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はい、おはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。 今日のテーマはですね、業務の整理、仕組み化、業務改善という点でですね、お話をしていきたいなというふうに思っております。
今日からですね、三日間、この業務改善の方法についてお伝えさせていただくんですけれども、ステップを分けてですね、いくつかお話しさせていただければなと思っております。
で、業務の改善方法というと、どうしてもすぐITだ、みたいな雰囲気を持たれる方が多いんですけれども、ITはあくまでも手段でございます。
なので、この手段を先にすぐに持ってきてしまうと失敗するリスクというのが非常に高くなりますので、まずはアナログというか、ITを活用しない方法で業務の改善とはどういうふうにすればいいのかというところで見ていただければいいんじゃないかなと思います。
今、アナログで業務の改善というふうにお伝えさせていただきましたけれども、実際はですね、手段の一つとしてITを検討する。
ITを活用しなくてもいいのであれば、ITを活用しないというふうなのが正しい言い方になるのかなと思いますので、何でもかんでもね、IT、ITというふうな世の中にはなっているんですけれども、AIとかね。
ITを活用したり、AIを活用したりすることがですね、何でもかんでも正解なのかというとですね、そうでもないですし、実際ですね、システムに人が合わせないといけないのがつらいとかですね、より柔軟なカスタマイズができればいいのにとか、そういうふうなアンケート結果がよく出るんですね。
これが出るのは、それはITをすぐに活用することを目的にしてしまっているからになります。なので、間違いのない、失敗のないですね、業務改善とはどういうふうにすればいいのかということを、本日から3日間お伝えさせていただきますので、ぜひこの3日間聞いていっていただければなと思います。
この番組は、業務瞬殺エンジニアの科門が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。さて、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、その前にですね、一つお伝えしたいことがございます。
私は業務の自動化支援をさせていただいております。なので、Excelスプレッドシートでの業務とか、例えば資料の作成でしんどい思いをされているという方、集計、チェック処理で非常に大変な思いをされている方は、ぜひ私までご連絡ください。
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数秒で業務の完了というようなことができると思いますので、ぜひ時間の有効活用していただければなと思います。私に出たください。さあ、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、ITを使えば善、ITを使わないと悪みたいな風潮は結構あると思うんですけれども、
実際はですね、ITを使わなくても結構何だったらいけますよというのが、業務の改善方法になります。あくまでもITを活用したりAIを活用するのはですね、手段でございます。
わかりやすいことで言うとですね、例えば、僕今兵庫県に住んでいるんですが、兵庫県から東京に行く方法としてはですね、いろんな方法がございます。船で行くという方法もあれば、新幹線で行くという方法もあれば、どんこ、各駅停車、新幹線以外の方法ですね。
電車で行く方法もあれば、飛行機という方法もあればですね、それこそ選択する方は少ないと思うんですけれども、車とかね、もっと少なくなるといえばですね、自転車とかね、徒歩とかね、そういうふうにですね、本当に様々な方法があります。
行くという方法はですね、様々な方法があるわけなんですね。そもそも行かなくてもよくないという方法もあるわけです。Zoomで繋げばいいじゃんとかね。で、こういうふうな考え方で物事を見ていただきたいなと。何でもかんでもITが正しいわけではないということになります。
じゃあ、どうすればね、業務の改善を行うことができるのかというところなんですけれども、まずステップ1、ステップ1というかステップはですね、3つぐらい、4つぐらいあるんですが、そのうちの1つ目をですね、今日はお伝えさせていただきます。
1つ目と2つ目をお伝えしようかな。1つ目はですね、業務の不から見つけましょうということになります。不というのはですね、マーケティングの世界でもよく言われる、不の発見から始めようという言葉がございますが、これ業務改善の世界でもですね、一緒でございまして、ステップ1はですね、この不の発見でございます。
不満、不安、不便、不快、不都合、こういったですね、不というものを発見しましょうねというところになります。もう少し言葉を変えるとすればですね、めんどくさいとか、失敗したら嫌だなとか、このやり方って無駄じゃないみたいなね、そういうふうに感じることってないんでしょうか。
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そういうふうに思った部分がね、もし1つでもあれば、それは業務改善の種がそこにあるよということになります。で、一方でそんな全然ないけど、といった瞬間ですね、業務改善しなくてもいいということになりますので、そこにITを導入したりとかですね、入れる必要はございません。今のままのアナログのままでですね、業務の遂行をするのがいいんじゃないかなと思います。
