ジャパニケア札幌とマノメオの紹介
よし久しぶりだな。 ジャパンにケアを札幌市にある就労継続支援B型事業所
ジャパニケア札幌の尾形です。 今日は、情報を集めて編む
一気通貫という福祉の設計思想というテーマでお話ししていきます。 気になる方、よろしければ最後までお付き合いください。
ジャパンにケア札幌ですね。 札幌市地下鉄丸山公園駅から徒歩6分ほどの場所にあります。
事業所で運営しているのがカフェバーを併設した小さな雑貨店、マノメオという店舗です。 利用者さんと一緒にスパイスカレーなどの仕込みや
接客、 あとは雑貨やクラフトビールの仕入れ販売
ジンという出版物、本ですね。 企画制作、着物のリメイクアップサイクルなど様々なお仕事に挑戦しています。
うちの事業所では利用者さんの主体性を大切にしています。 とにかく仕事を細分化することで
特性に応じた仕事ですね。一人一人が輝ける場所を作れると思っています。 はい、それでは本題です。
業務効率化の課題と「一気通貫」の必要性
今日から、今日からというか、今日8月3日月曜日なんですけれど、 今日から8月の営業がスタートします。
はい、あの 月末は忙しいとかっていう声って結構聞かれるんですけれど
私ども7月31日ですね。 7月の業務、締めの仕事というのが7月31日の5時には全て終わっていました。
福祉事業所に関わっている、携わっている方っていうのは
書類系の多さっていうのはご存知だと思うんですけれど 7月31日、定時定刻のうちに全ての仕事が終わりました。
はい、私たちですね、利用者さんの1日の活動の記録というのを全て残していっています。
出欠ですね、利用した日、お休みの日であったりとか、作業中の様子、体調、あとは工賃、
交通費などもそうですね、そういったものであったりというのを毎日、 とにかく全ての情報というのを押さえています。
これまでは結構問題があったんですよ。 それぞれのファイル、フォルダの場所というか、置き場所というのがバラバラだったんですけれど、
具体的には在宅就労
という働き方を選ぶと、日報、週報、月次レビュー、厳密には達成度評価という
ものを行う必要があるんですけれど、
メインに使っているシステムですね、
とは別に、在宅関連の書類というのは札幌市の様式に沿って管理する必要がありました。
札幌市に申請する交通費助成というのも同様で、既存のシステムに管理する場所というのは載っていませんでした。
あとは利用者さんから毎日いただく昼食代も同様で、 既存のメインのシステムとは別にGoogleドライブの中のスプレッドシートで管理していたという経緯があります。
あとは既存のシステムには休憩時間を入力する仕組みというのがありませんでした。
例えば10時から15時まで利用して、そのうちの1時間60分はお休みですよというようなものを
入力する欄がなかったんですよ。 うちは一部時給制というのを採用していますので、
交賃を計算する時に別途休憩時間を控除して 金額を算出する必要がありました。
とにかく同じ日の出来事、同じ1日の出来事というのがいくつもの、いくつかの場所に散らばっていくという状況でした。
一度入力したことを何度も転記をしていってダブルチェックして 照合していくという作業が生まれていたんですよね。
これって結構無駄だなぁと思っていました。 支援員の時間が事務作業、事務雑務に奪われていくというような経緯があったものですから
いずれにしても就労継続支援B型事業所の仕事というのは複雑だと感じている人は少なくないと思います。
とにかく書類事務関連の仕事というのは多いんですよね。 利用者に対する支援だけではないというところです。
PDCA、よく言われますけれど、アセスメントを経て個別支援計画書を作る。 そして定期的にモニタリングで普段の活動内容を見直す、振り返る。
そして仕事、就労、生産活動という機会を創出する。
またその日々の活動に対して適切に、適切な
コーチンを支払いする。コーチン明細書を作成してお渡ししていく。
支援記録というのを毎日書いて利用実績を基に国保連に請求を上げるというような流れになっています。
それとは別に札幌市に毎月提出する書類もあるという感じです。
どれも欠かせない仕事なんですけれど、同じ情報を何度も入力していく時間というのは、とにかく無駄でしかないわけですよ。
必要な書類やることというのは明確になっているわけです。
そこで考えたんですけれど、このバラバラなものを一つのシステムとして統合してしまおうということでした。
「一気通貫」の実現とシステム「JAPABI」の開発
簡単に言うと一気通貫ですね。 毎日の記録がすべての出発点になります。
それが積み重なって週報になり、月報というか月報になってモニタリングの材料になっていくという感じです。
私は昔、もともと編集者をやっていたわけですけど、今は人ばっかり作ってますけどね。
編集者というのは新しい情報を生み出す仕事ではありません。
散らばった情報を整理して伝わる形に編み直していくと、既存の要素の新たな組み合わせとかよく言ってますけど、
福祉も同じだと思っています。 編集者時代のスキルっていうのは福祉にも使えると。
