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おはようございます。オサナイ和志です。青森で中小企業診断士として経営コンサルをしたり、「オサナイだけど、背中は押します」を合言葉に、全国の中小企業社長さんや社員さんを応援しています。
ということで今日はですね、年末調整のお知らせ、AIに書かせてみた。年末の事務も楽になるというテーマでお送りいたします。
昨日はですね、今年の年末調整で何が変わったのかというふうなお話をさせていただきましたけれども、最後にですね、書類配る時の一言が社員さんを守りますよということをお伝えさせていただきました。
でもですね、その一言をどう書けばいいのかなって、一から文章を考えるのはちょっと正直面倒じゃないですか。
そこで今日はですね、その年末調整のお知らせを実際にAIに書かせてみました。どう頼めば社員さんにそのまま配れる形になるのか、それから年末の忙しい時期に他にもAIに任せると楽になるような事務作業も一緒にご
紹介させていただければなというふうに思っております。
本題に入る前に少しお知らせをさせてください。
ノートメンバーシップを募集中です。無料配信では聞けない僕の葛藤や具体的な数字や事例などを公開しております。
ノートでの図やグラフを交えたテキスト配信に加え、音声配信、そしてYouTube限定配信もノートの方にお張りしております。
目で見て耳で聞く、一度で二度美味しいためになる有料コンテンツを配信中ですので概要欄にリンクを貼っておきます。
ぜひそちらからご参加ください。
それからもう一つお知らせです。いよいよ明日になりましたけど10月29日木曜日、西巻広公演会 in 青森県弘前市が開催されます。
場所は弘前市民文化交流館ホールとなっています。JR弘前駅から徒歩3分の所にあります商業施設ヒロロの4階で開催です。
会場は17時から開演は18時からとなっております。
チケットの方ですけどもおそらくもうあの残ってても数積程度ということになっておりますのではいあのもしね
当日ご覧にお越しいただけるという方がいらっしゃればですねチケットの方、事務仕切りの方でまだ販売している可能性がありますので
それからリセールも出ている可能性がありますのでぜひそちらの方をチェックしていただければいいかなと思います。
概要欄の方にリンクを貼っておきます。よろしくお願いいたします。
ということで今日はですね年末小生のお知らせAIに書かせてみた年末のジムも楽になるというテーマでお送りいたします。
まずちょっと昨日のおさらいからねちょっとお話しさせていただければなと思いますけども
今年の年末小生ではご家族を不要に入れられる年収の1000がお給料だけの場合で123万円以下から136万円以上に上がりました。
去年はこれ入れなかったご家族も今年は入れるかもしれませんよと
でも社員さん本人がね気づかないと書類に書かないまま工場を取りこぼしてしまうというそういったことがあります。
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ですから書類を配るときに会社から一言お伝えしていただければいいかなと思います。
今日はそのお知らせ作りをAIにお手伝いしてもらったということをちょっとお話ししたいなと思っています。
使うのはチャットGPTであったりとかクロードであったりとかジェミニであったりとかっていうそういう生成AIです。
どちらもどれも無料で使える範囲で十分貯ませますので。
頼み方のコツというのがありまして3つ今日は頼み方のコツをですねお話ししたいと思います。
それ何かというと誰に配るのかそして何を伝えたいのかそしてどんな形で欲しいのかというこの3つですね。
誰に配るのか何を伝えたいのかどんな形で欲しいのかというこの3つをはっきり伝えるということなんですね。
AIってですね言われたことには一生懸命答えてくれるんですけども言われてないことは分かりません。
ですから年末調整のお知らせを作ってとだけ頼むとどこの会社にも当てはまるようなふわっとしたそういった一般的な文章が出てきちゃいます。
そこで僕が実際こういうふうに頼んでみてはいかがかなとちょっと例を挙げてみますみたいと思います。
ちょっと読みますねプロンプトの例です。
社員さんに配る今年の年末調整のお知らせを作ってください。
A4の縦1枚です。
社員は15人ほどでパソコンが苦手な人もいます。
伝えたいことは4つです。
1つ目今年は扶養の条件が変わりご家族のお給料の年収が136万円以下なら扶養に入られること。
去年は123万円以下でした。
2つ目19歳から22歳のお子さんは年収197万円まで控除が受けられる場合があること。
3つ目生命保険料の控除の証明書を忘れずに出してほしいこと。
4つ目提出の締め切りと提出先。
優しい言葉で箇条書きや表を使ってください。
最後にわからないことは気軽に聞いてくださいと入れてください。
こんな感じでプロンプトを生成AIのほうに投げてみてください。
ポイントはパソコンが苦手な人もいます。
読む人の様子まで伝えるということなんですね。
これだけで言葉遣いがぐっと優しくなりますのでこういうところもポイントになってきます。