何かしら不満だったりとか、不安だったり、不便だったり、不快だったり、不都合だったり、そういったものがあるからですね、業務の改善というものがありますので、ぜひね、こういったまずはめんどくさいなとか、なんか失敗したら嫌だなとか、なんかこのやり方って無駄じゃないとかね、そういうふうに感じることが1つでもないかというのをチェックしていただければなと思います。
で、自分一人ではですね、見つけることができないなという場合はですね、部下に声をかけてですね、協力してもらうのがいいんじゃないかなと思いますので、ぜひぜひね、やっていただければなと思います。
例えばなんですけれども、営業日報って毎日書くのってしんどいなとか、日程調整のメール送るのめんどくさいとかね、あと問い合わせ管理でなんか頻繁にミスっちゃうけど、このミスって何なんとかね。
毎月集計してるけど、この集計って必要?みたいな。いやっていうかそもそも社長がいるって言ってるからやってるけど、社長使ってんのこれ?みたいなとかね。
こんなに管理項目ほんまにいる?とかね。そういうことでございます。
例えばシステムに再登録、転機処理とかね、やりまくってるけど、検証員になってまうわとか、そういうのでも全然いいんですね。
とにかくですね、めんどくさいなとか、しんどいなとか、だるいなとか、これ無駄じゃね?とかね。
使ってる?ほんまに?みたいな、そういうふうなところからチェックをしていただければいいんじゃないかなと思いますので、ぜひチェックしていただければなと思います。
そのチェックが終わったときはですね、じゃあこの業務の効率化をしましょう、改善をしましょうっていうのが決まりましたよと。
そうするとステップ2としてはですね、業務のフローというものを書き出していただきたいんですね。
ついついですね、こうして、ああして、こうして、ああして、こうして、ああしてって頭で考えがちなんですけれども、人間の頭はそんなに優秀ではないんですね。
言ったそばから忘れるんですよ。なので、業務フローはすべて書き出すようにしてください。
業務フローすべて書き出すことによってですね、抜け漏れというのがチェックできるようになりますので、必ず書くということをやっていただければなと思います。
ノートでもいいですし、ホワイトボートでもいいですし、何でもいいです。とにかく書き出すというところが必要になります。
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結構ね、めんどくさいとは思うんですけど、可能な限り細部まで書き出すようにしていただければなと思います。
で、その際にですね、なぜこの業務が必要なのかとか、このステップ、ステップっていうとあれか、この書く工程ですね。
書く工程はなぜ必要なのか、どういう重要性があるのかというものをちゃんと把握している必要があります。
これをやっておくとですね、後でこれって本当に必要なんだっけって言ったときに、チェックが楽になるんですよね。
これって何で必要なの?これってどういう重要性があるの?これは何でここにセットされているの?っていうこの理由ですね。
理由というのをちゃんと明確化するというところになります。
で、最後にですね、一つお伝えしようと思うんですけれども、リーダーというものはですね、2つの種類に分けられるのかなと思います。
一つはね、全部自分で背負い込んじゃうタイプと、もう一つはもう全部人に任せちゃうというタイプですね。
今回業務改善においてはですね、チーム全体でやる必要がありますので、必ずリーダーも部下もですね、全部その席に座って、
ここの業務はどういうふうに改善していくべきかっていうのを、しっかりですね、アイディアを出していくというところが重要になってきますので、
ぜひね、チーム一丸となってやっていただければなと思います。
はい、ということでね、今日の放送はここまでとなります。
何かね、皆さんのためになったな、面白かったなとか、気づきが得られたなという方はですね、いいね、フォロー、コメント、シェアをお願いいたします。
そして最後にですね、3つお伝えさせていただきます。
1つ目はですね、冒頭でもお伝えさせていただきました、Excelスプレッドシートの業務をですね、もっと楽したいなという方は募集中です。
その大変な業務がですね、数秒で終わるかもしれませんので、ぜひご興味のある方は、僕までリターをいただければ幸いです。
2つ目はですね、アンクスミスというバンドのプロデューサーをやっております。
Spotify、Amazon Music、あとYouTube Musicにもね、配信しております。
Apple Musicにも配信しております。
YouTubeには別途ですね、シングルみたいな感じでですね、リリースさせていただいておりますので、ぜひね、よろしければ聞いていってください。
3枚目のアルバムがですね、16日かな、18日、16日だったかなにリリースされますので、ぜひね、それを楽しみにしていただければなと思います。
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そしてですね、3つ目なんですけれども、3つ目はですね、私、コラボコミュニティというのをやっておりまして、そこのコラボコミュニティ、絶賛ですね、メンバーを募集中でございます。
ぜひメンバーに入りたいなということはですね、私までデータにいただけると幸いです。
はい、それでは今日の放送はここまで。また次回の放送でお会いしましょう。
カモンでした。バイバイ。
