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みなさんこんにちは、三浦由佳です。 Hello everyone, I'm Yuka Miura.
今日は、ビジネスメールのお話をしたいと思います。 Today, I'd like to talkabout business emails.
今は、メールだけじゃなくて、チャットもありますよね。 Nowadays, there are notonly emails, but also chats, right?
メールにしても、チャットにしても、こんなことないですか? Isn't there somethinglike this in both emails and chats?
気づいたら、毎回同じような文章になっている、っていうね。 You notice that it'sthe same sentence every time, right?
よくあるのが、お世話になっております。 It happens a lot.
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 Thank you for yourconfirmation.
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し捨てください。 If you have anyquestions, please feel free to ask me.
とかですね。 Like this.
私も、秘書時代は、おって入れただけで、お世話になっておりますっていう、予測変換が出たりとかしていたので、 I used to use it a lot when I was a secretary.
これ、丁寧だし、間違ってもないんですよね。 It's polite, and it's notwrong.
でも、やっぱり、コピペ感みたいなのが漂ってますよね。 But I still feel like I'm a copycat.
しかも、最近は、AIでメールの文章を作れる時代になったので、 And recently, we'rein an era where we can make email sentences withAI,
より一層、定型文というか、正しいけど無難みたいな文章が増えてるなというふうに思っています。 so Ithink there are more sentences that are morestandardized or correct but safe.
ということで、今日の話ですね、特に聞いて欲しい人っていうのが、こんな人です。 So, this isthe person I want you to listen to today.
メールはいつも丁寧に書いているのに、なぜか相手との距離が縮まった気がしない人。 He alwayswrites emails politely, but for some reason, hedoesn't feel like he's getting closer to the otherperson.
ビジネスの場で、もっと信頼される印象を作りたい方。 He wants to create amore reliable impression in the business world.
でも、慣れ慣れしくするのは違う気がして、 But I don't think he'sgetting used to it.
じゃあ、一体どこで個性を出したらいいのかわからないという方ですね。 So he doesn'tknow where to show his personality.
もう、この丁寧なビジネスメールって、もはや当たり前ですよね。 This politebusiness email is a given, isn't it?
綺麗な敬語も、正確な情報伝達も、今、ほとんどの人ができますし、 It's a given thatmost people can use polite speech and accurateinformation.
それどころか、さっきお話ししたように、AI使えばだいたいできちゃいます。 Or, as Imentioned earlier, most people can use AI.
でも、つまりですね、これ、定型文だけのメールっていう風になってしまうので、 But in otherwords, this is a mail that's only in the lowercase,
これはね、ちゃんとしているっていう印象ではなくて、 so it's not a goodimpression,
逆に印象に残らないっていう、そんな現象になるんですよね。 but it doesn't leavean impression.
じゃあ、どうしたらいいのか。 So what should we do?
その答えは、メールの出口に温度を添えるっていうことなんです。 The answer is toadd a temperature to the exit of the mail.
え?温度を添えるって何?って思ったと思うんですけども、 I'm sure you'rewondering what that is.
この温度を添えるっていうのは、AIには絶対できないことなんですよ。 Adding atemperature is something that AI can never do.
具体的には、例えば先週の会議で相手がどういったことを話していたのかとか、 For example,in the meeting last week, AI doesn't know what theother person was talking about,
先日ね、ちょっと話したときに感じた空気感みたいなことって、 AIはわかんないですよね。 orwhat the other person felt when they talked theother day.
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だからこそ、そこを使うんです。 That's why we use it.
例えばね、じゃあ、今日は金曜日ですね。 For example, today is Friday.
〇〇様も週末はどうぞゆっくりお過ごしくださいねっていう一言を、 When you finishthe main topic of the day,
業務の本題が終わったタイミングで、メールに添えてみるじゃないですか。 you can add itto the email, right?
一見ね、すごい定型文っぽい感じもするんですけども、 It looks like a formaltext,
何かね、そういう一言が最後にあると、ずっと真面目にメールでやりとりしていた中で、 but atthe end of the conversation, you can feel a warmfeeling.
で、今までのその真面目な感じと、ちょっと高まった温度で、 The serious feelingand the slightly higher temperature
相手の心っていうのがね、意外とほぐれるんです。 can loosen the otherperson's mind.
