が常に見えてたい人はExcel版超いいと思う
そうなんですテスの方が私Excel版が好きですという風に
いらっしゃって
それぞれに理由はあると思うんですけど
今のチェスさんの話は非常にそういう理由は確かにあるなという風なことを
言われてみて改めて思いました
こればっかりはどうしてもiPhoneというちっちゃなものでとは
かなりにくい要望だと思うんですよね
どれもいいとは思う
スーパーマリオの3-4で
必ず全体マップがあって今ここにいるよという
イメージを示した上で各ステージに入っていくという仕組みがあるので
あの感じだなと思うんですよね
分かる気がします
バードビューで全体の今ここまで来ました
この次はこのお城ですみたいな
山下なんかですね
そうですね
たぬきになって
あれだと今自分がどこにいるかが時折把握できるので
レコーディングで
たぶんルートも選べるんじゃなかったかな
選べます
そういうコントロールできてるかみたいな
これも割と大事なのかもしれない
それこそ次重たいからトイレ休憩
ルーチン設定だとここじゃないけど先にトイレ休憩行ってリフレッシュしようとか
そういう本当に気持ちが大事なのかもしれない
そういう感じで
なるほど
そう思い出してきました
だからエクセル盤が一番好きだけど
今動き回る日常の中ではエクセル持って歩けないので
15:00
そうですね
はい
これもね
あんまり
あんまり
あんまり
エクセル持って歩けないので
そうですね
いろいろリピート作れますけど
これはリピートにしたほうがいいなとかっていう
それを慣れてくるとみんなそういうリピート感覚みたいな
感覚というかセンスね
つかめるんですけど
その辺って特に苦労なくできた感じですか?
私は
ルーチンだったけど不定期のルーチンが仕事に多かったので
基本的な仕事で完全に絶対発生する仕事と
休憩とトイレと昼ごはんみたいな
生活に関わるものはルーチンにしてたんですけど
なんせエクセル盤だったので
ブロックで持ってたんですよ
一個タブを用意してそこに
ここの事業部の経理作業を
18個合計3時間みたいなブロックを持ってて
貼り付けて日付を入れてっていう
並べ替えってやって並べるっていう
何て言うんだろう
複数のタスクからなるセットをいくつか
そうですそうです
タスクセットを多分30個ぐらい持ってたと思うんですけど
30個タブがあったんですか
一つのタブに30セットを立てて入れたと思います
そういえばタスク管理の武器庫っていう名前でね
そういうシートにまさにだから
そういうセットを用意しておいて
カメラのレンズとか付け替えるじゃないですか
決算機だからこれやらなきゃとか
月1とか3ヶ月に1回とか
誰かが税務調査が来るって言い出したとか
そういうマジ大きな割り込みタスクとかがあるんで
その武器庫はね私はめちゃくちゃ充実させてきました
でその武器庫で
こんな感じのボリュームの仕事あるからねっていう
でも確かにそれはいつでも引き継ぎができる準備をしているようなものですか
そうなんですそうなんです
自分が1回体調を崩してしまって長期休みに入ったりした時期があったっていうのもあって
そういう時間も含めて周りに武器庫を置いてきて
確かにそれやってるとある意味この自分の分身というか
自分の影がどんどん残っていきますもんね
そうなんですよ
18:00
そしてなんか絶対にうちに電話をかけて来ないでくれっていう
体調不良であるっていう
そうですよね
そうですよね
そうですよね
そうですよね
そうですよね
おかげで辞めた後も一度も電話かかってこなかったり
もう千恵さんの影がうまく活躍してくれる
なんとか
はい全部そこにあるからみたいな
なるほど
これはだから日常的に役に立つし引き継ぎにもなると
そうそうそう緊急事態にも助かるし
はい
武器庫を多分ねその武器庫を使っている方の中にはですね
武器庫からその今日のタスクリストに自動的にこのインポートというかね
うんうんうん
転寄をするところも自動化している方もいたんですけど
うんうんうん
千恵その前の中からそれは空業をある程度開けて
それで武器庫からコピーしてくると
そうですね私はエクスプレスを使って
全然なかったマクロの知識がなかったので
変に組んだら壊すんじゃないかっていうのが恐ろしかったので
数字と文言だけをシンプルに入れてました
うん
でも確かにそれやるとこう
まあある種この複数のタスクからなるリピートタスクセットですよね
うんそうなんですよ
これ何がいいってよく会社員の人が
よく感じる人がいると思うけど
私がもう一人欲しいみたいな
私を簡単にもう一人作れるんですよ
なるほど
ここの武器庫の上から下までをごめんね手が空いてるならお願いっていう
なるほど
それぞれにマニュアルのリンクも貼ってあるので
必要ファイルとか
時間かかってもいいからよろしく新人さんみたいな
もうできるので
かなりこう仕事をする時間の改善に役立ちました
そっかだからこれが
武器庫の一個一個の武器が手順書でもあり
そのまんまタスクシュートのパーツにもなるんですね
そうですそうです
なるほどな
そうか
僕自身は武器庫は持ってなかったので
Excel自体も
そうかと思いました
感情のログは私は当時のタスクシュートには付けてなかったんですね
なぜならそこの起こったアクシデントとかそういうものも
全部その記録に残してたんで
先月誰かさんが出すの遅れたからこれだけ時間伸びてるよとか
そういう他の人が自分の先月先々月を反証すると思って
ログも残してたんです
そういうのは
今までどういう経緯でこの仕事をやってたかとか
このアクシデントは何で起こったかみたいなのも
お言いやすいようにしてます
本当にあれですね
ご自身でやる中で
21:01
これも必要あれも必要って感じで
そうそうそう
何だろうカスタムに
組み上げていった感じがしますね
そうですね
なんか
シンプルに
