グループウェアの情報共有
思考のハンマー投げラジオ、パーソナリティーのアキヒコです。この番組は、サンジの父で理系出身事務職の私が、物事を鵜呑み猿真似せずに、自分の頭で噛み砕いて未来の自分に届けるポッドキャストです。
今日は、先にタイトルを決めて話を始めます。珍しいですね。タイトルは、尊敬する人からのダメ出し／過剰な情報共有。
仕事でモヤっとしたことがありました。誰が悪いというわけでもなく、私のコミュニケーション能力や実践の不足だと思うことがありました。
何があったかというと、職場でみんなパソコンを使っていて、メールシステムとかスケジュールシステムとかトゥードゥリストとか、そういうのが使えるグループウェアってよく呼ばれるようなシステムがあるんですよね。
LINEグループみたいなもの、スラックとかディスコードとか、情報を複数名でチャットのように共有できるようなものがあって、
それを使ってなかったんですよね。しばらく私のチームの方では。結構前から導入されてはいたんですけども、2年前くらいまで全然使ってなくて、
私が多分去年か一昨年くらいから改善しようと思って状況を。結構一部の人だけが知ってて他の人が知らないこととか、あとは紙で共有する文化は結構残ってるんですけど、
紙で回覧をして反抗して戻ってきたら、戻ってきたってか誰かが回してその人のところに戻ってくるんですよね。それをコピーとかを取らないと情報が残らない、記録が残らなくて、
いちいちコピーを取りたくないなと思うし、取らない時もあるし、取らない人もいるし、だからそれをどうにかした方がいいなと思ってて、じゃあいつでも調べれば検索すれば出てくるようなところで、すぐに全員で共有できる方がいいなと思って、
エクセルとかに掲示板作ってみんなで書き込みしてってもいいんですけど、エクセルだと同時に書き込みできなかったりとかするし、色々と問題があるんで、せっかくならグループウェアの中にある機能を使って情報共有した方がいいよな、効率的だし、やりやすいよなって思ってたんですけど、
それで2年前か去年くらいから始めたんですけど、私以外の人はあんまりそこに書き込みをしなくて、一人相撲をしてるような感じで、私一人だけやってるけど、これって他の人本当にいいと思ってるのかどうかとか全然わからないような状況。
あんまり雑談もしないような職場で、これ仕事の話ですけどね、本筋とは違うサポート系の仕事じゃないですか、こういうのって。
本来業務ではなくてそのやり方、共有の仕方とかそういうサブ的なものだと思うんで、そういうことに関してあんまり時間をとって議論する時間がなかなかないんですよね。
そんな中でちょっと今日会ったんですけど、一部の担当者だけの情報共有で、しかも短い期間だけ必要な情報を載せたんです。
私はそういう細かいことってあんまり載せてこなかったんですけど、今年度はまた新しい人が入ってきて、新しい情報が入ってきたりとか、いろいろ制度が変わったりとかそういうのもあるし、
情報を共有することが大事だと思っていて、とにかくささいなことでもなるべく共有しようと思ってやってきたんですね。
それでさっき話をした一部の担当者だけに一時的にしか必要でないような情報も載せたんですが、自分の備忘録として、他の人にも備忘録としてと思ったんです。
そんな難しい話ではなかったので載せる必要はないかもなぁと思いつつも載せたんですね。
そしたらある方からこれはちょっと一部の担当だけでしかも一時的な話だから載せない方がっていう話があってすぐ削除したんですけどね。
情報共有の誤解と凹み
それが思いのほか自分の中でかなり凹んだんですよね。
なんで凹んだのかなって思ったんですけど、自分なんかね一人で頑張っていろいろやって、しかも余計なことしちゃって、なんかかえって迷惑かけたんだろうなと思って自分が恥ずかしくなったっていうところもあるんですが、
その指摘してくれた人のことを私は結構尊敬してたんだなって改めて。
もともと着実に仕事をこなす人で、間違いとかも少ないし、コミュニケーションとか話し方とかもすごく柔らかいし、無駄がない人だなと思ってて、すごく尊敬してたとは思ってたんですけども、
やっぱりその尊敬してる人からダメ出しもらうとなんかすごい凹むなって思って、ダメ出しってほどじゃないと思うんですけどね。
提案みたいな形だったかもしれないんですけども、私自身はそれをやることが良いことだと思ってやったんですよね。
良いことだと思ってやったけども、結局周りの人からすると悪いこと、邪魔なこと、意味がないとまでは言わないかもしれないけど意味がない以上に余計なことじゃないかと、そういうような意見だと思うんですよ。
だから、自分の考えの浅はかさとか価値観の根本自体が間違ってたのかとか、考え方自体が、そういうふうに思ってしまって、なかなかへこみましたね。