そういった場面は少なくないなというのは感覚的に思っていました。 利用者さんの言葉、職員の観察、考察、
実際の作業の様子とか数値のデータですね。 これらを編集して一つの支援につなげていきましょうというところです。
いつだったか福祉は編集であるという記事を書いたことがあります。
この編集っていうのは文章の話だけじゃないんですよね。 工賃計算だったりとか、あとは昼食代の集計、
あるいは交通非助成の申請も同じです。 在宅就労の日報集報、
月次のレビュー、達成度評価も同じです。 毎日の記録に必要な情報を統合してしまえば、
別な書式に同じ情報を入力する必要がなくなるわけです。 一度入力した情報を目的に応じて編集していくというイメージでしょうか。
それで自分たちでJAPABIというシステムを開発しました。 特に大きな構造ではありません。
とにかく散らばっていた記録情報というのを一つにまとめたいと、それだけでした。
在宅就労の日報を書けば、それがストックされていくわけですから、 週報だったりとか月次のレビューというのに繋がっていきます。
交通非助成も昼食代も同じシステムから集計できます。 あとは休憩時間を含めて工賃も自動で計算できるという感じですかね。
一度入力した情報を何度でも活かせる、活用できる仕組みにすればいいと。 そんな発想からJAPABIというのが生まれています。
「JAPABI」による支援の質の向上とAI活用
JAPABIは国保連請求ソフトというのを置き換えるものではないんですけれど、 これ独自のシステムがありましてですね、国のというか。
国保連請求は毎月の最後の工程になります。 私たちはそれまでの工程というのを軽くしたいなと思っていました。
インタビュー、厳密には面接とか面談とかって呼ばれるんですけど、そこから個別支援計画を立てて、日々の記録、週報、月報、
工賃計算、交通非助成、在宅就労の報告、行政、札幌市ですね。 札幌市に提出する書類までバラバラだったものが一つの流れになっていくと、本当にもうボタンを押すだけです。
例えば毎日の支援記録ですけど、支援員はスマホで利用者さんの様子を見て、その場で箇条書きにしてメモを取っていきます。
手が離せない時は音声メモで記録していくと。 それをもとに職員の考察ですね。職員考察というものをAIが生成していくと。
週報や月次のレビューですね。達成と評価もボタン一つで、 1ヶ月分過去の記録から自動で生成されます。
最後は人が手を入れてますけど、こうして一度入力した情報は必要に応じて編集されて、次の仕事に渡っていくという感じです。まさに一気通貫ですね。
これは事務を減らすだけではありません。これまで見えなかったものも可視化してくれます。 私たちは利用者さんの心と体の状態を1日3回、
数値で記録しています。その数値も一気通貫の流れに乗ります。 これ毎日記録していれば、AIというのはこういうのを拾っていくのが大好きですから。
得意ですから。月末には定量と定性を合わせた個人レポートもできてきます。 これらを各相談室に共有しています。
数値は1日では終わりません。積み重なれば中長期の推移も見えてきます。 利用者さんの小さな変化にも気づくことができるという感じです。
AIというのは話題ですね。ただ、私はAIそのものに価値があるとは考えていません。 価値があるのはどのような流れで仕事を進めるかです。
AIは編集を手伝ってくれる道具、ツールという感じですね。 最後に判断するのはやっぱり人です。
「一気通貫」がもたらす変化と事業所の目指す未来
支援をするのも人という感じですね。 Japaneseを作って最も変わったのは事務の時間ではありません。
利用者さんを見る時間です。 事務が減ればその分だけ現場に行けるわけです。動けるわけです。
利用者さんとお話もできます。 地域へというか営業にも行けますし、新しい仕事を考えることもできます。
B型事業所の仕事というのは支援だけでは成り立たないわけですよ。 仕事を生んで売り上げを作る。そしてそれをコーチンにつなげていく。
そのために管理者やサービス管理責任者がパソコンの前ではなく現場にいる時間を増やしていこうという感じです。
一気通貫というのは単なる業務効率化の話ではありませんという感じです。
バラバラだった支援と経営を一つの流れとして考えることだと思っています。 情報は一度入力して何度でも活かしていくと。支援員は事務ではなく人と向き合う。
その時間を取り戻すために仕組みを作ったというお話でございました。
はい そんな感じですね。
はい本日の話はここまでとなります。いかがだったでしょうか。 利用してみたい、一緒に働きたいという方、見学や体験は随時募集していますのでお気軽にお問い合わせください。
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JAPANICAREを札幌市から就労継続支援B型事業所、JAPANICARE札幌のお方がお届けしました。
また次回の配信でお会いしましょう。 それでは皆様、素敵な1日をお過ごしください。
