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こんにちは。言葉とアートで人の心を導く英語指導メンタリストそしてライトワーカーアーティストの はじめ先生です。
このチャンネルでは、心の在り方を整えることによって英語力や人生を劇的に好転させる秘訣についてお伝えしています。
今日のテーマは、個人事業主や小規模事業者こそDX化すべきというお話です。
まず最初に告知です。
今月24日金曜日の20時からおうちビジネスバルチャーというオンラインイベントに出展いたします。
そこで僕は、AIで面倒な事務作業を全自動に、ド文系でもできる簡単プログラミングというお話をします。
オンラインで活動している個人事業主さんとか、あるいはローカルビジネスで店舗ビジネスをやっているような個人事業主さんとか、
僕みたいな習い事の教室をやっているような人というのは、いろいろな事務作業があって、
そこで人を雇っている人もいるだろうけど、まだそこまで余裕がないという人もいると思うんですけど、
これAIを使ったら結構できちゃいますよというお話をしますので、
興味のある方はぜひ概要欄のURLからこのイベントにお申し込みいただければと思います。
今日のお話は今回のイベントとも関わることなんですけれども、
ちょっと前の放送で事務員さんが一心情の都合で退職されることになったために、
その事務作業をやってくれるまた新たな事務員さんを雇って教育するかというふうに考えたときに、
なかなか果てしない感じがして、全くの土文系でプログラミングなんかとは無縁だった僕が試行錯誤をしながらですね、
AIを使ってやったらかなりできちゃったという話をしました。
今までにできたところというのは、Googleカレンダーに載っているレッスンのスケジュール、
そこからどの先生がどの生徒さんと何時間くらいのレッスンをしたのかというデータを抽出して、
そこから給与計算、そしてその給与明細の制作、そしてその給与明細をPDF化する、
そのくらいの作業ができるようになって、事務仕事の労力はですね、
7割くらい減ったというところなんですよね。
ところが、昨今の物価の重症に伴って、やっぱり人件費のこともあるので、
レッスン費を上げさせていただいたりとかしたんですが、
うち回数券みたいな形でレッスンをまとめて買っていらっしゃる方もいたりするので、
結構前に買った料金の方と現行料金の方で、
同じレッスンなんだけど違った価格で計上しなければいけないという、
こんな面倒くさいことがあったり、
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まあ面倒くさいって自分の教室でやってることを面倒くさいって言っちゃいけないんですけど、
それからコースによっても違うんですよね。
やっぱりそのより結果にコミットしたような場合のレッスンの単価と、
通常のコースとでは違ったりとかですね。
最近また料金制度を単純化しようとして結社制になっている人もいるというので、
複雑な料金体系がいっぱいあるという、
こんな面倒くさいことが、また面倒くさいって言っちゃった。
こんな複雑な点もあったりとか。
あるいはレッスンのチケットというか回数券みたいな形で利用している方が、
今までに何回くらいレッスンを消化しているのかっていうようなことを常にチェックしながら、
残りが少なくなってきたら、次の更新のご案内をしなければいけないというようなことがあるんですね。
そういったことを全部ひっくるめて、
毎月毎月お客様に今月の請求金額のお知らせと、
また更新がかかる場合にはそろそろ更新いかがですかというような案内を出したり、
あるいはもう更新の連絡をいただいた方には、
その更新の金額も入れた請求データというものを出さなければいけないということになるわけなんですけれども、
結構この辺がアナログ的な作業が多かったんですよね。
これを本当に何とかもうちょっとシステム化できないかと思って、
過去にもチャレンジしたんですけど、
まあ何せね、ちょっと苦手なわけですよ。
なので事務員さんにお願いして、そこは手間をかけていただいて、
事務員さんが自分でやりやすいような形でやっていただいていったということになっていたんですけれども、
その手作業でやっていたところのいろんな塩梅みたいなものを自動化するとなると、
なかなかこれが難しいわけですね。