へこんだんですが、その情報は消して、一応自分用のメモ、Excelのメモリストみたいなのがあるので、そこに移して、
あと失敗とかのリストも作ってるんですけども、そこにこういうことがあってっていうのを自分なりに言語化して載せる必要がないんじゃないかっていう話があって、削除して、ちょっと過剰な情報共有をしてしまったと。
あとはね、やっぱ尊敬しているんだなということが改めて認識して、尊敬している人からの指摘っていうのは結構へこむんだなっていうことが分かって、尊敬しているということが分かったっていうのと、
じゃあどうすればいいのかなって思うんですよね。じゃあこれから縮こまって、情報共有とかっていうのを減らしていくほうがいいのかっていうと、私はそうは思わなくて、こうやって指摘されてダメ出しとかされることを厭わないで、それでもなお攻めていっていいんじゃないのかなと思います。
結局恥ずかしいのは自分だけで、あんまりやりすぎるとすごく迷惑になって本当に一人相撲になっちゃうと思うんですけども、時々少しやりすぎるくらいはあってもいいんじゃないのかなって思うんですね。
しかもそれが取り返しのつく話であれば。取り返しのつかないことだと迷惑というか影響がすごく大きすぎるんですけども、ちょっと小さな話、小さな話なんですけども、取り返しのつくような範囲で標準的な感覚からずれたことをするっていうのはどうしても起きてくるし、それをやらないとなるとどうしても縮こまって、
本当に共有すべきことも共有しなくなったりとか、逆に考えすぎたりとか、これ共有した方がいいのかな、それともしなくてもいいのかな、しない方がいいのかなとかね、どうやってやったらいいのか、紙で回覧するだけとか、担当者だけにメール送るだけの方がいいのかとか、いろんなやり方を検討し始まっちゃうとすごく時間がかかるんですよね。
じゃあそれどうすればいいかというと、これに書き込んでいいですかねとかって言えばね、それが多分私が今回取るべき行動だったのかもしれないですね。
それをしていれば、まあこれ一時的だしいいんじゃないっていう話になって、そうですよねーって言って、それで終わったんですけど、一人でね、やっぱり私は結構自分が正しいと思うことに突っ走る傾向があって、これは多分私の母親ゆずりんの気質で、私の母親は本当に自分の意見は結構正しいというふうに信じて疑わないところが結構あるんですよね。
それはいいところもあるし、やっぱりね、周りからするといろんな意見があるし、いろんな正解があるのがこの世の中だっては思うんですよ。
で、そうやって私は私の母親のことを見ていたにもかかわらず、自分のことをちゃんと認識できていなかったのかなと思って、自分がすることは間違いないと。
自分はすごくよく考えているから、すごく考えている自分の行動っていうのはそんなにビビる必要ないと。積極的にやっていこうというふうに思いすぎていたのかもしれないですね。
でもね、だからって自分は間違ってるかもしれないって思い込みすぎるのもね、それはそれで動けなくなっちゃうから、本当バランスなんだとは思いますよね。
だから自分一人で考え込まないで、やっぱり人と対話するっていうことが大事なんだろうなーっていうのは今回の結論かなと思います。
だから今回はやっぱりね、その自分一人で決めたっていうことですよね。
これは本当にね、今回はすごく小さなことですけども、もうちょっとこう、他のことにも当てはまる節があるんですよ。
勝手に思い込んで自分で自己完結してしまって、一言ね、これってあれやっぱりこうなんじゃないですかねって言ったら、やっぱりそうだったっていうこともあるんだけど自分で、でもなぁ聞くのもなんかね申し訳ないような気がするし、あの人が間違えるわけないだろうと思ってとかね。
それで何も聞かないで自分の中で処理してしまって、後からね、他の人が見た時にこれやっぱりこうですよとかって言われたりして、あーやっぱりそうかーってなることがあったんですよね。
だから自己完結一人だけで考え込んで一人で結論出してっていうのは、やっぱりこの人間として生きていく上では、それではうまくいかないよなっていうことですね。
やっぱりこの人間関係の中でやっぱり生きていくところがあると思うので、もうちょっと自分一人で考えて自分一人で答えを出すっていうことに固執しすぎないで、もっと対話をして仕事なり家庭環境とかも家庭関係とかもそうですよね。
自分一人で子育てはこれが正しいって思い込んでとか、やってしまうと本当に一利四割になってしまうわけですよね。
だから自分が考えることってすごく大事ですけども、自分以外の考えもあるということをよくよく頭の中に止めておいて、あまり気構えすぎずにざっくばらに話をするということができればいいのかなと思っています。
はい、では最後までお聞きいただきましてありがとうございました。ではまた。