最終的に全ての仕事をタスクシュートに私は集めたっていう状態で
今言った誰かの何かが遅れてとか
人事評価みたいなのにも仕えて
人事評価もちょっとしなきゃいけない立場にいたので
自分の部署だけじゃない他の部署の人も
その時もう何を根拠にしてこういう
こちらからの評価になるかっていうのが明確に
何を根拠にして
こういう
分単位で出てくるから嫌だって言われたんですけど
でも逆に楽ですよね
楽です
記憶から引っ張り出すんじゃなくて
そう記憶から引っ張り出さないから偏りもないし
好き嫌いみたいな評価に関係ない感情も入れないので
ある種偶然何の例も出なかったはずっていう
そうだからあれで
何の例も出なかったはずっていう
そうだからあれで
何の例も出なかったはずっていう
そうだからあれです
自分のいる状態の感情は非常にフラットになりました
ずっと
ずっとそんなに忙しかったけど何だろう
キーってなったりすることはもうなかった気がします
ちゃんと叱るべき対応をしていただく
なんとかさん知恵とか
そうするともう
タスクシュートに
何だろう預けているから
安心できるみたいなものもあるんでしょうね
そうですね
1回だけお恥ずかしながら
会社のサーバーが吹っ飛んだことがあって
何もかもが吹っ飛んだことがあって
事故ですか
事故なのか
そうですね事故だと思います
会社の
レジデーターから何からすべてが吹っ飛んだらしいんですけど
その時にタスクシュートが1回で
吹っ飛びそうになって
おいて保存している場所のおかげで
あの時にもう吐きそうになりました
これ吹っ飛んだら本当に
復元もできないんだけど
でも逆にローカルにも保存していたので
バックアップとして
私だけ全部のデータを引っ張り出せたっていう
なるほど
教養みたいなところに置いた人たちが
いろんなものが吹っ飛んだ
そうですよね
でもあれは
こういう風に使いましょうみたいな
ある程度のステップは示せるとは思いつつ
一方で
自分独自の
環境とか
あとは内容に応じて
自分の場合はこうできるなとか
こういうことも必要だなっていう風に
自分の必要に応じて
組み替えていくっていうところに
この
自分の必要に応じて
主張りって言葉がありますけど
主はほとんど
最小限というか
24:01
そんなにないと思うんですよね
タスクショートの場合は
その開始終了を記録して
とかっていうのはありますけども
だから割と早い段階で
次のステップの歯に進むことができて
だからなんかその
ステップを
その
ステップを
うまく切り替えていけると
結構早く
何だろうな
実践投入というか
仕事に役立てることができるのかなっていう風に
思いましたね
佐々木さんのセミナーで
タスクショートがあるっていうのを知って
やってみて
そうですね
ブログを書いてる人の調べながら
結構ねログ
今自分こうしてるよって書いてる人の
ブログ見たりし
ながらも
結局は
何だろう
記録を取るっていうところから
こう記録を取ったほうが
より役に立つじゃんっていう
1.5ステップ目に
行くのは早かったから
好きなままでいられたのかなって
多分2、3ヶ月記録を取ってたら
嫌ねたと思います私は
欲ばっかり嫌だってなったし
の性格上は
欲ばっかりつまんないってなっちゃう
取った記録が役に立つっていう
ところがないとね
早い段階で
これ役に立てたほうが
面白いんじゃないって思えたのが
多分良かったんだと思う
細かくしたほうが
楽なんじゃないとか
だからね僕今
必要だなと思っているのは
いろんな人が
どういうふうにタスクショートを
使っているのかとかね
どういうふうな記録を残して
どう役立てているのかっていう
そのケースを
たくさん知れば
相対的に見ることができて
自分だったら
こういう記録できるのだ
っていう何か
後押しが得られること
そうですね
そういうことだと思うので
だからねタスクショートジャーナルって
今書いてるんですけど
公開する必要ないわともかく
多分公開して多いと思うんですけど
誰かが私はこういうふうにしてるよ
っていう
タスクショートの記録の付け方とか
使い方を
みんなに見てもらうっていうことが
みんなに見てもらうがゆえに
分かりやすく書こうとするので
それがね実はレビューになるんですよね
すると
あれなんで私こんなことやってんだろうって
なった時に
もっといい本があるじゃないかって気づいて
それが結果自分のタスクショートの
使い方の
ブラッシュアップなのかなと
ブラッシュアップ
そういうところで
Jさんの方をお聞きしたいなと思って
今日聞いてみました
ありがとうございます
すごい懐かしいのを思い出しました
なんかあえて言うなら
27:00
私こうなんだろうな
コツコツ型ではないので
コツコツ型ではないけど
結局このやり方が一番良かったっていうのは
なんかこう
好奇心で気が散りやすい人も
助けるし助かるし支援するツールだなって
改めて思うなっていう
なるほど
そうすぐ散っちゃう気持ちが
コツコツ型の人はね
もう全然
普通に馴染んでいくと思うんですけど
そうそうだから結局ね
私は気力つけようとしても
続かないからって思う人は
割と軽視してしまうかもしれないんでね
そういうタイプって思い込んじゃうと
もっぱいないって
そういうタイプって思い込んじゃうと
もっぱいないっていう
なるほど
なのでちょっと僕自身も今回
チェイさんのタスクシュートの使い方を
ちゃんと聞いたのは今回初めてだったんですけど
ちょっと1回ですね
記録して振り返ってみるっていうのは
やってみると
もしかしたら誤解だったものが解けるかもしれないな
というのがあるので
ぜひですねタスクシュート未体験の方
もしくは1回やってみたけど
ピンとこなかったという方もですね
これを機会に
もう1回やってみていただけたら
いいかなというふうに思います
ありがとうございました
ありがとうございます
