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にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代の読み書きソロ版を中心に、様々な話をしています。
今回のタイトルは、「神の呪いを克服しようとする総務省のルール」です。
総務省が公開している資料に、
統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法というものがあります。
概要欄にリンクを貼っておきます。
興味のある方は参照してみてください。
この資料は、政府の統計を作るにあたって、機械で処理が可能な統計表を作るルールとして、令和2年の年末に策定されたものです。
統計は膨大なデータを処理するものです。
膨大なわけですから、コンピューターで処理するのが理にかなっています。
しかし、基本となるデータが紙に書かれたものだったら、
それをコンピューターが読める形に変換する必要があります。
紙を工学的に読み取ることも可能ではありますが、書かれた意図をコンピューターが理解するのは現代でも難しいのです。
人間が見れば一目でわかる資料でも、それが何万枚もあるとしたら、
その中の決まった数値の合計を取るだけでも大変なことになるのは想像できるでしょう。
であれば、最初から機械が読み取りやすく、しかも人間にもわかりやすい方法で記述しておくのが良いはずです。
この総務省の資料では、そのような形式として、
ExcelかCSVを使う、というのが最初のチェック項目になっています。
しかし、Excelは資料作成の汎用性の高さから、データ処理に向かない書き方もできてしまうという問題点があります。
そこで、Excelで統計表を作る場合のチェックリストを作ったわけです。
その最初には、1セル1データとなっているか、というのが書かれています。
セルの中に複数のデータがあってはいけないのです。
複数のデータがあるならセルを分けろ、というわけですね。
2番目には、数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと、というのがあります。
この項目の例としては、金額の時に漢字の円を入れたり、キログラムなどの単位を入れてしまったり、
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マイナスの値に黒三角を入れたりするのはアウトになります。
ここまでの最初の3項目を見ただけで、Excelの使い方が間違っているかもしれない、と思った方がいるかもしれません。
何が悪いかよくわからないという方もいるかもしれません。
実際、Excelのセルの意味をわからずに使っているケースをよく見ます。
もしも、この基本的なチェックポイントの意味がわからないとしたら、あなたは神の呪いにかかっていて、きちんとデータとしてExcelの表を作っている人から影で疎まれているかもしれません。
この資料は、統計のためにデータを正規化する必要性から生まれたルールが書かれたものですが、
我々が身につける必要があるリテラシーの一端を示していると考えることができます。
チェックリストはまだまだ大量にあります。
気になった方はぜひ手に入れて、自分が作る資料をチェックしてみてください。
仕事でExcelを使っているけど、今回話した内容がまるでわからない、という方は危機感を持ってください。
あなたのやっている仕事はすぐになくなってしまうものですよ。
読書と編集では、ITを特別なものではなく、常識的なリテラシーとして広める活動をしています。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。ではまた。