例えばそのレッスンのチケットをまた買いませんかって更新のお知らせを出すときにも、
そのお客様の受講頻度によってやっぱりタイミングが変わってくるんですよね。
例えば同じ残り5時間分残っているというふうになったときには、
月に4回くらいの受講、毎週1回くらいだったらば、
それが消費してしまう前ぐらいなので、
1ヶ月ぐらい前に更新のご案内をして、それでOKが出ればそこで更新していただく。
そのデータを請求データに入れていくということができるんですけど、
これ同じ5時間でも月に2回くらいの方になると、
もうちょっと先でもいいよねっていうようなことになってしまうんですよね。
あんまり早くお知らせすると忘れられてしまって、
またリマインドしなきゃいけないとかいろいろいろいろあるわけです。
もう一つは事務員さんが今まで非常にアダログな形で、
自分がやりやすいような形の、かなり独特なエクセルシートを作っていただいていたので、
それを自動化しようとすると、
結構めちゃめちゃ大変になってしまうというところがあったんですよね。
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ですが、今回そこの残っていた部分も手をつけまして、
こういう具合でいろいろ複雑になっちゃってるんですけど、
これってどうやればいいですかってAIに聞いたら、
とりあえずエクセルのシートを必要になるものを全部送ってくださいというふうに送ったんですが、
そしたらですね、
ああなるほど、これがこうなって、これがこうなって、これがこうなっているわけですね、みたいに
パパパパパッと解析してくれるんですよね。
しかもここがよくわからなかったんでどうしたらいいですかみたいに向こう側に聞いてくるので、
ああいやいや、実はこれはこういうことなんですよみたいな形で説明をしてくると、
ああなるほどなるほど、じゃあこれをこうしてこうなればいいんですねみたいな形で、
バーッとコードとか書いてくれるんですけど、コードを書かれてもわからないので、
なんだか僕チンプンカンプンなんですけどとか言いながら、
いやいや大丈夫だからそのままやってくださいみたいな形で、
本当に言われるがままにやってる感じだったんですよね。
そうなると今までのこういう形式じゃなくて、
こういう形のエクセルシートを作った方がいいと思いますよって言ってきたので、
じゃあ作りますって言ったら、
あっそれこっちで作ることもできますよとか言うから、
じゃあお願いしますって言ってやってもらったらピャーッとできちゃうんですよね。
すごいですね、なんかね。
そこの自民社さんが作ってくれたかなり複雑回帰だった独特のエクセルシートのデータを
自動化しやすいようなフォーマットのものに変えてもらうことができたんですね。
さらにお客様の、うちLINE WORKSというシステムを使ってお客さんと連絡を取っているんですが、
そこで送るメッセージの文面についても今までテンプレートがあって、
そのテンプレートの空欄部分にお客様の請求データやお客様の名前とかそういったものを入れて、
だから一つのお客様のメッセージを送るのに二度コピペをしなきゃいけなかったっていう。
さらに若干訂裁を取り繕わなきゃいけない、業を揃えなきゃいけないとかっていう、
そこら辺の手作業もあったんですけれども、
それもAIにこういうテンプレートで送ってるんだけど、
これも文面自体もちゃんと訂裁も整えてできるって言ったら、はいできますよっていうような感じでですね。
お願いしたら、それぞれのお客さんの名前が入って、請求金額が入って、
いつもご利用いただきありがとうございますみたいな感じの文言まで入れて、
それでパーッと生成してくれたんですよね。
だから僕が今回やらなきゃいけなかったっていうのは、
完成された文章をコピペしてお客様のLINEのトークルームに貼り付けるという作業だったんですね。
これもちょっとまだ手間はかかるんだけど、これはしょうがないかなと今のところはね。
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しかも残り何時間ですっていうところを自動計算できるようにできるはずだと思ってたんだけど、
もうそれこそできるようにしてぐらいの話にしたら、
あっという間に作ってくれてですね、
じゃあ今現時点でのお客さんの残りのレッスン数を言ってくださいって言ったので、
