業務改善の最終ステップ：IT活用の前にアナログ改善を
はい、おはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。 今日のテーマはですね、最後でございますけれども、三日間チャレンジの業務改善方法についてお伝えさせていただきます。
前回、前々回とですね、お話しさせていただいておりましたけれども、 今日はですね、いよいよじゃあどうやって実現するのかについてお話をしていこうかなと思っております。
ステップ1はですね、業務の中から不というものを発見しましょうね。 ステップ2としては業務フローを書き出しましょうね。
ステップ3はですね、業務を見直しましょうね。 その中でも、業務をなくすことができないのかというところを重点的に見ていきましょうねということをお話しさせていただきました。
今日はですね、じゃあそれを実現する方法についてですね、お話しさせていただければなと思っております。
今日の放送を聞くことによってですね、実際にですね、ITを活用することを中心にお話しさせていただきますけれども、どういった視点でITを活用すればいいのかというところはお伝えさせていただきますので、ぜひ最後まで聞いていただければなと思います。
この番組は業務瞬殺エンジニアの加紋が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
ただ本題の前にですね、一つお知らせでございます。
Excelスプレッドシートの業務で何時間もかかっているよとか、天気入力で大変な思いをしているよという方はですね、ぜひ私までご連絡ください。
数秒で業務完了ということができる、そんな未来が実現できると思いますので、大事な時間を有効活用していきたいなという方、ぜひ私までレターをいただけると幸いです。
さあ、それでは本題にいっていこうかなと思うんですけれども、これまでステップ1、ステップ2、ステップ3と見ていきました。
ここまで全部アナログでいってるんですね。
書いたのって言うたら、メモ書きぐらいなんですよ。
ぶっちゃけ業務改善ってアナログできるんですよっていうお話でございます。
なんでもかんでもですね、IT活用するっていうのは間違いでございますので、ITを活用するのはここから先ですね、ステップ4に入ってようやくになります。
IT活用の注意点と4つの検討ポイント
ステップ4も可能ならITを活用しないというのが正しいです。
ITは数ある選択肢の中の一つにしか過ぎないんだということなんですね。
あくまでもですね、IT活用を必ずしもしなければならないのかというわけではありませんし、ITを活用することによってですね、業務効率が逆に悪くなる可能性もあるんですよ。
例えばですね、国がやってる補助金申請とかですね、あれ毎年フォーマットが変わるというケースもありますし、申請方法が、例えば最初はですね、フロッピーでやってくださいね、そこはCD-ROMに焼いてくださいね。
今は紙に印刷してやってください、ファックスやってください、メールで送ってください、このウェブページから申請してくださいというかね、いろいろ変わるじゃないですか。
フロッピーないと思いますけどね。なので、過去の効率化だったりとかをやったとて、一瞬にして変わっちゃうというケースを考えてしまうと、そういうルールメーカーと携わっている場合はですね、IT活用しないほうが実際よかったりしますというところがあるんですね。
業務の内容によっては、例えばiPadだったりとかを持ち歩くのはいいけれども、持ち歩いてお客さんと接するのって本当にいいのかっていうと、そうでもなかったりとかしますんで、そこら辺改めてチェックしていただければいいんじゃないかなと思います。
なので、なんでもかんでもITツールじゃないよということになります。じゃあ、ITツールを活用するといった場合はですね、どういうふうな点で検討しなければならないのかというと、4つのポイントがあるんですね。この4つのポイントをクリアしておればですね、いいんじゃないのかなと思います。
この4つのポイントをクリアしない段階で導入したりとかするから失敗するっていうことが多いんじゃないかなと思うんですね。じゃあ、その4つのポイントは何なのかというとですね、迷わない、探さない、重複させない、即時制っていうこの4つになります。
迷わないというのはですね、誰が、いつ、何を、どこに、どのように入力するのかを明確にするということになります。
探さないというのはですね、情報は1箇所に集約して探す手間はなくなっている状態であるということですね。
あれってどこだっけみたいな。例えば、そうですね、システムを3つ4つ契約してしまった場合ですね、ある情報を探すのにAというサービスとBというサービスとCというサービスをチェックしなければならないって言うと大変じゃないですか。
そんなことをするんだったらですね、Aというサービスに全部集約してしまえばですね、Aというところで探せば出てくるということになりますので、そういう探す手間をなくすということは非常に便利な考え方になりますよということになります。
重複させないということはですね、入力は1回のみということになります。よくあるのが転記処理ですね。AというサービスからBというサービス、BというサービスからCというサービスに転記しますみたいなことが結構あるんですけれども、こんな手間は本当にミスのもとなんですね。
AからBに転記する際にミスるし、BからC、Aまたミスるんですよ。伝言ゲームですからね、言ってしまえば。そんなの毎日毎日やりますかって言ったら、本当にバカって言ったらあかんか。無駄だなというふうには思いますね。
4番目の即時性に関してはですね、これはリアルタイム性なんですが、入力したらすぐに可視化できますよねというところなんですけれども、これは任意項目かなと思います。場合によっては検討から外しても良いというふうになります。
例えば即時性があったとしても、価値のない可能性があるからなんですね。例えば月時データを見たいなといった場合ですね、週次で更新されるんだったらまだしも日時で更新されてリアルタイムでいつでも見れますと言われたところで、いやいや別に月時データを見たいんであって、そんな即時性いらんねんけどなみたいなってあるわけですよ。
なので即時性に関しては少し優先度は低いかなと思いますが、この即時性、リアルタイム性はですね、一つの検討項目として必ず置いておくべきかなと思います。それよりも最も重視しなければならないのは3つのないですね。迷わない、探さない、重複させない。
この3つのないがですね、非常に重要になってきますので、この3つのないをチェックしていただければなと思います。
まとめと今後の活動告知
はい、ということでですね、今日の放送はここまでとなります。3日間でお伝えさせていただきましたけれども、何かね、皆さんのためになればなと思います。本日の内容がですね、面白かったな、ためになったな、気づきが得られたなという方はですね、ぜひいいね、フォロー、コメント、シェアをよろしくお願いいたします。
最後にですね、2つお知らせがございます。1つ目はですね、ExcelやSpreadsheetの業務をですね、もっと楽したいなという方、募集中です。その業務がですね、数秒で終わるかもしれませんので、ぜひね、ご興味のある方は、僕までレターをいただけると幸いです。
2つ目がですね、Ank Smithというバンドのプロデューサーをやっております。Spotify、Amazon Music、YouTube Music、あとApple Musicにもですね、配信しておりますので、ぜひね、聴いていただければなと思います。
また3月の16日に3枚目のアルバムがリリースされますので、それまでですね、YouTubeで1曲ずつ月曜日と金曜日に配信されますので、ぜひね、先行配信を楽しんでいただければなと思います。
それではまた次回の放送でお会いしましょう。鎌田でした。バイバイ。
