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みなさんこんにちは、キャリアコンサルタントのみってるです。
今日も昨日に引き続き、電子書籍の朗読をします。
電子書籍のタイトルは、日常業務で成長する若手社員のための実践ハンドブック
新入社員・若手社員が今日から始める成長習慣というタイトルです。
それでは早速始めます。
今日は第4章になります。予定としては4章も2回に分けて発信させていただきます。
第4章、成果を出すための業務効率化術
毎日の仕事で成果を上げるには単に頑張るだけでは足りません。
時間やリソースに限りがあるため、効率的に動くことが求められます。
ここでは短時間で成果を上げるための具体的な方法を解説します。
私の経験、業務の効率化
私は営業でしたので、人に相商談することが仕事です。
訪問するだけでなく、しっかりと商談をする必要があります。
私はゲーム感覚で1日最大何人と商談できるか挑戦していたことがあります。
会える時間帯や自分を認識してもらい、私と商談するメリットを感じてもらえないと多くは面談できません。
私は1日16件が最高でした。
効率化のために2、3ヶ月に1回は訪問ルートなどを見直しをしていました。
ちなみに1日の面談の平均は10人以下です。
第4章 1.優先順位を明確にする
日常業務では様々なタスクが同時に降りかかります。
その中で何を優先すべきかを判断する力が成果を上げる影になります。
優先順位の付け方
緊急度と重要度のマトリクス
タスクを以下の4つのカテゴリーに分類してみましょう。
1.緊急かつ重要
これは、今すぐ対応すべきタスク。
例えば、農機間近のプロジェクトなどです。
2.緊急ではないが重要なもの
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長期的な成果につながるタスクです。
例えば、スキルアップのための勉強などです。
3.緊急だが重要ではない
他の人に任せるべきタスク
例えば、簡単な事務作業
人に任せるというのは気になる部分かもしれませんが
重要度を考えたときにというところです。
4.緊急でも重要でもない
削除または後回しにするタスク
こういったカテゴリーに分類できます。
実践例
朝一でタスクをリスト化し
それぞれの緊急度・重要度を考えて整理します。
次に重要度の高いものから集中して取り組みます。
私からの問いかけ
1日の行動は優先順位付けしてできていますか?
第4章の2
時間を味方につけるタイムマネジメントの基本
限られた時間で成果を出すためには
時間の使い方を見直す必要があります。
時間管理の方法
1.タイムブロッキングを活用する
1日のスケジュールを30分や1時間単位でブロック分けし
タスクを割り当てます。
例えば9時から10時はメールの時間
10時から12時は企画書作成などです。
2.隙間時間を有効活用する
通勤時間や会議の待ち時間など
5から15分程度の空き時間で
メール整理や短い作業を進めます。
私は営業でしたので
面談の間の空き時間に面談記録を作成していました。
夕方の最後の面談が終わった時は
最後の面談報告だけ作成すれば良い状態を
理想としていました。
3.集中力を持続するテクニック
ポモ道路テクニックを試してみましょう。
25分作業プラス5分休憩のサイクルを繰り返すことで
集中力を高めながら効率的に作業を進められます。
私からの問いかけ
時間の有効活用を意識していますか?
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ここまでが第4章の1日目となります。
明日は第4章の3から朗読をさせていただきます。
今日も最後までお聞きいただきありがとうございます。
それではさようなら。