アナログ的なデータから数値を拾い出して入れていったんですけれども、
それで試しにね、前月のデータでそのプログラムを走らせてみたら、
ちゃんとですね、あの先月の終わりの時点でのレッスンの残りがピシャピシャピシャと出ているわけですよ。
さらにその更新の案内もお客様の受講頻度に合わせて、
だいたい1ヶ月前ぐらいに予告ができるような形にしてくれたんですね。
いやもうなんか驚きですよ、もう本当にね。
でカレンダーに載っているその表記というのが、
たまにやっぱり人間がやることなので、
うちの講師とかあと自分もそうですけど、
名前にミススペルがあったりとかね、
あるいはなんかスペースが余分に入るとかあるんですけど、
そこら辺もね、若干曖昧でもこうおそらくこれであろうというふうに推論して、
それでデータを起こしてくれるようになったんですよね。
もちろんこれは正確にカレンダーにデータが載っているということの方が好ましいわけですけれども、
やっぱりこのヒューマンエラーというのは起こるので、
そこも改善できて良かったなと思います。
まだ他にもね、間違って同じスケジュールを2つ載せてしまっているということがね、
たまに起きてしまったりするので、
その場合については実際に同じ日に2時間レッスンを行うこともあるんですけど、
でも同じ日に例えば午前と夜に受けるというのもあまりあり得ないので、
そういう怪しいなというところについては警告、これっておかしくないですかというのを出してもらうこともできますよという提案まで受けているので、
ちょっとそこら辺も直していけたらなとは思っています。
これは本当にすごいなと思って、
今日お客様に請求データを送ったんですけど、
そしたらある講師の方からね、
はじめ先生、何々さんのところに誰々さんのデータが行ってますみたいな話になっちゃってですね、
やばいやばいやばい、
その送信データは取り消して、また改めて送ったんですけれども、
その誰々のところに送るという一番基本的なところを間違えるというヒューマンエラーが送るという、
私という人間のポンコツさにびっくりなんですけれども、
過去の結構たくさんの補却データがあるんですが、
それも15年前からの紙媒体で管理していたんですよね。
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やろうと思えば結構前からGoogleフォームにお客様が入会の時に名前とか住所とかいろいろ入れていただくということは、
やろうと思えばできたんですけれども、
紙に書いて持ってきてもらうみたいな形でやっていたので、
そのままになっちゃってたんですけど、
これも本当に写真に撮って読み込ませればできちゃうんですよね、今ね。びっくりですよね。
英語のライティングの添削なんかも手書きの文字もかなり読みますからね。
こんな風にね、個人でお仕事されている方とか自営業の方とか、
あるいは小規模の会社とか経営している方とかで、
その事務的なシステムが昔のままになっていて、
それを騙し騙しちょっとずつ改善しながらやっていると、
どんどん独自のシステムになっていっちゃうというところがあると思うんですけど、
こういったところの効率化を図ると、やっぱりその分お客様に向き合う時間が増えるので、
それはその方がいいよねという感じがしますね。
でも僕は今話題のクロードコードとか全然使ってないですからね。
全て無料の範囲でできてしまっているので、
あんまりそんなに難しく考えることもないのかなという感じなんですけれども、
ここでやっぱり大事なのがAIとのコミュニケーション能力というのがあるのかなという感じがしますね。
システムがどうなっているかというところをうまく伝えて、
それをどうしたいのかというのを言語化するのが意外と難しいなという感じはしましたけれども、
そういう個人事業とかのDXか、DXってデジタルトランスフォーメーションって言いますけど、
興味がある方はですね、どちらを取るのか僕でもできているので、
何かお伝えできることがあると思いますので、
冒頭に言ったオウチビジネスマルセ、
関心がある方は概要欄のURLからお申し込みいただければなと思います。
というわけで今日も聞いていただいてありがとうございました。
今日のお話が良かったという方は、いいねやコメントそしてフォローをお願いいたします。
今日はここまでです。
聞いてくれてありがとうございました。
良い一日を!
