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はい、おはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。 今日のテーマは、三日間チャレンジの2日目ということで、業務改善の基本の基本の木の木の木みたいな感じのことをお伝えさせていただければなと思っております。
前回は、ステップ1、業務の中から負を発見しましょうということをお伝えさせていただきました。 その負を見つけたら、ステップ2として業務のフローを書き出していきましょうねということをお伝えさせていただきました。
本日は、ステップ3のところをお話ししていくことで、業務の改善をどういうふうにすればよいのかというところをお伝えできればなと思っております。
いろいろ業務改善したいなという方がいらっしゃると思いますので、ぜひ最後まで聞いていってください。
この番組は、業務瞬殺エンジニアの加門が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
本題の前に一つお知らせです。
Excelスプレッドシートの業務で何時間もかかっているよという方、天気入力で大変だよとか資料作成しんどいよという方は、ぜひ私までご連絡ください。
数秒で業務完了ができるかもしれませんので、大事な時間を有効活用したいなという方は、ぜひ見てください。
それでは本題に入っていこうかなと思うんですけれども、前回は不満とか不安、不便、不快、不都合。
こういったあらゆる不というところから業務を見直して、該当した業務フローを全部書き出していきましょうねということをお伝えさせていただきました。
自分一人でやる、部下がいない場合はしょうがないとは思うんですけれども、部下がいる場合は自分一人でやるんではなくて、チーム全体で必ずやってくださいよということもお伝えさせていただきました。
ここからはステップ3、ステップ4についてお話しさせていただこうかなと思うんですけれども、今日はステップ3でございます。
このステップ3についてお話ししていきたいなというふうに思っております。
まずステップ3なんですが、業務を見直すということになるんですが、業務を見直すという方法はいくつかのフレームワーク、方法、手段があるんですね。
その中でも私がお勧めしたい方法としては、イクルスというシンプルな業務改善方法がございますので、この方法をお伝えしたいなと思っております。
イクルスというのは、ECRSの言葉を読んでいるんですけれども、これね、業務改善に取り組むべき順番と効果の高い順に並べた単語の頭文字を取った造語でございます。
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イクルス、今日のきっかけでですね、覚えていただければなと思うんですけれども、僕ね、英語読めないからね、ちょっと待ってくださいね。
いや、これね、読み方わかんないんだけど。
エリミネイトって読むのかな?
排除という意味なんですよ。
2番目がコンビ、3つ目がリアレンジ、4番目がシンプリフィっていうやつですね。
もうわかんないんで、日本語で言いますと、Eは排除、Cは結合、Rが交換、Sが簡素化というふうな意味になります。
もう少し意味をわかりやすく言うと、排除というのは、そもそも業務自体をなくせないのか、その業務フローを省くことができないのかというところを見る点ですね。
結合というのはですね、この業務、Aという業務とこのBという業務をガッチャンコできないのかなっていうところ。
リアレンジメント、交換というところなんですけれども、これはABCという順番をですね、AとCを入れ替えてみる、CBAみたいな、そういうふうにやってみたりとか。
あと担当者ですね、鈴木さんがやってたけれども、このAというやつは、この担当者を山田さんに変えてみるとかね、こういうふうなことが交換ということになります。
簡素化というのはですね、シンプルにできないのか、単純化することはできないのかというふうな見え方になります。
もう一度お伝えさせていただきますと、業務をなくすことができないのか、別々の業務を統合することができないのか、順番とか担当者を入れ替えることができないのか、もっと単純化することができないのかという4つの視点ということになります。
これがイクルスというふうなフレームワークになりまして、一番やるべきなのは業務をなくすということ、2番目にやることは別々の業務を統合すること、3つ目にやることは順番担当者の入れ替えができるかどうかを検討すること。
最後にですね、簡素化、もっと簡単にできないのかなというふうなところをですね、見るというところになります。なので一番やるべきところは、業務をなくせないのかなという視点になります。
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僕たちというかですね、多くの企業でよく思いつくのがですね、最新ツール、AI の導入だったりとか、RPG 導入とかですね、そういった IT を活用しましょうというのがですね、なんとシンプリフィーという、もっと単純にできないのかなという部分になりますので、