するとAIはこんなお知らせを作ってくれたんですね。
ちょっとここに出てますけども。
どうですかこの表があって去年と今年の違いが一目でわかるというですね。
締め切りと提出先の欄もあるというですね。
これだったらほとんどそのまま配れそうな感じはしませんか。
ただAIの答えは頼むたびに少しずつ変わりますんで。
今今日ここで見せているものがそのまま皆さんの生成AIに同じものが出てくるとは限りませんで。
これあくまでも一つの例でございますので。
こういった形でですねやってみてはいかがかなというふうに思います。
あともう一つ大事なことがありまして。
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1回で完璧なものを出そうとしなくていいということなんですね。
出てきたものを見て気になるところがあればそのまま続けて頼めばいいんです。
人に頼むと同じです。
例えばこんな風にちょっと頼んでみてください。
もう少し短くしてA4の半分に収めてくださいとかね。
あと漢字に振り仮名をつけてくださいとか。
あと最近あるのが外国から来た社員さん向けに優しい日本語の版も作ってくださいというですね。
本当最近ですね外国から来た方が働いている会社も増えてきてるじゃないですか。
ですからこういう手直しを何度も頼んでも嫌な顔一つしませんから生成AIは。
ここがですねやっぱり生成AIの本当にありがたいところかなというふうに思います。
ただし気をつけて欲しいことがあります。
何かというとまず社員さんのお名前であったりとかご家族の年収のような個人の情報はAIに入れないことです。
頼むのは全員に配るお知らせの文章だけで十分です。
次に締め切りや提出先というのは自分で書き足してください。
あとですね出てきた数字これは必ず人の目で確かめてください。
AIは本当にもっともらしく古い数字で書いてしまうことがありますので
昨日お話した数字と国税庁のページで見比べていただければいいんじゃないかなというふうに思います。
ここからですねちょっと話もちょっと広げます。
年末年末というのは本当に皆さん忙しいですし年末調査の他にも文章を書く仕事って一気に増える時期なんですよ。
例えば取引先さんであったりとかお客様への年末年始のお休みのお知らせであったりとか
あとホームページに載せる文章であったりとかそれからお店の入り口に貼る紙であったりとか
メールで送る文章であったりとかって同じ中身でも置く場所によって書き方ってちょっと微妙に変わってくるじゃないですか。
ですからそういったものもAIに頼めるわけですよ。
あとは取引先への年末のご挨拶ですね。
それから1年間のお礼のメールとかあとはそうですね忘年会の案内とかあるじゃないですか。
社内で1年振り返る時の出来事のまとめであったりとか
あと来年の計画の叩き台とか言えばキリがないんですけども
どれもこれ今言ったのはAIにとっては得意な仕事なんです。
ですから頼み方はさっきと同じ例えば休みのお知らせであればこんな感じでやってみてください。
またプロンプト読み上げますね。
お店の入り口に貼る年末年始の休みのお知らせを作ってください。
休みは12月29日から1月4日まで1月5日から通常通り営業します。
常連のお客さんが多い地域のお店です。
暖かい感じの言葉で遠くからでも読める大きな字の短い文にしてくださいというふうな感じです。
さっき僕が言ったようにこの文章の中にはプロンプトの中には誰に何をどんな形でっていうこの3つが入っていたかと思います。
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この3つさえ押さえればどの文章にも使えますんでこんな感じでプロンプトを書いてみてはいかんかなと命令してみてはいかんかなというふうに思います。
で最後に僕が今日一番伝えたいことをまたお話しさせていただきたいと思います。
AIは下書きを作るのがものすごく上手です。
でもその文章を誰の名前出すのかっていうのは会社です。
いいですか。ですから出てきた文章を必ず1回自分の目で読んでください。
そしてできれば最後に社長さん自身の言葉で何か一言足してほしいんですよ。
今年も1年ありがとうとかそれだけでAIが書いた文章が会社のお知らせに変わりますんで下書きはAIに任せて浮いた時間で社員さんであったりとかお客様と話すと年末こそそういう使い方をしてほしいなというふうに
思います。
はいということで今日も聞きいただきましてありがとうございました。
AIに文章を頼むコツは誰に何をどんな形でをはっきり伝えるということですね。
あと1回で完璧を目指さないで気になるところは続けて頼めばいいと思います。
個人の情報は入れられください。
数字は必ず人が確かめる。
そして最後の一言は自分の言葉で年末の忙しい時期だからこそうまく使ってみてください。
ということで今日は年末朝鮮のお知らせAIに書かせてみた年末の人も楽になるというテーマでお送りいたしました。
朝鮮が人生だ。
Don't worry, be happy。
それではまた明日この時間にお会いしましょう。
今日も元気にいってらっしゃい。
