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またまた、Dropbox Paperの話をしたいと思います。
今、何回かのシリーズで勉強会をやっていて、参加者とドキュメントを共有するために使うツールとして、
Notionを使うか、Dropbox Paperを使うか、迷った結果、Dropbox Paperを使うことにしました。
勉強会の中では、いずれNotionをすごくいいツールだと、今人気のツールですよと紹介する内容はあるんですが、
それでもドキュメント共有には、Dropbox Paperを使うことにしました。
理由としては、プレゼンテーションモードがあるからというのが大きかったです。
Dropbox Paperにはプレゼンテーションモードというのがあって、
ドキュメントをプレゼン資料みたいな感じにスライドのような見せ方ができるんですね。
背景を黒にして白文字にすることもできます。
私は勉強会やセミナーなどの時に、プレゼンスライドを作らずに共有ドキュメントで見せることが多いんです。
なので、ドキュメントでありながらスライドのようにも見せられる、
Dropbox Paperのプレゼンテーションモードが気に入っています。
Notionでもブラウザの拡張機能、Notion Slidesというのがあって、
Notionのドキュメントをプレゼンスライドのように表示することができます。
ただ、貼り込んでいる画像が小さくしか表示されなかったり、
ざっと使ってみた感じ、あまりいい感じの表示じゃなかったので、こちらは使いませんでした。
もしかしたら、私が使いこなせていなかっただけかもしれません。
最近、Notionが人気のツールだとか、Evernoteの乗り換え先だとかで話題に上ることが多いですが、
競合するツール、似たようなツールとして、Dropbox Paperの名前が上がることって少ないですよね。
Evernoteのように、何でもかんでもメモを突っ込んでおくようなツールではないと思うんですが、
私の中では、Notionも何でもかんでもメモを突っ込んでおくようなツールではないと思っているので、
非常に近いツールだと思うんですが、今一つ認知度が低い気がするので、もっとみんなに知ってほしいと思っています。
ドキュメントを作って共有するという意味では、Googleドキュメントが大先輩のツールということになると思いますが、
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画像を貼り込んだり動画を貼り込んだりもできるドキュメントを作って、それを人に見てもらうように共有できるという意味では、
GoogleドキュメントもNotionもDropbox Paperもだいたい同じような感じです。
共有のされ方がという意味ですね。
リンクを使ってブラウザ上で誰でも見られるようにウェブページとして公開することができますし、
特定の人だけに共有することもできます。
特定の人と共有する場合には、共有する相手がそのサービスのアカウントを持っている必要があります。
そういう意味では、Googleのアカウントはほとんどの人が持っているので、
Googleドキュメントが一番特定の人にしか見られない形で共有したい場合にはいいということになりますね。
ただ、Dropboxのアカウントは意外と持っている人が多いです。
これはNotionのアカウントを持っている人より圧倒的に多いと思います。
あと、URLを知っている人なら誰でも見られる共有の仕方でも、そのURLは推測できるようなものではない長いURLなので、
偶然見られるという心配はまずないと思います。
だから共有した相手がさらに他の人に教えて、いろいろな人から見られるリスクをどう考えるかだと思います。
なので、私はURLが分かれば誰でも見られるリンクでドキュメントを共有することが多いです。
相手はそのサービスにログインしたりする必要がないので、その利便性の方をセキュリティ的なことよりも優先しているということです。
なお、ドロップボックスペーパーの場合、共有したドキュメントを相手が編集できるかできないかは選べるんですが、
コメントをするというのと、共有を受けた相手がさらに別の人に共有するというのはオフにすることはできないようになっています。
編集したりコメントするにはログインが必ず必要です。
なので、特に何も言わずに、例えば仕事で書いた原稿をドロップボックスペーパーでクライアントに共有すると、
相手によってはドロップボックスペーパー上のコメントで修正点とかを指摘してくれるケースもあるんですね。
こういうツールを無理やり使ってくれと、相手に強制してもあまりうまくいかないということが経験上わかっているので、
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ドロップボックスペーパーのコメント機能でやり取りしましょうと言わずに、ただリンクで共有しておいて、コメント機能でのやり取りが始まったらラッキーくらいな感じで私は考えています。
このやり方ができるのもドロップボックスペーパーのメリットだと考えています。
Notionの場合はウェブ公開をするのか、特定のユーザーに対して共有するのかで、共有の仕方が分かれているので、こういう運用はできないんだと思います。
逆にNotionのメリットとしてはやっぱりデータベース機能でしょうね。
ドロップボックスペーパーにはデータベース機能はないですが、表組は作れます。表組は結構編集はしやすい、いいユーザーインターフェースだと思います。
あとカレンダー機能やタイムライン機能というのがあります。カレンダー機能はカレンダーを表示できる機能なんですが、カレンダーの中にテキストを書き込めます。
タスク管理機能もあるのでカレンダーの中にタスクを書き込むみたいなこともできますね。
タスク管理機能はただチェックボックスが作られるだけじゃなくて、ユーザーを、人を割り当てたり日付を設定することができます。
ただ日付は一つだけですね。終了日、締め切りの日を設定するんですね。
あとタイムライン機能は横に長く日付が表示されて、ガントチャートが作れるんですね。
いつスタートしていつ終了するタスクですよというのを作って人を割り当てることもできます。
あとドロップボックスペーパーの良さは、ドロップボックスと連携してドロップボックス上のファイルを簡単に埋め込めることですね。
ドロップボックスのファイルのリンクをコピペするだけで、そのファイルを埋め込めますし、プレビュー機能が強力なんですね。
Adobe IllustratorのAIファイルとかPhotoshopのPSDファイルもそのままドロップボックスのリンクで貼り付ければ、ちゃんとプレビュー表示されます。
ドロップボックスそのものがブラウザ上で見た時にいろんな形式のファイルをプレビューして見れるというのが、このサービスの利便性として大きいので力を入れてるはずなんですね。
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YouTubeの動画ももちろん埋め込めますけど、ドロップボックス上にあるmp4などの動画ファイルのリンクを貼れば動画が表示されて再生できるのも便利ですね。
あと履歴機能もちゃんとあります。
最後にちょっと別な話なんですが、ビデオ会議をしながらドキュメントを共有する場合には、Zoomのノート機能がなかなか良さそうだと思います。
もちろんZoomで会議をしている時ということになるんですが、会議中に参加メンバー全員にノートを共有できるんですね。
そうするとメンバー全員に共有されましたみたいなポップアップのウィンドウが表示されるので、そこのボタンを押すとサイドバー的な表示でノートが表示されます。
ノートを共有する人が全員が編集できるような権限にしておけば、参加者みんながそのノートを共同で編集できるんですね。
別なツールを使うことなくZoomだけで完結するので、分かりやすくて便利ですね。
ちなみにホワイトボード機能もZoomは今持っていて、ノート機能と同じような感じで使えるので便利ですね。
今回は以上です。アシカガコウジがお届けしました。