本来だったら一番最後に取り組むべきところを一番最初に取り組んじゃうから失敗しちゃうよっていうことになります。失敗しなくてもですね、あれなんか思った通りじゃねえなっていうふうになってるのも、この単純化っていうのを先にやっちゃってるからになります。
なので、まずは業務をなくせないのかなとか、この業務って本当に必要なのかな、なんでこの業務ってやってるのかな、この業務とこの業務って同じことやってるけど、この業務って一緒にできないのかな、この順番でやってるのが正しいと思ってたけど、この順番じゃなくて、こことここを入れ替えたらもっと効率的にできるんじゃないのかな。
この3つのフローをですね、ちゃんと経てからですね、じゃあIT化しよっかっていうことになりますので、この3つをね、減ることなくですね、やっちゃうから失敗するということになります。
で、業務をなくせないのかなっていうお話なんですけれども、そもそもですね、業務の改善で一番理想型って何かっていうと、誰もその業務をやらないっていうのが一番理想なんですね。
無理ですよ、無理ですけど、誰もその業務をやらないっていうと、コストゼロですし、作業に費やしていた従業員の時間っていうのも100%浮くわけですよね、返ってくるわけですよね。
なので、これ以上の投資対効果というのはないわけでございます。それに例えば100万円、100万円、200万円かかったとしてもですね、ゼロになりましたって言われたらですね、かける価値っていうのは非常に高いっていうふうに言えます。
ゼロにすることは実質、現実的ではありませんが、例えば半日かかってたものをですね、半日って4時間ですね、4時間かかってたものが1時間になりましたよ、10人でやってたやつが5人でできるようになりましたよっていうふうなことになればですね、それは投資対効果が高いなというふうに考えることができます。
なのでまずですね、このなくせないのかというところを検討すべきということになります。とはいえですね、理屈ではわかっていてもですね、なかなかできないのは多いかなと思います。それをサンクコストというですね、前没費用とも言います。
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前没費用というのはですね、今までここまでやったんだから、ここで辞めるのってもったいないっていう、よくわかんない、もったいない精神ですね。せっかく作ったフォーマットなのに、創業時からやっているし、急に辞めたら他部署に迷惑かかるかもしれないじゃんとかね、こういうことで結局ですね、業務改善というのはできなくなってしまいますので。
そうではなくてですね、いかに楽ができるのか、いかに人件費だったりとか、時間だったりとか、コストだったりとかを省いてお客さんに向き合うことができるのか、新しい価値を創出させるためのですね、時間を年出できるのかというところが重要なポイントになってきますので、そこの軸でですね、判断していただければなと思います。
具体例を挙げてしまうと、業務の具体例を挙げてしまうと、ちょっと音声だとわかりづらいと思いますので、なかなかそこら辺難しいかなとは思うんですけれども、一番言いたいことはですね、世の中基本的に非効率で動いております。
なので、皆さんが効率的に動いているなぁとは思ったとしてもですね、改めて自分の業務を見直してですね、この業務って本当に必要なんやったっけっていうところからですね、なくせないのかっていう恐怖心、大きいとは思うんですが、その恐怖心の一歩先を行くというところを挑戦してみていただければなと思います。
はい、ということでね、今日も最後まで聞いていただきましたよう、誠にありがとうございます。本日の内容がですね、面白かったなぁ、ためになったなぁ、気づきが得られたなぁという方は是非ね、いいね、フォロー、シェアをお願いいたします。
あと、コメントもお願いいたします。最後にですね、二つお伝えさせていただきたいと思います。一つ目はですね、Excelスプレッドシートの業務をもっと楽したいなぁという方、大募集中でございます。そのね、大変な業務がですね、数秒で終わる、そんな未来がありますので、是非ね、ご興味ある方は私までですね、レターいただけると幸いです。
二つ目はですね、アンクスミスというバンドのプロデューサーをやっております。スポーティブハイ、アマゾンミュージック、ユーチューブミュージック、アップルミュージックにて配信中でございます。3月16日にですね、3枚目のアルバムがリリースされます。
そのリリースに先が来ましてですね、YouTubeにてシングルを発表しておりますので、是非ね、気になる方はですね、月曜日と金曜日の夜20時に1曲ずつですね、リリースされていってますので、アップされていってますので、是非聴いていただけると幸いです。はい、それでは本日の放送はここまで。また次回の放送でお会いしましょう。カモンでした。バイバイ。
