資料3枚から根拠つき比較表を作る
AIが作った提案書を見て、もっともらしいけど、この結論はどこから出たんだろう? と思ったことはありませんか?
今日は資料3枚から根拠をたどれる1枚の比較表を作ります。 長い文章をきれいにまとめることより、後で自分が判断できることを目指します。
まず見本です。架空の小さなイベントで、A会場とB会場を選ぶ場面を考えます。
資料1はA会場の料金と設備。資料2にはB会場の料金と設備。 資料3には主催者が今回大事にする条件があります。
実際の見積もりではなく、比較の作り方を説明するための例です。 条件は参加者20人、駅から歩けること、机を使って作業すること。
Aは料金が低いけど机の数が不明。 Bは机の数が足りると書かれているけど料金が高い。
ここでAIに安い方を選んでとだけ頼むとAを進めるかもしれません。 でも今回机が足りなければそもそも開催できないんです。
英国政府のプランアシスト事例
この話を考えるきっかけになったのが、10月30日に英国政府が公表したプランアシストの案内です。
建設許可の審査に必要な申請書や方針などをまとめ、担当者の確認を助ける取り組みです。
英国の行政向けの事例で、日本でそのまま使えるサービスの紹介ではありません。
政府の発表では初期の試験で主要な審査作業にかかる時間が58%短くなったとされています。
ただしこれをどんな仕事も58%短くなると読むことはできません。
担当者が確認し判断する責任も残っています。
注目したいのは大きな数字だけではなく判断に必要な情報を集めて根拠をたどれるようにする設計です。
では会場の例に戻ります。
比較表の列を料金、条件への適合、根拠、未確認の4つにします。
A会場の料金には資料1の該当分を結びます。
机の数には不明と書く。
推奨が変わる条件を残す
B会場の机の数には資料2の該当分を結ぶ。
そして主催者の条件である机を使う作業は資料3から持ってきます。
この表を見ればAが安いこととAが開催できることが別だとわかります。
AIの役目は最初からAかBを断定することだけではありません。
判断が変わる未確認事項を見つけることも仕事になります。
依頼文を読みます。
資料1から3だけを使って会場AとBの比較表を作ってください。
列は料金、必須条件への適合、根拠となる資料名と該当分、未確認事項です。
書かれていないことは推測で埋めないでください。
最後に現時点の仮の推奨とその推奨が変わる条件を一つずつ示してください。
最後の推奨が変わる条件が大事です。
Bがおすすめです。
で終わるとAの机が確認できた後も古い結論が残るかもしれません。
Aに必要な机が用意できるなら料金面からAを再検討すると書けば次に何を調べるかが明確になります。
結論を固定するのではなく条件と一緒に持ちます。
数字と料金条件を原文で確認する
ここで根拠のチェックを実際にやってみます。
表にAは20人対応とあっても原資料が最大20人椅子のみと書いていたら机を使う20人の作業には足りない可能性があります。
数字が一致しているだけで意味まで同じとは限らない。
人数、席の形、利用目的を一緒に読む必要があります。
もう一つの例は価格の条件です。
1時間の料金と1日の料金を同じ列で比べていないか。
清掃費や設備費が別なのか。
AIが見やすい表にしたことで異なる条件が同じに見えてしまうことがあります。
だから原文へ戻れる欄を残します。
表を作る意味は原資料を捨てることではありません。
人が全部やり直すならAIを使う意味がないと感じる人もいると思います。
AIに任せる範囲と人の判断
そこで確認する順番を絞ります。
まず結論を変えそうな条件。
次に金額や日付。
最後に表現の細かい部分。
すべてを同じ重さで眺めるより今回の判断に効く部分から見ます。
これはAIを信用しないためではなく仕事として使うための見方です。
この方法は会場だけでなく道具の比較、投稿企画の比較、製作の依頼先を整理する時にも使えます。
ただし資料に含めて良い情報化は別です。
お客さんの個人情報をそのまま広く共有する必要はありません。
説明用なら架空の例にし、実務では権限のある資料に限定します。
そして資料を更新した時にはどの結論が変わるかをAIに確認させます。
資料2の料金が変わりました。
以前の比較のうち変更が必要な行だけ示してください。
毎回長い提案書を最初から書き直すより判断が変わった場所を見つける方が役に立つ場面があります。
今日の配布資料には架空の会場資料を3枚、空の比較表、比入済みの2本を揃えました。
元の資料と完成表を並べてどの文を使ったかが分かるようにしています。
自分の仕事へ置き換える時は最初に必須条件を1つ決めてください。
安いより先にできないと困ることを決めます。
AIに判断を全部渡すか何も任せないかの二択ではありません。
情報を揃える、違いを見つける、未確認を出す、ここまで任せて自分が決めるところを残す使い方もあります。
今回の英国の事例から持ち帰りたいのはまさにその設計です。
次に伝える相手が比較表をじっくり読まない人なら説明の形を変えます。
次の回では同じ情報を3コマの場面にして伝える方法を扱います。
まず今日自分の提案1つに根拠と結論が変わる条件を足してみてください。
今日の根拠付き提案は記入例と自分で使えるワークをまとめています。
概要欄の公式ラインで提案の根拠を送って受け取ってください。
見ながら自分の仕事1つに当てはめてみてください。