文字っていうね、テキストに隙ができると、人って自己開示したくなるんですよね。 When youcan make a gap in the text, people want to expressthemselves.
さっきのね、「週末、ゆっくりしてください。」っていう、そういうメッセージに対しても、 To themessage of the other day,
「〇〇さんも楽しい週末を!」みたいな感じで、ポロッとね、プライベートのこととかも出てきやすくなるんです。
こんな感じでね、AIが文章をどんどん量産できる時代だからこそ、 AI can mass-produce text.
人にしか書けない、その人への一言っていうのがね、圧倒的にね、印象に残るんですよね。 It'sbecause it's a time when AI can mass-produce text.
で、私が秘書をしていた時の話をここですると、 When I was a secretary,
上司のビジネスパートナーである、とある弁護士の先生と、日程調整とかで直接命令をさせていただいたことがあるんですね。 I had a direct order from my boss'sbusiness partner, a lawyer.
で、必要なやりとりが一段落したタイミングで、こんな一言を添えてみました。 I added thisat the time when the necessary communication hadfallen apart.
以前の会食で先生がご紹介くださったお店、気になって、あの後調べてみました。 I wascurious about the shop that the teacher introducedat the previous dinner, and I looked it up afterthat.
とても素敵なお店で、ぜひ伺ってみたいっていうふうに思っています。 It's a very niceshop, and I'd love to check it out.
びっくりマーク!みたいな感じです。 I was surprised.
特別なことは別に何もしてないんですよね。 I didn't do anything special.
ただ、その先生がされたことを私がちゃんと覚えていたと。 I just remembered whatthe teacher did.
で、それをさりげなく言葉にしただけなんですよね。 I just casually put it inwords.
で、しばらくして、上司からね、中村さん、私の旧姓なんですけど、 For a while, myboss told me, Mr. Nakamura, my old name,
中村さんは素敵な秘書ですね、と先生がおっしゃってたよーってことを教えてもらいました。 thatyou are a wonderful secretary.
で、そのね、弁護士の先生とも、私が3級に入るところにも個別にメッセージいただいたりとか、 Andthe teacher also gave me a message when I was inthe 3rd grade,
今度は1級明けで、お久しぶりですって言ったときとかも、待ってましたっていうふうに、 and whenI said, long time no see,
感じですごい、信頼していただくことになったんですよね。 I got a lot of trustfrom him.
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こんなふうにね、テキストのやりとりって、本当にたった一行の温度感が、 Like this, Ithink you can see that the exchange of textsreally changes the impression of the other person
相手の印象を大きく変えるんだなーっていうことがね、よくわかると思います。 by thetemperature of just one line.
もし、いつもの業務メールが、要件だけで終わってるなーっていうふうに感じることがあれば、 If youfeel that your usual business email is just arequest,
今日から、ぜひこれだけ試してみてください。 please try this from today.
要件が終わったら、AIには欠けないであろう、一言を最後に添えてみるっていうことですね。 Whenthe request is over, you can add the last wordthat you can't say to the AI.
それは、季節のこととかね、よくあるお天気の話とかでも全然いいんですよ。 It can beabout the season or the weather.
今までね、真面目に業務の話で、カタカタやりとりしていたときに、 When you've beentalking about your business seriously,
突如そういうお話が出てくるだけでも、相手って心を開きやすくなるんですよね。 it's easy toopen up to the other person.
そういったね、ちょっとした気づきとか、共感する話とかね、何でもいいんです。 It doesn'tmatter if it's a little notice or sympathy.
これはもう、あなたが相手と積み上げてきたやりとりの中でしか、出てこない言葉なんですよね。 It'sa word that only comes out in the conversation you've had with the other person.
だから、日頃からね、相手のことをよく観察するっていうのも、もちろん大切にはなるんですけど、 So,it's important to observe the other person fromtime to time.
それができてなくても、なんか切り口を見つけて、 Even if you can't do that,you can find a way
そう、なので、印象って、すごいことをしなくたって変わるんですよ。 So, yourimpression doesn't have to be amazing.
ということで、今日の内容は、いろんなシーンで使えると思うので、ぜひ使ってみてください。 So, Ithink you can use today's content in variousscenes, so please try it.
はい、それでは今日はこのあたりで、また次回お会いしましょう。 ありがとうございました。 Okay,that's it for today. See you next time. Thank you.
